高校器材采购制度汇编范本

PAGE高校器材采购制度汇编范本一、总则（一）目的为规范高校器材采购行为，加强器材采购管理，提高采购资金使用效益，保证器材质量，促进学校教学、科研等各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院在教学、科研、行政办公等活动中所需器材的采购。（三）基本原则1.合法性原则：器材采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证器材质量和满足使用需求的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议重大采购项目，制定采购政策和决策采购事项。其主要职责包括：1.研究制定学校器材采购工作的方针、政策和规章制度。2.审议年度采购计划和重大采购项目方案。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。2.根据学校各部门需求，编制采购计划，组织实施采购活动。3.负责采购项目的信息发布、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件资料。（三）需求部门职责各需求部门负责提出器材采购需求，对采购需求的合理性、准确性负责。其主要职责包括：1.根据教学、科研和行政办公等工作需要，详细填写采购申请表，明确器材的规格、型号数、量等要求。2.参与采购项目的技术参数论证、供应商考察等工作。3.负责采购器材的验收和使用管理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制器材采购预算。采购预算应详细列出采购器材的名称、规格、数量、预计金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和采购政策，提出年度采购预算草案，报采购领导小组审议。3.经采购领导小组审议通过后的采购预算，报学校财务部门审核，纳入学校年度财务预算。（二）预算执行与调整1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如遇特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序办理预算调整手续。2.预算调整申请由需求部门提出，说明调整原因、调整内容及金额等，经采购部门审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，由财务部门进行预算调整。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大或技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。公开招标应按照国家相关法律法规规定的程序进行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购部门应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报采购领导小组批准。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购部门应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，然后确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各需求部门根据实际需要填写采购申请表，经部门负责人签字后提交采购部门。采购申请表应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、技术要求等内容。2.采购审批：采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性进行审核。对于重大采购项目，应提交采购领导小组审批。采购审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。3.采购文件编制：根据采购方式的不同，采购部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核。4.信息发布：对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应在规定的媒体上发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。5.供应商选择：采购部门按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的资格、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评审，选择合适的供应商。对于采用招标方式采购的项目，应组建评标委员会进行评标；对于采用竞争性谈判、询价等方式采购的项目，应成立谈判小组、询价小组进行评审。6.合同签订：采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括器材的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应报学校相关部门备案。7.采购验收：采购器材到货后需求部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对器材的数量质量、规格型号等进行验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。对于验收不合格的器材，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货等。8.资金支付：采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经相关部门审核后，报学校财务部门办理资金支付手续。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录等。2.采购部门负责供应商准入的审核工作收集供应商的相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等，对供应商进行资格审查。经审查合格的供应商，纳入学校供应商库。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价与考核结果作为供应商续用、淘汰及采购份额分配的重要依据。2.采购部门组织相关人员对供应商进行评价与考核，评价方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析等。评价内容包括产品质量、交货及时性、价格合理性、售后服务响应速度等方面。根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理优的供应商可增加采购份额，差的供应商应减少采购份额或淘汰。（三）供应商退出1.对于出现下列情形之一的供应商，采购部门应将其从供应商库中清除，禁止其参与学校采购活动：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商造成不良影响情节严重的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购工作人员行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；因自身原因无法履行采购合同，给学校造成重大损失的。2.供应商退出后，采购部门应及时更新供应商库信息，并通知相关部门。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标、成交供应商确定后及时签订采购合同采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同的签订应符合法律法规的规定，不得损害学校利益。2.采购合同签订前，采购部门应组织相关人员对合同条款进行审核，重点审核合同的标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。审核通过后，方可签订采购合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付器材，并提供相关的售后服务。需求部门应按照合同约定及时验收器材，并支付货款。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定原因需要解除采购合同双方应按照法律法规的规定办理相关手续。解除采购合同后，双方应按照合同约定进行结算和清理。（四）合同档案管理采购部门应建立采购合同档案，妥善保管采购合同及相关文件资料。采购合同档案应包括采购合同文本、中标通知书、投标文件谈判文件、询价通知书、验收报告、付款凭证等。采购合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校设立采购监督小组，对采购活动进行全过程监督。采购监督小组应由学校纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成。2.采购监督小组的主要职责包括：监督采购政策和制度的执行情况检查采购程序的合法性和合规性；对采购过程中的违规行为进行调查处理；受理对采购活动的投诉举报等。（二）审计监督1.学校审计部门负责对采购项目进行审计监督。审计部门应定期对采购项目进行审