食品采购双审联签制度

PAGE食品采购双审联签制度一、总则（一）目的为加强公司食品采购管理，规范采购流程，确保所采购食品的质量安全，防范采购风险，特制定本双审联签制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及食品采购的部门及相关采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及食品行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量安全原则：将食品质量安全放在首位，优先选择资质良好、产品质量可靠的供应商。3.透明公正原则：采购流程公开透明，审核环节公正客观，杜绝暗箱操作。4.责任追究原则：对采购过程中的违规行为和质量问题，明确责任，严肃追究。二、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求，填写食品采购申请表，详细注明采购食品的名称、规格、数量、用途等信息。2.采购申请表需经部门负责人签字确认，表明申请的合理性和必要性。（二）供应商选择与评估1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对潜在供应商进行初步筛选，考察其营业执照、食品生产或经营许可证、产品质量认证等资质文件是否齐全有效。2.实地考察对于重点供应商或新合作供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所环境、生产设备、质量管理体系、人员管理等方面，评估其是否具备稳定供应合格食品的能力。3.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，优秀供应商给予更多合作机会，不合格供应商及时淘汰。（三）采购合同签订1.合同起草采购部门根据采购申请和供应商情况起草采购合同草案。合同内容应明确食品的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.合同审核法务审核采购合同草案提交至法务部门进行审核。法务人员重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，确保合同的合法性和有效性。财务审核财务部门对采购合同中的价格条款、付款方式、结算周期等进行审核。评估合同的经济性和资金安排的合理性，确保公司资金安全和合理使用。3.合同签订经法务和财务审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订后的合同原件交至公司档案室存档，复印件分发给相关部门执行。（四）食品验收1.验收准备采购部门提前通知仓库管理部门和质量检验部门做好验收准备工作。根据采购合同和相关标准，准备验收所需的工具、设备和文件。2.验收实施仓库管理部门负责对采购食品的数量、规格、包装等进行核对验收。质量检验部门按照食品质量标准对食品的质量进行检验，包括感官指标、理化指标、微生物指标等。验收过程中发现问题，验收人员应及时记录，并通知采购部门与供应商沟通解决。3.验收报告验收完成后，仓库管理部门和质量检验部门分别出具验收报告。验收报告应详细记录验收情况，包括验收结果、存在问题及处理意见等。验收报告经双方签字确认后存档。（五）付款结算1.付款申请采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表。付款申请表应注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，并附上相关证明文件。2付款审核财务审核财务部门对付款申请表进行审核，核对合同条款、验收情况、发票信息等是否一致。审核付款金额是否准确，付款方式是否符合合同约定，确保付款的准确性和合规性。审批流程：付款申请表经财务审核通过后，按照公司内部审批流程提交各级领导审批。根据公司规定的审批权限，不同金额的付款申请由相应层级的领导进行审批。3.付款执行经审批通过的付款申请，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款操作。付款后，财务部门及时进行账务处理，并将付款凭证存档。三、双审联签职责（一）采购部门职责1.负责食品采购的具体实施，包括供应商选择、采购合同签订、采购进度跟踪等。2.收集、整理供应商信息，建立和维护供应商名录。3.配合相关部门进行食品验收工作，对验收过程中发现的问题及时与供应商沟通解决。4.按照规定填写采购申请表、付款申请表等相关文件，并确保信息真实准确。（二）法务部门职责1.审核采购合同草案及其他相关法律文件，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。2.为公司食品采购活动提供法律咨询服务，解答法律疑问。3.参与处理采购过程中的法律纠纷，维护公司合法权益。（三）财务部门职责1.审核采购合同中的价格条款、付款方式、结算周期等财务相关内容，确保公司资金安全和合理使用。2.对付款申请进行审核，核对相关证明文件，确保付款的准确性和合规性。3.负责采购资金的支付和账务处理，定期对采购成本进行分析和核算。（四）仓库管理部门职责**1.负责采购食品的入库验收工作，核对食品的数量、规格、包装等是否与采购合同一致。2.对验收合格的食品进行妥善保管，做好库存管理工作。3.配合质量检验部门进行食品质量检验工作，提供相关协助。（五）质量检验部门职责1.按照食品质量标准对采购食品进行质量检验，确保所采购食品符合质量要求。2.在食品验收过程中，出具质量检验报告，明确食品质量状况。3.对检验不合格的食品，提出处理意见和建议，防止不合格食品流入公司。四、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对食品采购双审联签制度的执行情况进行审计检查。2.审计内容包括采购流程的合规性、审核环节的执行情况、合同签订与履行情况、资金支付情况等。3.对审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督检查1.采购部门、法务部门、财务部门、仓库管理部门和质量检验部门应定期对各自职责范围内的工作进行自查。2.公司管理层不定期对食品采购双审联签制度的执行情况进行抽查，发现问题及时督促相关部门整改。（三）投诉与举报处理1.设立食品采购投诉举报渠道，接受公司内部员工和外部相关方的投诉举报。2.对投诉举报事项进行及时调查核实，根据调查结果进行相应处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。3.对涉及违规违纪行为的投诉举报，严肃追究相关人员责任。五、责任追究（一）责任界定1.在食品采购过程中，因违反本制度或相关法律法规导致公司利益受损或出现食品安全问题的，明确相关责任人。2.责任界定根据各部门及人员在采购流程中的职责和行为进行划分，包括直接责任、主要责任和领导责任等。（二）追究方式1.对于轻微违规行为，给予责任人批评教育、警告等处理。2.对于较严重违规行为，责令责任人限期整改，并处以相应的经济处罚。3.对于严重违规行为或造成重大损失的，依法依规追究责任人的法律责任，包括解除劳动合同、追究刑事责任等。（三）责任追溯1.对已发生的违规采购行为，无论时间间隔多久，一旦发现，均进行责任追溯。2.责任追溯不仅追究直接责任人，还对相关管理人员和监督人员进行责任倒查，确保责任追究到位。六、附则