高校采购制度及流程

PAGE高校采购制度及流程一、总则（一）目的为规范高校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策和指导。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议学校采购工作的规章制度和发展规划。2.审定年度采购预算和采购计划。3.研究决定重大采购项目的采购方式、采购文件等重要事项。4.协调解决采购工作中的重大问题和争议事项。（二）采购执行机构学校设立采购与招标管理中心（以下简称“采购中心”），作为学校采购工作的执行机构，负责组织实施学校的采购活动。采购中心的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度。2.制定和完善采购工作流程和操作规范。3.编制年度采购预算和采购计划，报采购工作领导小组审定后组织实施。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责采购文件的编制、发布、答疑和评审工作。5.负责采购合同的签订、履行、验收和付款等工作的协调和管理。6.建立和管理采购供应商库，负责供应商的资格审查、信用评价和动态管理。7.负责采购项目的档案管理，收集、整理采购活动中的各类文件资料，妥善保管。8.负责采购工作的统计分析和信息报送，定期向学校领导和相关部门汇报采购工作情况。（三）采购需求部门采购需求部门是采购项目的提出者和使用者，负责采购项目的需求论证、技术规格确定、项目实施和验收等工作。其主要职责包括：1.根据学校事业发展需要和实际工作需求，提出采购项目申请，进行采购需求论证，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务标准等内容。2.参与采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和专业意见。3.负责采购项目的组织实施，包括与供应商沟通协调、合同签订、项目执行等工作。4.负责采购项目的验收工作，组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购项目进行验收，出具验收报告。5.负责采购项目的绩效评价工作，对采购项目的实施效果进行评估和反馈。（四）监督部门学校监察审计部门负责对采购活动进行全过程监督，确保采购活动合法合规、公开透明。其主要职责包括：1.监督检查采购制度的执行情况，对采购活动中的违法违规行为进行调查处理。2.参与重大采购项目的开标、评标、谈判等活动，对采购过程进行现场监督。3.受理采购活动中的投诉举报，对投诉举报事项进行调查核实，并及时反馈处理结果。4.对采购项目的绩效进行审计评价，提出改进建议和意见。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，提出采购项目申请，并详细填写采购项目预算申请表，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容。2.采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行需求论证，确保采购项目的必要性、合理性和可行性。需求论证应包括技术需求分析、市场调研、成本效益分析等内容。3.采购中心负责对采购需求部门提交的采购项目预算申请表进行汇总和审核，结合学校财务状况和采购资金安排，编制年度采购预算草案，报采购工作领导小组审定后，提交学校财务部门纳入学校年度预算。（二）采购计划制定1.采购中心根据学校审定的年度采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际情况，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间安排等内容。2.采购计划应按照采购项目的性质和特点进行分类编制，分为货物采购计划、工程采购计划和服务采购计划。对于同类采购项目，应根据采购金额大小和采购时间要求进行合理排序，优先安排重点项目和紧急项目采购。3.采购计划应定期进行调整和更新，采购需求部门应及时向采购中心反馈采购项目的变更情况，采购中心根据实际情况对采购计划进行相应调整，并报采购工作领导小组备案。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：1.货物类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到200万元以上。2.工程类采购项目：单项合同估算价在400万元以上。3.服务类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到预算金额200万元以上，且占同类采购项目预算总额50%以上的服务采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机抽取3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购，但询价供应商不得少于3家。五、采购程序（一）采购申请与审批1.采购需求部门根据学校事业发展规划和实际工作需要，填写《采购项目申请表》并提交至采购中心。申请表应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、资金来源、采购时间要求等内容。2.采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行需求论证，并提供必要的技术支持和专业意见。需求论证报告应作为采购申请的附件一并提交。3.采购中心对采购需求部门提交的采购申请进行初步审核，重点审查采购项目的必要性、合理性、合规性以及预算金额的准确性等。审核通过后，将采购申请提交至采购工作领导小组审批。4.采购工作领导小组根据学校的发展战略、年度预算安排以及采购管理制度等，对采购申请进行审批。对于重大采购项目，采购工作领导小组应组织专题会议进行研究决策。（二）采购文件编制1.根据采购项目特点和采购方式，采购中心负责组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告/投标邀请书）、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准和方法等内容。2.采购需求说明书应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务标准等详细内容，确保采购文件能够准确反映采购需求。