局大宗物品采购制度

PAGE局大宗物品采购制度一、总则（一）目的为加强本局大宗物品采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局范围内使用财政性资金、自有资金等进行的大宗物品采购活动。大宗物品是指价值较高、批量较大的各类货物、工程和服务。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规、政策以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，实现采购资金的合理使用。4.诚信廉洁原则：采购人员应诚实守信，廉洁自律，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立局大宗物品采购领导小组，由局主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责审议大宗物品采购的重大事项，包括采购计划、采购方式、采购预算、采购合同等，确保采购活动符合本局整体利益和战略目标。（二）采购执行部门设立专门的采购办公室，作为采购执行部门。采购办公室负责具体组织实施大宗物品采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。采购办公室应配备专业的采购人员，明确其岗位职责和工作流程，确保采购工作的顺利进行。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出大宗物品的采购需求，包括规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。在采购过程中，需求部门应积极配合采购执行部门，提供必要的技术支持和商务谈判协助。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保采购资金的安全和合规。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等财务事项进行把关。3.审计部门：负责对大宗物品采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，采购结果的公正性、合理性，以及采购资金使用的效益性等。对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据本局工作实际需要和发展规划，提前编制大宗物品采购预算。采购预算应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预计采购金额等内容，并说明采购的必要性和资金来源。2.采购预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，充分考虑市场价格波动因素，确保预算的准确性和可靠性。同时，应严格控制预算规模，避免盲目采购和浪费。（二）预算审批采购预算编制完成后，由需求部门提交至财务部门进行初审。财务部门应根据本局财务状况和资金安排，对采购预算的合理性和可行性进行审核。初审通过后，采购预算提交至局大宗物品采购领导小组进行审批。领导小组应综合考虑本局工作重点、资金状况等因素，对采购预算进行全面审查，并做出审批决定。（三）预算调整采购预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，详细说明调整的原因、调整的内容以及对采购活动的影响等。申请经财务部门审核后，提交至局大宗物品采购领导小组审批。未经批准，不得擅自调整采购预算。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定供应商参加投标的采购方式适用于采购货物或服务的规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购办公室应按照相关法律法规和行业标准，编制公开招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。招标文件应明确、详细，确保投标人能够充分理解采购要求和评标标准。3.采购办公室应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购人名称、采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。招标公告应确保潜在投标人能够及时获取相关信息。4.开标前，采购办公室应按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，并邀请所有投标人参加。开标会议应公开进行，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。5.评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。6.采购办公室应根据评标委员会的推荐意见确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对采购人和中标人具有法律效力，中标人应按照中标通知书确定的内容与采购人签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购办公室应根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单。邀请名单应包括具有良好信誉、较强实力和相关经验的供应商。采购办公室应向邀请名单中的供应商发出投标邀请书，邀请书应包括采购项目的基本情况、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.开标、评标等程序与公开招标基本相同，但评标委员会的组成可以根据项目实际情况进行适当调整。采购办公室应根据评标结果确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有被邀请但未中标的供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，以及不能事先计算出价格总额的项目。2采购办公室应制定竞争性谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、谈判标准等要求。谈判文件应提前发给参与谈判供应商，以便其准备谈判资料和方案。3.采购办公室应组织谈判会议，与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购办公室应要求供应商对其报价和方案进行详细说明，并对供应商提出的问题进行解答。谈判结束后，采购办公室应要求供应商在规定时间内提交最终报价和谈判承诺。4.采购办公室应根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、技术方案、服务承诺等因素，确定成交供应商。成交供应商确定后，采购办公室应向其发出成交通知书，并将成交结果通知所有参与谈判但未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，以及必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购办公室应填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购预算、采用单一来源采购方式的原因等情况，并提交至局大宗物品采购领导小组审批。领导小组应组织相关人员对单一来源采购申请进行审核，必要时可进行实地考察，确保采购项目符合单一来源采购的条件要求。3.采购办公室应与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、技术要求、服务条款等内容，并签订采购合同。采购合同签订后，采购办公室应将合同副本提交至财务部门、审计部门等备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在此基础上进行比较并确定最优供应商的采购方式。适用于采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购办公室应根据采购项目的特点和需求，制定询价文件，明确询价内容、询价要求、报价格式等。询价文件应发给多家供应商，邀请其在规定时间内报价。3.采购办公室应收集供应商的报价文件，并对报价进行比较和评估。评估内容包括报价的合理性、产品质量、售后服务等方面。采购办公室应根据评估结果，确定成交供应商，并向其发出成交通知书，同时将成交结果通知所有参与询价但未成交的供应商。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据工作需要和实际情况，填写大宗物品采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、采购内容、规格要求、数量、预计采购金额、采购用途、采购时间要求等信息，并加盖部门公章。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购办公室。（二）采购审批采购办公室收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核。审核内容包括采购申请的合理性、必要性、采购预算的准确性等。初步审核通过后，采购申请表提交至财务部门进行预算审核。财务部门根据本局财务状况和资金安排，对采购预算进行审核。审核通过后，采购申请表提交至局大宗物品采购领导小组进行审批。领导小组应综合考虑本局工作重点、资金状况等因素，对采购申请进行全面审查，并做出审批决定。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式的要求，采购办公室组织实施采购活动。采用公开招标、邀请招标方式的，采购办公室应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件，发布招标公告（投标邀请书），组织开标评标，确定中标人；采用竞争性谈判方式的，采购办公室应制定谈判文件，邀请供应商进行谈判，确定成交供应商；采用单一来源采购方式的，采购办公室应填写单一来源采购申请表，经审批后与单一来源供应商进行协商，签订采购合同；采用询价方式的，采购办公室应制定询价文件，邀请供应商报价，确定成交供应商。2.在采购实施过程中，采购办公室应严格按照采购程序进行操作，确保采购活动的公开、公正、公平。采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.采购办公室应做好采购文件的整理和归档工作。采购文件包括采购申请表、采购预算批复、招标文件（投标邀请书、谈判文件、询价文件）、投标文件（报价文件）、评标报告、中标通知书（成交通知书）、采购合同等。采购文件应妥善保管，以备审计、检查等需要。（四）合同签订采购办公室根据采购结果，与中标人（成交供应商）签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订后，采购办公室应将合同副本提交至财务部门、审计部门等备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物（工程、服务）进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，需求部门应填写大宗物品采购验收单，并由验收人员签字确认。2.采购办公室根据验收单和采购合同，办理付款手续。财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。付款前，财务部门应审核采购合同、验收单等相关文件，确保付款依据充分、手续齐全。3.如采购货物（工程、服务）存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取相应的解决措施。如协商不成，需求部门可根据合同约定，通过法律途径解决纠纷，维护本局的合法权益。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对大宗物品采购活动进行审计监督审查采购程序的合法性、合规性，采购结果的公正性、合理性，以及采购资金使用的效益性等。审计部门可采取定期审计、专项审计等方式，对采购项目进行全面审计，并出具审计报告。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格审核采购预算和采购合同，确保采购资金的安全和合规使用。财务部门应定期对采购资金的使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。3.采购办公室应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购工作流程，提高采购工作效率和质量。采购办公室应定期对采购工作进行总结和分析，查找存在的问题和不足，并及时采取措施加以改进。（二）供应商管理1.采购办公室应建立供应商信息库，对参与本局大宗物品采购活动的供应商进行登记和管理。供应商信息库应包括供应商的基本情况、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、信用记录等信息。2.采购办公室应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3采购办公室应加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系。通过定期召开供应商座谈会、开展供应商培训等方式，增进双方的了解和信任，共同