高校采购书管理制度

PAGE高校采购书管理制度一、总则（一）目的为了加强高校采购书管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的各类采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购书管理职责分工（一）采购管理部门1.负责制定和完善本校采购书管理制度，并组织实施。2.审核采购项目的采购需求、采购方式、采购预算等，确保采购项目符合学校规定和要求。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责采购合同的签订、履行、验收等工作。4.建立采购项目档案，对采购过程中的文件、资料进行整理、归档和保管。5.协调处理采购过程中的投诉、质疑等问题，维护学校和供应商的合法权益。（二）需求部门1.根据学校事业发展需要，提出采购项目的需求，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、服务标准等内容。2.参与采购项目的需求论证、采购文件编制、采购评审等工作，提供必要的技术支持和专业意见。3.负责采购项目的验收工作，并及时向采购管理部门反馈验收结果。4.配合采购管理部门处理采购过程中的相关事宜，如供应商的询问、质疑等。（三）财务部门1.负责审核采购项目的预算，确保采购资金的合理安排和使用。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款方式、付款期限等条款进行把关。3.按照采购合同的约定，及时支付采购款项，并对采购资金的使用情况进行监督和检查。（四）审计部门1.对采购项目进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和学校制度的规定。2.参与采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，对采购过程的合规性进行监督。3.对采购项目的验收情况进行审计，检查验收结果是否真实、准确。4.对采购项目的绩效进行评价，提出改进建议和意见。（五）监察部门1.对采购活动进行监察，查处采购过程中的违规违纪行为。2.受理供应商的投诉和举报，对投诉和举报事项进行调查处理。3.参与采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，对采购过程的公正性进行监督。三、采购书编制（一）采购需求确定1.需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，认真调研市场，充分论证采购项目的必要性和可行性，确定采购项目的具体需求。2.采购需求应明确、具体、完整，包括货物的名称、规格、数量、技术参数、质量标准、服务要求等，工程的建设内容、技术要求、施工期限、质量验收标准等，服务的服务内容、服务标准、服务期限、服务地点等。3.需求部门应组织相关专家对采购需求进行论证，确保采购需求的合理性和科学性。论证意见应作为采购文件编制的重要依据。（二）采购方式选择1.采购管理部门应根据采购项目的特点、采购金额、采购时间等因素，按照国家有关法律法规和学校制度的规定确定采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。2.达到公开招标数额标准以上的采购项目原则上应采用公开招标方式采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按照规定履行审批手续。3.对于技术复杂、专业性强或者有特殊要求的采购项目，经批准可以采用邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商等采购方式。4.对于采购金额较小、采购项目规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。5.符合单一来源采购情形的采购项目，经批准可以采用单一来源采购方式。（三）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务要求、评标标准等实质性内容，确保采购文件的公正性和严肃性。3.采购文件应按照规定的程序进行审核，审核通过后方可发布。审核内容包括采购项目的合法性、采购需求的合理性和完整性、采购方式的合规性、采购文件格式的规范性、评标标准的公正性等。四、采购书发布（一）采购信息公开1.采购管理部门应通过学校官网、政府采购网等渠道，及时发布采购项目的采购信息，包括采购公告、采购文件、中标（成交）结果等，确保采购信息公开透明。2.采购公告应包括采购项目的名称、采购内容、采购方式采购预算、供应商资格条件、采购文件获取时间和方式、投标（响应）截止时间、开标（谈判、磋商）时间及地点等内容。3.采购文件应在规定的时间内提供给潜在供应商，潜在供应商应按照采购文件的要求编制投标（响应）文件，并在规定的时间内提交投标（响应）文件。（二）采购文件获取1.潜在供应商应按照采购公告的要求，在规定的时间内获取采购文件。采购文件获取方式可以是现场领取、网上下载等。2.采购管理部门应向潜在供应商提供采购文件的纸质版或电子版，并确保采购文件的完整性和准确性。3.潜在供应商获取采购文件后，应认真阅读采购文件的内容，如有疑问应及时向采购管理部门提出。采购管理部门应及时解答潜在供应商的疑问，并以书面形式回复所有潜在供应商。五、采购书评审（一）评审组织1.采购管理部门应按照采购方式的要求，组建评审委员会。评审委员会由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为5人以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。2.评审专家应从政府采购评审专家库中随机抽取，特殊情况下可以由采购人推荐，但应报财政部门备案。采购人代表不得担任评审委员会主任委员。3.评审委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标（响应）文件进行评审，确定中标（成交）供应商。（二）评审过程1.评审委员会应在规定的时间和地点进行评审，评审过程应严格保密。评审委员会成员应独立评审，不得相互串通，不得透露评审情况。2.评审委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标（响应）文件进行评审。评标标准和方法应客观、公正、科学，不得含有倾向性、歧视性条款。3.评审委员会在评审过程中发现投标（响应）文件存在疑问的，可以要求供应商进行澄清或说明。供应商应在规定的时间内进行澄清或说明，并以书面形式提交给评审委员会。