对于复杂的采购项目，采购中心可组织采购需求部门、技术专家等进行讨论和论证，进一步细化采购需求。3.采购合同条款应明确双方的权利和义务、合同价款、支付方式、交货时间和地点、验收标准和方法、违约责任等内容，确保合同的合法性、完整性和可操作性。4.评标标准和方法应根据采购项目的特点和要求制定，确保评标过程的公平、公正、公开。评标标准应包括价格、技术、服务、信誉等方面的因素，并明确各项因素的权重和评分细则。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购中心应在规定的媒体上发布采购公告（招标公告/投标邀请书）。采购公告应包括采购项目的基本信息、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间和开标时间等内容。2.采购中心应确保采购公告的发布时间符合法律法规的要求，并在公告中明确采购项目的报名时间和地点。潜在供应商应按照公告要求报名并获取采购文件。3.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购中心应向符合相应资格条件且不少于规定数量的供应商发出采购邀请书，并提供采购文件。采购邀请书应包括采购项目的基本信息、采购方式、谈判时间和地点（或询价时间和地点）等内容。（四）供应商资格审查1.采购中心负责对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查应按照采购文件规定的资格条件进行，主要审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉等方面的情况。2.对于采用资格后审的采购项目，采购中心应在评标过程中对供应商的资格进行审查。资格后审不符合要求的供应商，其投标文件或响应文件将被否决。3.采购中心应建立供应商资格审查档案，记录供应商的资格审查情况，包括审查时间、审查人员、审查结果等信息。对于资格审查不合格的供应商，采购中心应及时通知其原因，并告知其在规定期限内不得再次参与我校采购项目。（五）采购评审1.采购中心按照采购文件规定的评标标准和方法，组织评审委员会对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审委员会由学校相关部门代表、技术专家、经济专家等组成，成员人数应为5人以上单数。2.评审委员会应按照评审程序和要求，对投标文件或响应文件进行认真评审，客观公正地评价供应商的报价、技术方案、服务承诺等内容，并根据评标标准进行打分或排序。3.在评审过程中，评审委员会可以要求供应商对投标文件或响应文件中的有关问题进行澄清或说明，但不得改变投标文件或响应文件的实质性内容。供应商应按照评审委员会的要求及时提供澄清或说明材料。4.采购中心应做好评审记录，记录评审过程中的各项情况，包括评审时间、评审地点、评审人员、评审意见等信息。评审记录应作为采购项目档案的重要组成部分妥善保管。（六）采购结果确定与公示1.根据评审委员会的评审结果，采购中心确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。成交通知书应明确采购项目的名称、规格型号、数量、成交金额、交货时间和地点等合同主要条款。2.采购中心应将采购结果在学校指定的媒体上进行公示，公示期不得少于规定天数。公示内容应包括采购项目的基本信息、采购方式、成交供应商名称、成交金额以及评审委员会成员名单等内容。3.在公示期内，如无异议，采购中心按照成交通知书确定的内容与成交供应商签订采购合同。如出现异议，采购中心应及时组织调查核实，并根据调查结果做出相应处理。（七）采购合同签订与履行1.采购合同由采购中心组织签订，采购需求部门和成交供应商参与。采购合同应按照采购文件和成交通知书确定的内容签订，明确双方的权利和义务、合同价款、支付方式、交货时间和地点、验收标准和方法、违约责任等条款。2采购需求部门应按照采购合同约定按时组织项目实施，并负责协调解决项目实施过程中出现的问题。成交供应商应按照采购合同约定按时提供货物、工程或服务，并确保质量符合要求。3.采购中心负责采购合同履行情况的跟踪和监督，定期检查采购项目的执行进度和质量情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现成交供应商存在违约行为，采购中心应按照采购合同约定追究其违约责任。（八）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购项目进行验收。验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家、质量管理人员等，验收人员应具备相应的专业知识和技能。2.验收内容应包括货物的数量、规格型号、质量、性能、服务等方面，工程建设项目应按照设计文件和施工标准进行验收，服务类项目应按照服务合同约定进行验收。验收过程中，验收人员应认真检查、测试、评估采购项目的各项指标，并做好验收记录。3验收合格后，验收人员应出具验收报告，验收报告应包括采购项目的基本信息、验收依据、验收内容、验收结论等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖采购需求部门公章。对于验收不合格的采购项目，采购需求部门应要求成交供应商限期整改，整改后再次进行验收，直至验收合格为止。六、采购资金支付（一）支付申请1.采购项目验收合格后，成交供应商应向采购需求部门提交付款申请，付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、付款金额、付款方式、开户银行及账号等内容，并附上采购合同、验收报告等相关证明材料。2.采购需求部门对成交供应商提交的付款申请进行审核，重点审查付款金额是否符合采购合同约定、验收报告是否真实有效等内容。审核通过后，采购需求部门在付款申请上签署意见，并提交至采购中心。（二）支付审核1.采购中心对采购需求部门提交的付款申请进行审核，审核内容包括付款申请的完整性、准确性、合规性以及采购合同的履行情况等。审核通过后，采购中心在付款申请上签署意见，并提交至学校财务部门。2.学校财务部门对付款申请进行最终审核，审核内容包括采购资金的来源、支付方式是否符合学校财务管理制度等。审核通过后，财务部门按照采购合同约定的支付方式和时间办理付款手续。（三）支付方式1.采购资金的支付方式应按照采购合同约定执行，一般包括银行转账、支票、汇票、电汇等方式。对于金额较大的采购项目