项目采购及合同管理制度

PAGE项目采购及合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目采购及合同管理，规范采购流程，防范合同风险，保障公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目采购活动及相关合同的签订、履行、变更、终止等全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购及合同管理活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保行为合法合规。2.公平公正原则：在采购及合同签订过程中，应遵循公平公正原则，维护公司与供应商的合法权益。3.效益原则：以提高公司经济效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，确保合同履行的有效性。4.风险防控原则：加强对采购及合同风险的识别、评估和防控，确保公司利益不受损失。二、采购管理（一）采购计划1.需求分析各部门根据项目需求，进行详细的需求分析，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等。2.采购申请需求部门填写采购申请表，经部门负责人审核后提交至采购部门。采购申请表应包括项目名称、采购内容、预算金额、预计交付时间等信息。3.采购计划制定采购部门根据采购申请表，结合公司库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等内容。（二）采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家相关法律法规和公司内部规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。2.竞争性谈判采购对于采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目，可采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。3.询价采购对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。询价采购应向多家供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。（三）供应商管理1.供应商选择采购部门应根据采购项目的要求，制定供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面。通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合条件的供应商中选择合适的供应商。2.供应商评估：采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.供应商信息管理：采购部门应建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等内容。定期更新供应商信息档案，确保信息的准确性和完整性。（四）采购流程1.采购申请审批采购申请表提交后，由采购部门负责人进行初审，审核通过后提交至公司领导审批。公司领导根据采购项目的重要性、金额大小等因素进行审批。2.采购文件编制采购部门根据采购项目的要求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交付时间、价格条款、售后服务等内容。3.采购文件发布采购部门将采购文件发布给符合条件的供应商，邀请供应商参与采购活动。对于招标采购项目，应在指定的媒体上发布招标公告；对于竞争性谈判、询价采购项目，应向供应商发出邀请函。4.供应商响应供应商收到采购文件后，应按照要求编制响应文件，并在规定的时间内提交给采购部门。响应文件应包括报价、技术方案、售后服务承诺等内容。5.开标、评标、谈判、询价对于招标采购项目，采购部门组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商。对于竞争性谈判、询价采购项目，采购部门组织谈判、询价活动，与供应商进行沟通和协商，确定成交供应商。6.合同签订采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交付时间、价格、付款方式、售后服务等内容。7.采购验收采购项目交付后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等方面。验收合格后，采购部门填写验收报告，并办理付款手续。三、合同管理（一）合同签订1.合同起草采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同。采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，明确双方的权利和义务。2.合同审核采购合同起草完成后，应提交至公司法律部门进行审核。法律部门对合同的合法性、合规性、完整性等方面进行审核，提出修改意见。采购部门根据法律部门的审核意见，对合同进行修改和完善。3.合同审批采购合同审核通过后，提交至公司领导审批。公司领导根据合同的重要性、金额大小等因素进行审批。审批通过后，采购部门与供应商签订合同。（二）合同履行1.合同交底采购部门应在合同签订后，将合同副本分发给相关部门，进行合同交底。相关部门应了解合同的主要内容和要求，明确各自的职责和义务。2.合同执行跟踪采购部门应定期对合同履行情况进行跟踪，及时掌握供应商的交货进度、产品质量等情况。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题。3.付款管理财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，财务部门应审核合同执行情况、发票等相关资料，确保付款的准确性和合规性。（三）合同变更1.变更申请在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、技术要求变更等原因需要变更合同的，合同执行部门应填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容、对合同价格和履行期限的影响等。2.变更审批合同变更申请表提交后，由采购部门负责人进行初审，审核通过后提交至公司领导审批。公司领导根据变更的必要性、对公司利益的影响等因素进行审批。审批通过后，采购部门与供应商协商签订合同变更协议。（四）合同终止1.终止原因合同终止的原因包括合同履行完毕、合同解除、不可抗力导致合同无法履行等。2.终止申请合同执行部门应在合同终止前，填写合同终止申请表，详细说明合同终止的原因、时间等。3.终止审批合同终止申请表提交后，由采购部门负责人进行初审，审核通过后提交至公司领导审批。公司领导根据合同终止的原因、对公司利益的影响等因素进行审批。审批通过后，采购部门与供应商办理合同终止手续。（五）合同档案管理1.档案收集采购部门应负责收集、整理合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购文件、合同文本、验收报告、付款凭证等。2.档案整理采购部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同文件资料进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案的完整性和规范性。3.档案保管采购部门应将整理好的合同档案移交至公司档案管理部门进行保管。档案管理部门应建立合同档案台账，对合同档案进行登记和管理，确保档案的安全和保密。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应做好查阅记录，确保档案的查阅安全和规范。四、监督与考核（一）监督检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对项目采购及合同管理情况进行审计监督，检查采购流程是否规范、合同签订是否合规、合同履行是否有效等。2.纪检监察监督公司纪检监察部门应加强对项目采购及合同管理过程的监督检查，严肃查处采购及合同管理中的违规违纪行为。（二）考核评价1.考核指标建立项目采购及合同管理考核评价指标体系，包括采购成本控制、采购质量、合同履行情况、供应商管理等方面的指标。2.考核方式定期对采购部门及相关人员的项目采购及合同