（三）评审结果确定1.评审委员会应按照评审结果推荐中标（成交）候选人，并编写评审报告。评审报告应包括采购项目的基本情况、评审过程、评审结果、推荐的中标（成交）候选人名单等内容。2.采购管理部门应根据评审报告确定中标（成交）供应商，并在规定的时间内发布中标（成交）公告。中标（成交）公告应包括采购项目的名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的规格型号、数量、服务要求等内容。3.采购管理部门应向中标中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并与中标（成交）供应商签订采购合同。中标（成交）通知书对采购人和中标（成交）供应商具有同等法律效力。六、采购书签订（一）合同签订1.采购管理部门应在中标（成交）通知书发出之日起30日内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件和投标（响应）文件的内容签订，明确双方的权利和义务。2采购合同应包括合同编号、合同名称、采购项目名称、采购内容、采购金额、合同履行期限、交货地点、付款方式、质量标准、验收标准、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本送财务部门、审计部门、监察部门备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，采购人应按照合同约定的付款方式和期限支付采购款项。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定办理相关手续，并及时通知采购管理部门。3.采购管理部门应加强对采购合同履行情况的监督检查，及时协调解决合同履行过程中出现的问题，确保采购合同的顺利履行。七、采购书验收（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应包括需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。2.验收人员应按照采购合同约定的验收标准和方法，对采购项目进行验收。验收标准应明确、具体、可操作，验收方法应科学、合理、公正。（二）验收过程1.验收人员应在供应商提供货物、工程或服务后的规定时间内进行验收。验收过程中，验收人员应认真检查采购项目的数量和质量，核对采购项目的规格型号、技术参数等是否符合采购合同约定。2.如果采购项目存在质量问题或其他不符合采购合同约定情况，验收人员应及时要求供应商进行整改或处理。供应商应在规定的时间内完成整改或处理，并重新提交验收申请。3.验收人员应如实填写验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、采购合同编号、验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等内容。验收报告应由验收人员签字确认。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，需求部门应出具验收合格证明，并通知采购管理部门和财务部门办理相关手续。2.验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商协商解决。如协商不成，需求部门可以按照采购合同约定追究供应商的违约责任，或通过法律途径解决。3.采购管理部门应将验收结果纳入采购项目档案管理，作为对供应商进行评价和考核的重要依据。八、采购书档案管理（一）档案内容1.采购项目档案应包括采购项目的立项文件、采购需求文件、采购文件、投标（响应）文件、评审报告、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告等相关文件和资料2.采购项目档案应按照时间顺序和类别进行整理、归档，确保档案的完整性和准确性。（二）档案保管1.采购管理部门应指定专人负责采购项目档案的保管工作，建立档案管理制度，明确档案保管的职责和要求。2.采购项目档案应妥善保管，存放地点应安全、防火、防潮、防虫、防盗等。档案保管期限应按照国家有关规定执行。3.采购项目档案应定期进行检查和清理，对损坏、丢失的档案应及时进行修复和补充。（三）档案查阅1.本校内部人员因工作需要查阅采购项目档案的，应填写查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅申请表应包括查阅人姓名、查阅日期查阅内容、查阅目的等内容。2.查阅采购项目档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复制、抽取、销毁档案资料。查阅完成后，查阅人员应及时归还档案资料，并签字确认。3.本校外部人员因工作需要查阅采购项目档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，并经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅申请表应包括查阅人姓名、查阅日期、查阅内容、查阅目的、查阅单位等内容。九、监督与检查（一）内部监督1.审计部门负责对采购项目进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和学校制度的规定，采购资金的使用是否合理合规，采购项目的绩效是否达到预期目标等。2.监察部门负责对采购活动进行监察，查处采购过程中的违规违纪行为，受理供应商的投诉和举报，维护采购活动的公正性和严肃性。3.采购管理部门应建立健全内部监督制度，加强对采购活动的全过程监督，确保采购活动合法合规、公平公正。（二）外部监督1.财政部门负责对政府采购活动进行监督管理，依法对采购活动中的违法行为进行查处。2.其他有关部门按照各自职责，对采购活动进行监督管理。3.采购管理部门应积极配合财政部门和其他有关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。十、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在采购活动中存在提供虚假材料、串通投标、恶意低价中标等违规行为的，采购管理部门应按照采购文件的规定，取消其投标资格，并将其列入不良行为记录名单。2.供应商在采购活动中存在违规行为，给采购人造成损失的，应依法承担赔偿责任。情节严重的，应依法追究其法律责任。（二）采购人违规处理1.采购人在采购活动中存在违规行为，如擅自改变采购方式、与供应商串通等，采购管理部门应责令其改正，并按照学校制度的规定进行处理。2采购人在采购活