学院物品采购制度及流程

PAGE学院物品采购制度及流程一、总则1.目的为了规范学院物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，满足学院教学、科研和日常工作的需要，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的物品采购活动。包括教学设备、办公设备、实验耗材、图书资料、后勤物资等各类物品的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争、公正透明的原则，不得偏袒任何供应商，维护市场竞争秩序。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益，实现物有所值。诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责1.采购决策机构学院成立采购工作领导小组，由学院领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议和决策重大采购项目，制定采购政策和制度，监督采购活动的执行情况。2.采购执行部门学院设立采购管理部门，负责具体采购业务的组织实施。其职责包括：制定采购计划：根据学院各部门需求，结合预算安排，编制年度、季度采购计划。采购项目实施：组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，与供应商签订采购合同。采购合同管理：跟踪采购合同执行情况，协调处理合同履行过程中的问题，确保合同顺利执行。采购档案管理：整理、归档采购活动相关文件资料，建立采购档案。3.需求部门学院各部门、各单位为物品采购的需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的技术论证、验收等工作。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据本部门教学、科研和日常工作需要，结合学院发展规划和年度工作计划，在每年规定时间内编制下一年度物品采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学院财务预算编制要求进行编制。2.预算审批采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学院资金状况和采购计划，提出预算调整建议。采购预算经学院采购工作领导小组审议通过后，报学院财务部门审核，最终由学院领导审批确定。3.预算执行采购项目严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整预算，应按照学院预算调整程序进行申报和审批。采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、采购方式及适用条件1.公开招标适用条件：采购货物或服务符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：达到政府采购限额标准以上的货物或服务采购项目。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。招标程序：采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。发售招标文件，组织投标人踏勘现场，召开投标预备会。接收投标文件，组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标适用条件：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。招标程序：采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。对邀请的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。发售招标文件，组织投标人踏勘现场，召开投标预备会。接收投标文件，组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判适用条件：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。谈判程序：采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件。发布谈判公告或邀请书，邀请供应商参加谈判。对参加谈判的供应商进行资格审查，确定合格谈判供应商名单。组织谈判，谈判小组与各供应商分别进行谈判，要求供应商提交最后报价。谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购适用条件：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序：采购管理部门组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。采购管理部门将单一来源采购项目及论证意见报学院采购工作领导小组审批。经批准后，采购管理部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。5.询价适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价程序：采购管理部门成立询价小组，制定询价文件。向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，邀请其报价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购流程1.采购申请需求部门根据教学、科研和日常工作需要，填写《学院物品采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字确认。将《学院物品采购申请表》提交至采购管理部门。2.采购审批采购管理部门对采购申请进行初审，审核采购项目是否符合学院采购政策和预算安排，申请内容是否完整、准确。对于金额较大或重要的采购项目，采购管理部门组织相关人员进行技术论证和经济分析，提出审核意见。采购申请经采购管理部门负责人审核后，报学院采购工作领导小组审批。领导小组根据采购项目情况进行审批决策。3.采购实施根据采购审批结果，采购管理部门按照确定的采购方式组织实施采购活动。采用公开招标、邀请招标方式的，按照招标程序进行操作；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，按照相应程序进行操作。在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。4.合同签订采购项目确定中标或成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交学院法律顾问进行合法性审查，确保合同内容合法有效。采购合同经双方签字盖章后生效，采购管理部门应将合同副本分送学院财务部门、需求部门等相关部门备案。5.验收付款采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同要求，对货物的数量、规格型号、质量等进行逐一核对，确保货物符合要求。验收合格后，需求部门填写《学院物品采购验收单》，经验收人员签字确认后提交采购管理部门。采购管理部门根据验收情况，按照采购合同约定办理付款手续。付款时，采购管理部门应审核供应商提交的发票等付款凭证，确保付款金额与合同约定一致。财务部门根据采购管理部门提交的付款申请和相关凭证，进行资金支付。六、采购监督与管理1.内部监督学院审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行专项审计或抽查审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。学院纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的违法违规行为，维护采购秩序。2.供应商管理采购管理部门建立供应商信息库，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、售后服务等进行记录和管理。定期对供应商进行评价和考核，对于表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对于出现问题的供应商进行警告、处罚直至取消其供应商资格。3.采购档案管理采购管理部门负责采购档案的整理、归档和保管工作。采购档案应包括采购申请、采