高校政府采购内控制度

PAGE高校政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强高校政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规以及相关行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各级各类采购项目，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.合规性原则：采购流程应符合学校内部管理规定和采购制度要求。3.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商平等参与竞争。5.公正原则：采购评审过程应公正客观，维护各方合法权益。6.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，作为采购决策机构。其职责包括：1.审议学校采购工作规划、制度和政策。2.审定重大采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构。其职责包括：1.贯彻执行国家法律法规和学校采购制度。2.组织实施采购项目，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.建立供应商库，负责供应商资格审查和管理。4.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。5.整理和归档采购文件及相关资料。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的技术规格、数量、质量要求等，并对需求的合理性和准确性负责。其职责还包括：1.协助采购部门编制采购文件。2.参与采购项目开标评标等活动。3.配合采购部门履行采购合同。（四）监督部门学校设立监察、审计等监督部门，对采购活动进行全程监督。其职责包括：1.监督采购制度执行情况，检查采购程序的合法性和合规性。2.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理违规违纪行为。3.对采购项目进行审计监督，评价采购资金使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据学校事业发展规划和教学科研等工作需要，结合资产配置标准，科学合理地编制采购预算。2.采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、预算金额等详细信息，并按照学校预算编制要求和时间节点报送。（二）预算审核与调整1.采购部门对采购需求部门报送的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。2.财务部门对采购预算进行综合平衡和审核，确保采购预算与学校财务状况相适应。3.采购预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整的，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。四、采购方式与程序（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。2.采购部门应按照规定编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.通过指定媒体发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。4.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用情形：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.程序：采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。其他程序参照公开招标执行。（三）竞争性谈判1.适用情形：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.程序：采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等事项进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的程序和评定成交的标准进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用情形：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.程序：采购部门应组织专业人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并将论证情况报采购工作领导小组批准。批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用情形：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.程序：采购部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应按照询价通知书规定的程序和评定成交的标准进行评审，确定成交供应商。（六）采购程序通用要求1.采购项目实施前，采购部门应制定采购实施方案，明确采购流程、时间安排、人员职责等内容。2.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准等信息，并按照规定进行公示。3.采购活动应按照规定的时间、地点进行，确保开标评标等活动的顺利进行。4.采购部门应及时整理采购文件、开标记录、评标报告、采购合同等资料，并按照档案管理规定进行归档保存。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购部门应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，应按照规定进行备案。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.采购需求部门应配合采购部门履行采购合同，提供必要的协助和支持。3.供应商应按照采购合同约定履行义务，按时提供货物、工程或服务。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如需变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.符合下列情形之一的，采购合同可以终止：合同履行完毕。双方协商一致解除合同。因不可抗力等原因导致合同无法履行。法律规定的其他情形。3.采购合同终止后，采购部门应按照规定办理相关手续，并对合同执行情况进行总结和评价。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购需求部门负责组织采购项目的验收工作，并成立验收小组。验收小组应由熟悉采购项目技术要求、具有一定专业知识和经验的人员组成。2.采购部门和财务部门应参与采购项目的验收工作。（二）验收标准1.采购合同是采购项目验收的主要依据，验收小组应按照合同约定的技术规格、质量标准、数量等要求进行验收。2.对于国家有强制性标准或行业标准的采购项目，应按照相关标准进行验收。（三）验收程序与要求1.供应商交货后，采购需求部门应及时组织验收。验收小组应认真核对货物、工程或服务的名称、规格型号、数量、质量等是否与采购合同一致。2.验收小组应按照规定的程序进行验收，包括查看货物外观、测试性能指标、检查服务效果等。验收过程中应做好记录，形成验收报告。3.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收合格证明。验收不合格的，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.学校应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险排查。2.采购部门、采购需求部门和监督部门应密切配合，识别采购过程中可能存在的风险因素，如政策风险、市场风险、操作风险、廉政风险等。3.对识别出的风险因素进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.针对政策风险：采购部门应及时关注国家法律法规和政策变化，调整采购策略和流程，确保采购活动合法合规。针对市场风险：加强市场调研，了解市场动态和供应商情况，合理确定采购价格和采购时机。针对操作风险：完善采购内部控制制度，规范采购流程，加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务水平和风险意识。针对廉政风险：加强廉政教育，建立健全廉政监督机制，加强对采购活动的全过程监督，防止腐败行为发生。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购制度执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等。2.采购部门应定期自查采购工作，及时发现和纠正存在的问题。3.接受社会监督，对供应商和社会公众的投诉和举报，应及时进行调查处理。（二）责任追究1.