黄埔区街道采购管理制度

PAGE黄埔区街道采购管理制度一、总则（一）目的为加强黄埔区街道采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本街道实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于黄埔区街道机关各部门、下属事业单位及社区居委会等在履行职责过程中发生的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、政府采购政策以及本街道相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，采购过程应接受各方监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。（四）职责分工1.街道采购管理部门负责制定和完善街道采购管理制度，指导和监督各部门采购工作，审核采购计划和采购合同，协调处理采购过程中的重大问题。2.采购需求部门负责提出采购需求，编制采购计划，参与采购项目的实施和验收工作，对采购项目的质量和使用效果负责。3.财务部门负责审核采购资金预算，监督采购资金的支付和使用，确保资金安全。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等情况。二、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应根据工作需要和年度工作计划，在每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。2.采购预算编制应遵循勤俭节约、合理安排的原则，充分考虑市场价格波动因素，确保预算的准确性和合理性。对于重大采购项目，应进行可行性研究和论证，确保项目实施的必要性和效益性。（二）预算审核与调整1.采购管理部门负责对各部门报送的采购预算进行审核，重点审核预算的合规性、合理性和完整性。审核通过后的采购预算报街道财务部门汇总，纳入街道年度预算管理。2确因工作需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及调整金额等情况，经采购管理部门审核后，报街道领导审批。预算调整应严格按照规定程序进行，确保预算的严肃性。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购需求部门应根据批准的采购预算，结合工作实际进度，在采购项目实施前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式选择、采购时间安排、采购组织形式等内容。2.对于集中采购目录以内或采购限额标准以上的采购项目，采购需求部门应按照规定的采购方式和程序编制采购计划，并报采购管理部门备案。对于分散采购项目，采购需求部门应自行组织采购，并将采购情况报采购管理部门备案。（二）计划审批1.采购管理部门负责对采购需求部门报送的采购计划进行审批。审批内容主要包括采购项目的合规性、采购方式的合理性、采购时间的可行性等。对于不符合规定的采购计划，采购管理部门应要求采购需求部门进行修改完善。2.经审批通过的采购计划，采购需求部门应严格按照计划组织实施采购活动。如因特殊情况需要变更采购计划的，应重新履行审批手续。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式。2.采用公开招标方式采购的，采购需求部门应按照规定编制招标文件，在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标活动的公平、公正、公开进行参。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，并只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购需求部门应从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。被邀请的供应商应按照招标文件要求参加投标活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购需求部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判过程中，谈判小组应严格按照规定程序进行，确保谈判结果的公正性和合理性。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，采购需求部门应组织专家进行论证，并将论证意见报采购管理部门审核后，报街道领导审批。审批通过后，采购需求部门应与供应商签订单一来源采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购时，采购需求部门应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购需求部门应根据供应商的报价情况，按照规定程序确定成交供应商，并签订询价采购合同报。五、采购程序管理（一）采购申请与审批1.采购需求部门根据工作需要提出采购申请，填写《黄埔区街道采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、申请理由等内容，并附相关证明材料。2.采购申请表经部门负责人签字后，报采购管理部门审核。采购管理部门应在规定时间内完成审核工作，对符合要求的采购申请予以批准，并出具《黄埔区街道采购审批表》。对于不符合要求已的采购申请，采购管理部门应退回采购需求部门，并说明理由。（二）采购文件编制1.采购需求部门根据批准的采购申请和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购合同草案、技术规格、评标标准以及其他相关文件。采购文件应明确采购项目的各项要求和条件，确保采购活动的顺利进行。2.对于公开招标项目，采购需求部门委托具有相应资质的招标代理机构编制招标文件。招标代理机构应按照国家有关规定和采购人要求，认真编制招标文件，确保招标文件的合法性、完整性和公正性。（三）发布采购信息1.对于公开招标和邀请招标项目，采购需求部门应在规定的媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取时间和方式、投标截止时间和开标时间、开标地点等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购需求部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件，并告知采购项目的相关信息。（四）供应商选择与确定1.供应商应具备相应的资格条件，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.采购需求部门按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审过程中，应严格按照评标标准进行打分或比较，确保评审结果的公正性。对于公开招标项目，由评标委员会负责评标；对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目由谈判小组或询价小组负责评审。3.根据评审结果，采购需求部门确定成交供应商，并向其发出成交通知书。成交通知书对采购人和成交供应商具有同等法律效力。（五）采购合同签订与履行1.采购人与成交供应商应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的各项义务。采购需求部门应按照合同约定及时支付采购资金，成交供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程或服务。在合同履行过程中，如发生合同变更或解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定办理相关手续。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对货物的规格型号、数量、质量、性能等进行检验，对工程的建设质量、进度、安全等进行检查对服务的内容、标准、效果等进行评估。2.验收合格的采购项目，采购需求部门应出具《黄埔区街道采购验收报告》。验收报告应包括采购项目名称验收时间、验收人员、验收内容、验收结论等内容。对于验收不合格的采购项目，采购需求部门应要求成交供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格为止。六、采购资金管理（一）资金预算采购资金预算应纳入街道年度预算管理，由财务部门按照规定程序进行审核和批复。采购需求部门应根据批准的采购预算，合理安排采购资金，确保采购项目的顺利实施。(二资金支付1.采购资金支付应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行。财务部门应根据采购需求部门提交的付款申请和相关证明材料，审核无误后办理资金支付手续。2.对于财政性资金采购项目，财务部门应按照财政国库集中支付制度的规定，通过国库单一账户体系将资金直接支付给供应商或相关收款人。（三）资金核算和监督1.财务部门应按照国家有关财务会计制度的规定，对采购资金进行单独核算，确保资金使用的合规性和准确性。2.审计部门应定期对采购资金的使用情况进行审计监督检查采购资金的预算执行、支付结算、使用效益等情况，发现问题及时督促整改。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收全过程的相关文件资料，主要包括采购申请表、采购审批表、采购文件（采购公告、谈判文件、询价通知书、投标文件、响应文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证以及其他相关证明材料。（二）档案整理与保管1.采购需求部门负责采购档案的整理和归档工作，应按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订成册，并编制档案目录。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保管期限为十五年，重要采购项目档案保管期限为三十年。档案保管期满后，经批准方可按照规定进行销毁。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，查阅人员应填写《黄埔区街道采购档案查阅申请表》，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。2.如需复印或摘抄采购档案内容的，应经采购管理部门负责人同意，并注明用途。复印或摘抄的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案保管部门印章。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购管理部门应定期对街道各部门采购活动进行监督检查重点检查采购程序的执行情况、采购合同履行情况、采购资金使用情况等。发现问题及时督促整改，并将检查结果向街道领导报告。2.审计部门应加强对采购活动的审计监督，对采购项目进行全过程审计或专项审计，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。审计结果作为考核评价采购工作的重要依据。3.街道纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，严肃查处采购过程中的违法违纪行为，维护采购活动的公正性和廉洁性。（二）责任追究1.对于在采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和个人，视情节轻重，给予相应的党纪政纪处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。2.采购需求部门未按照规定编制采购计划、组织采