非招投标采购管理制度

PAGE非招投标采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司/组织的非招投标采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内不属于招投标采购范围的各类物资、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程和结果的公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定非招投标采购计划和预算。2.组织实施非招投标采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估和管理。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门职责1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。2.参与采购供应商的选择和评估。3.配合采购部门进行采购谈判和合同签订。4.验收采购物资或服务，反馈使用情况。（三）财务部门职责1.审核采购预算和采购合同。2.负责采购资金的支付和核算。3.对采购成本进行分析和控制。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。2.对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，判断是否符合公司/组织的采购政策和预算安排。2.对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，需提交至公司/组织的管理层进行审批。（三）供应商选择1.采购部门根据采购需求，在供应商数据库中筛选潜在供应商，或通过市场调研、行业推荐等方式寻找新的供应商。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面的审核。3.邀请符合条件的供应商参与采购项目的投标或报价，采购部门可以采用询价、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定供应商。（四）采购谈判1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。2.谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本构成和市场行情，争取有利的采购条件。3.谈判结果应以书面形式记录，并经双方签字确认。（五）合同签订1.根据采购谈判结果，采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同经双方审核无误后，由法定代表人或授权代表签字盖章生效。3.采购合同应妥善保管，作为采购活动的重要依据。（六）采购执行1.采购部门按照采购合同的要求，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的规格、数量、交货时间、交货地点等内容。2.供应商按照采购订单的要求组织生产或供应，并在规定的时间内将货物送达指定地点。3.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购任务按时完成。（七）验收付款1.需求部门负责对采购物资或服务进行验收，按照合同要求检查货物的数量、质量、规格等是否符合标准。2.验收合格后，需求部门填写验收报告，并提交至采购部门。3.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续，财务部门按照公司/组织的财务制度进行资金支付。四、采购方式（一）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、市场价格比较透明且标准化程度较高的物资或服务。2.操作流程：采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对各供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交对象。（二）竞争性谈判1.适用范围：适用于采购物资或服务的技术规格复杂、市场竞争不充分或采购金额较大的项目。2.操作流程：采购部门成立谈判小组，与不少于三家符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或最终报价，采购部门综合考虑报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。（三）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的情况。2.操作流程：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购理由和供应商情况。经公司/组织管理层审批后，与供应商进行协商，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面的要求。2.供应商向采购部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购部门对供应商的申请进行审核，符合准入标准的供应商纳入供应商数据库。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.评估方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等方法。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对于优秀供应商，采购部门给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款等。2.对于不合格供应商，采购部门采取警告、暂停合作、淘汰等措施。被淘汰的供应商不得再参与公司/组织的采购活动。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、财务风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对市场风险，采购部门加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购计划。2.针对供应商风险，采购部门加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细的采购合同，明确双方的责任和义务。3.针对合同风险，采购部门严格审核采购合同条款，确保合同的合法性、完整性和可操作性。加强合同执行过程的监督和管理，及时解决合同纠纷。4.针对质量风险，采购部门加强对采购物资或服务的质量检验，要求供应商提供质量保证文件，对不合格产品及时进行处理。5.针对财务风险，采购部门严格控制采购预算，合理安排采购资金，加强采购资金的支付管理，防范资金风险。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门建立内部监督机制，定期对采购活动进行自查，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况等。2.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购行为的合法性、合规性和效益性，发现问题及时提出