非招标采购方式管理制度

PAGE非招标采购方式管理制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织非招标采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据相关法律法规及行业标准，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织采用非招标采购方式进行的各类货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购过程合法、合规。2.公开公平公正原则：采购信息应公开透明，采购程序应公平公正，确保所有潜在供应商享有平等参与机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务，维护良好的采购秩序。二、非招标采购方式定义及适用情形（一）定义非招标采购方式是指除公开招标采购方式以外的其他采购方式，包括竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。（二）适用情形1.竞争性谈判招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.单一来源采购只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.询价采购采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等内容。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确保采购需求真实、合理。（二）采购方式选择1.采购部门收到采购申请表后，根据采购项目的特点和适用情形，会同相关部门评估选择合适的采购方式。2.对于符合竞争性谈判适用情形的项目，需编制竞争性谈判文件；对于单一来源采购项目，需提供单一来源采购说明；对于询价采购项目，需制定询价文件。（三）供应商选择与邀请1.根据采购方式和采购项目要求，通过多种渠道寻找潜在供应商。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.向符合要求的供应商发出邀请，告知采购项目的相关信息、采购方式、响应文件要求及截止时间等。（四）响应文件提交与评审1.供应商按照要求编制并提交响应文件，响应文件应包括报价、技术方案、售后服务承诺等内容。2.采购部门组织相关人员组成评审小组，对供应商的响应文件进行评审。3.评审小组根据评审标准，对供应商的报价、技术实力、信誉等进行综合评价，选择最优供应商。（五）合同签订与履行1.确定中标/成交供应商后，采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购部门负责跟踪合同履行情况，确保供应商按时、按质、按量交货或提供服务。（六）验收与付款1.采购项目完成后，采购部门组织相关人员进行验收，验收内容包括货物的规格、数量、质量等，工程的质量、进度等，服务的效果、满意度等。2.验收合格后，采购部门根据合同约定办理付款手续。四、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购文件应根据采购方式和采购项目特点进行编制，确保文件内容完整、准确、清晰。2.采购文件应包括采购项目的基本信息、采购要求、评审标准、响应文件格式等内容。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，需经采购部门负责人、法务部门等相关人员审核。2.审核重点包括采购文件的合法性、合规性、合理性、完整性等。（三）采购文件存档1.采购文件审核通过后，应进行存档管理，以备后续查阅。2.采购文件存档期限应符合相关法律法规及公司/组织规定。五、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部设立监督机构或指定专人对非招标采购活动进行监督。2.监督内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商选择与评审情况、合同签订与履行情况等。3.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查。2.积极配合外部监督机构的工作，如实提供相关资料和信息。（三）违规处理1.对于在非招标采购活动中违反法律法规、公司/组织制度的行为，依法依规进行处理。2.对违规行为的处理包括警告、罚款、暂停采购资格、解除合同等措施。3.对违规行为造成的损失，由责任方承担相应赔偿责任。六、风险管理（一）风险识别1.识别非招标采购活动中可能存在的风险，如供应商违约风险、采购价格风险、质量风险、法律风险等。2.对风险进行分类和评估，确定风险的严重程度和发生概率。（二）风险应对1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。2.对于供应商违约风险，可要求供应商提供履约保证金、增加违约责任条款等；对于采购价格风险，可通过市场调研、价格谈判等方式降低风险；对于质量风险，可加强验收环节管理、要求供应商提供质量保证等；对于法律风险，可加强法务审核、咨询专业律师等。（三）风险监控1.建立风险监控机制，定期对采购活动中的风险进行监测和评估。2.根据风险监控结果，及时调整风险应对措施，确保风险得到有效控制。七、信息管理（一）采购信息发布1.通过公司/组织内部网站、公告栏等渠道发布采购信息，确保信息公开透明。2.采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购要求、供应商资格条件、响应文件截止时间等内容。（二）供应商信息管理1.建立供应商信息库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信誉评价等进行记录和管理。2.定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。（三）采购数据统计与分析1.对采购活动中的数据进行统计和分析，如采购金额、采购数量、采购方式分布等。2.通过数据分析，总结采购活动中的规律和问题，为优化采购管理提供依据。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织采购人员及相关人员参加非招标采购方式管理培训，提高业务水平和操作能力。2.培训内容包括法律法规、采购流程、采购文件编制、评审技巧、风险管理等方面。（二）宣传1.加强对非招标采购方式管理制度的宣传，提高公司/组织