非财政资金采购管理制度

PAGE非财政资金采购管理制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织非财政资金采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用非财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得歧视或偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购程序应规范有序，接受内部监督和社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购管理职责分工（一）采购决策机构公司/组织设立采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审批采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审议重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购活动的组织实施。其职责包括：1.根据采购需求编制采购计划和采购文件。2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查和采购评审。3.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.整理和归档采购文件及相关资料。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，参与采购评审工作，并对采购项目的质量和使用效果负责。其职责包括：1.根据业务需要，准确提出采购货物、工程和服务的技术规格、数量、质量要求等。2.协助采购执行部门进行供应商资格审查和采购评审。3.参与采购合同的签订和验收工作。（四）监督部门监督部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购行为合法合规、公平公正。其职责包括：1.制定采购监督制度和监督流程。2.对采购计划、采购文件、采购评审、采购合同等进行审核监督。3.受理采购活动中的投诉举报，调查处理违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据业务发展规划和实际需求，在每年末编制下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，充分考虑市场价格波动因素，确保预算的准确性和可行性。3.采购执行部门应对需求部门提交的采购预算进行汇总和审核，提出审核意见后报采购决策机构审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购执行部门应建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、政策调整、不可抗力等因素导致原采购预算无法执行时，需求部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容和调整后的预算金额等，并附相关证明材料。3.采购执行部门对预算调整申请进行审核后，报采购决策机构审批。经批准的预算调整事项应及时调整采购计划和采购文件。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物、工程和服务数量较大、技术规格较为明确、市场竞争较为充分的项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购流程（一）采购计划制定1.需求提出：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并提交相关技术文件和资料。2.需求审核：采购执行部门对需求部门提交的《采购需求申请表》进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、准确性等。如发现问题，及时与需求部门沟通并提出修改意见。3.采购计划编制：采购执行部门根据审核通过的采购需求，结合采购预算和市场情况，编制《采购计划》。《采购计划》应明确采购项目的采购方式、采购时间、采购文件编制要求等内容。（二）采购文件编制1.采购文件内容：采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件一般包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件审核：采购文件编制完成后，应提交采购执行部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、公正性等。审核通过后，报监督部门备案。（三）采购信息发布1.发布渠道：采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购信息发布渠道。公开招标项目应在指定的媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书或询价单。2.信息内容：采购信息应包括采购项目的基本情况、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（四）供应商报名与资格审查1.供应商报名：供应商应在规定的时间内，按照采购信息的要求，向采购执行部门提交报名资料。报名资料一般包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等。2.资格审查：采购执行部门对供应商提交的报名资料进行资格审查，审查内容包括供应商的经营范围、资质条件、业绩情况、信誉状况等。资格审查合格的供应商，方可参与采购评审。（五）采购评审1.评审组织：采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，组建采购评审小组。采购评审小组一般由公司/组织内部相关人员和外部专家组成，成员人数应符合相关规定。2.评审程序：采购评审小组按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件进行评审。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，记录评审过程和结果。3.评审结果公示：采购评审结束后，采购执行部门应将评审结果进行公示。公示期一般不少于三个工作日。公示期间，如有供应商对评审结果提出质疑，采购执行部门应及时进行调查处理。（六）采购合同签订1.合同起草：采购执行部门根据评审结果，起草采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式等内容。2.合同审核：采购合同起草完成后，应提交采购执行部门负责人、需求部门负责人、财务部门负责人等进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性等。审核通过后，报公司/组织法定代表人或授权代表签字盖章。3.合同签订：采购执行部门与成交供应商签订采购合同。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（七）采购项目验收1.验收申请：采购项目完成后，需求部门应及时向采购执行部门提交《采购项目验收申请表》，申请验收。验收申请应明确采购项目的名称、规格、数量、合同金额、验收依据等内容。2.验收组织：采购执行部门组织需求部门、财务部门等相关人员组成验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应按照采购合同和相关标准的要求，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行全面检查。3.验收报告：验收结束后，验收小组应出具《采购项目验收报告》。验收报告应如实反映采购项目的验收情况，验收合格后，双方签字确认。（八）采购付款1.付款申请：成交供应商按照采购合同约定完成交货或提供服务后，应向采购执行部门提交《付款申请单》。付款申请单应明确采购项目的名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附相关发票、验收报告等证明材料。2.付款审核：采购执行部门对成交供应商提交的付款申请进行审核，重点审核付款申请的真实性、合法性、准确性等。审核通过后，报财务部门复核。3.付款审批：财务部门对采购执行部门提交的付款申请进行复核后，报公司/组织财务负责人和法定代表人审批。经批准的付款申请，财务部门应及时办理付款手续。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等因素可能导致采购成本增加、采购质量下降、采购进度延误等风险。2.信用风险：供应商信用状况不佳、拖欠货款、提供虚假信息等因素可能导致采购合同无法履行、采购资金损失等风险。3.法律风险：采购活动不符合法律法规及相关政策规定，可能导致采购行为无效、受到行政处罚等风险。4.内部管理风险：采购决策失误、采购流程不规范、采购人员违规操作等因素可能导致采购成本增加、采购质量下降、采购效率低下等风险。（二）风险评估1.风险发生的可能性评估：根据历史数据、行业经验、市场情况等因素，对风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：根据风险可能对采购项目的成本、质量、进度、安全等方面产生的影响程度，对风险影响程度进行评估，分为严重、较大、一般三个等级。3.风险等级确定：根据风险发生的可能性和风险影响程度，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险三个等级。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险事件，如采购活动不符合法律法规要求，应采取风险规避措施，停止采购活动，重新制定采购方案。2.风险降低：对于中风险事件，如市场价格波动、供应商信用风险等，应采取风险降低措施，如加强市场调研、建立供应商信用评估体系、签订风险分担条款等。3.风险转移：对于部分风险，如采购项目的质量风险、运输风险等，可以通过购买保险等方式将风险转移给保险公司。4.风险接受：对于低风险事件，如采购文件中的细微偏差等，可以采取风险接受措施，在采购过程中进行适当监控和管理。七、监督与考核（一）监督检查1.内部监督：监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，重点检查采购制度执行情况、采购流程合规情况、采购文件编制情况、采购评审情况、采购合同签订与履行情况等。2.外部监督：接受财政、审计、监察等部门的外部监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。（二）投诉处理1.投诉受理：供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内，向采购执行部门或监督部门提出投诉。采购执行部门或监督部门应及时受理供应商的投诉，并进行登记。2.投诉调查：采购执行部门或监督部门应组织相关人员对投诉事项进行调查核实。调查过程中，应充分听取供应商和被投诉人的意见，收集相关证据材料。3.投诉处理：采购执行部门或监督部门应根据调查结果，依法依规对投诉事项进行处理。处理结果应及时通知投诉人和被投诉人。（三）考核评价1.考核指标：建立采购工作考核评价体系，明确考核指标，包括采购成本控制、采购质