非招标类采购管理制度

PAGE非招标类采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司非招标类采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构发生的非招标类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作。3.公开、公平、公正原则：确保采购过程透明，对所有潜在供应商一视同仁。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和采购效益的最大化。5.诚信原则：采购人员与供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购范围与标准（一）采购范围1.货物类：除纳入招标采购范围外的各类办公用品、办公设备、劳保用品、低值易耗品、小型工具、原材料、零部件等。2.服务类：包括但不限于运输服务、仓储服务、维修保养服务、咨询服务、培训服务、劳务服务等。3.工程类：单项合同估算价在规定限额以下的小型工程项目，如小型装修工程、小型安装工程、小型维修工程等。（二）采购标准1.金额标准：根据公司实际情况，明确不同类型采购的金额限额。一般情况下，单项采购金额在[X]元以下的适用本非招标类采购管理制度。2.技术标准：采购的货物、服务和工程应符合国家相关标准、行业标准以及公司规定的技术要求。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门提出：各部门根据工作需要，填写《非招标类采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计到货时间等内容。2.审批：采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至相关分管领导审批。对于预算金额较大或涉及重要事项的采购申请，需经总经理审批。（二）采购实施1.采购部门负责：采购部门接到经审批的采购申请表后，按照规定的采购方式组织实施采购。2.选择供应商：通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出合适的供应商进行询价、比价或议价。对于新的供应商，采购部门应进行资质审查和实地考察，确保其具备良好的商业信誉、生产能力和供应能力。3.采购方式确定：询价采购：适用于采购内容相对简单、规格标准统一、市场货源充足且价格波动较小的项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价成交。比价采购：对于采购金额较大、有一定技术要求或市场竞争较为充分的项目，采购部门选择不少于三家供应商进行比价。综合考虑价格、质量、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商成交。议价采购：对于一些特殊情况或独家供应商的项目，采购部门与供应商进行一对一的议价，争取最优惠的采购价格和条件。单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（三）合同签订1.采购部门负责：采购项目确定供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。2.合同审核：采购合同签订前，必须提交至公司法律部门或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、严密性等，确保合同符合法律法规要求和公司利益。3.合同签订：经审核通过的采购合同，由采购部门与供应商签字盖章后生效。合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。（四）验收付款1.验收：采购项目到货后，采购部门应及时通知需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收人员按照合同要求和相关标准对采购货物的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，填写《非招标类采购验收单》。对于验收合格的采购项目，验收人员在验收单上签字确认；对于验收不合格的项目，应及时与供应商沟通协商解决，如要求供应商换货、补货、退货或承担相应的违约责任等。2.付款：采购部门根据合同约定和验收情况，填写《非招标类采购付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交至财务部门审核。财务部门按照公司财务制度对付款申请进行审核，审核无误后报公司领导审批。经审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。四、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门监督：审计部门定期对公司非招标类采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.纪检监察部门监督：纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败现象和不正当行为，维护公司利益和采购秩序。（二）供应商管理1.建立供应商档案：采购部门负责建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、合作历史等内容。2.供应商评价：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价，评价结果作为供应商选择、合作关系维护和调整的重要依据。3.供应商奖惩：对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励，如优先合作、增加采购份额等；对于出现质量问题、交货延迟、违约等情况的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、取消合作资格等惩罚措施。（三）采购风险管理1.风险识别与评估：采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，如市场风险、质量风险、供应风险、合同风险、法律风险等。2.风险应对措施：针对识别出的风险，制定相应的风险应对措施。例如，加强市场调研，关注市场价格波动，合理安排采购时机；加强供应商管理，严格质量检验，确保采购货物质量；建立应急采购机制，应对突发供应中断情况；加强合同管理，明确双方责任，防范合同风险；加强法律法规学习，确保采购活动合法合规等。五、采购人员管理与职责（一）人员配备采购部门应根据公司业务发展需要，合理配备采购人员，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备相应的专业知识、业务能力和职业道德素质。（二）职责分工1.采购经理职责：负责采购部门的日常管理工作，制定采购工作计划和目标。组织实施采购活动，确保采购任务按时、按质、按量完成。管理采购团队，对采购人员进行培训、考核和评价。协调与其他部门的关系，解决采购过程中出现的问题。建立和维护供应商关系，拓展采购渠道。参与采购风险管理，制定风险应对措施。2.采购专员职责：负责具体采购项目的实施，按照采购流程进行供应商选择、询价、比价、议价等工作。与供应商沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。收集、整理采购相关信息，建立供应商档案和采购台账。