青岛市项目采购管理制度

PAGE青岛市项目采购管理制度一、总则（一）目的为加强青岛市项目采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于青岛市行政区域内使用财政性资金、国有资金以及其他资金进行的各类项目采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和本市相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门1.职责负责制定和完善本市项目采购管理制度、政策和流程，并组织实施。对全市项目采购活动进行指导、监督和检查，协调解决采购过程中的重大问题。建立和管理采购信息平台，发布采购信息，提供采购咨询服务。负责采购代理机构的资格认定和监督管理，规范采购代理行为。会同有关部门对采购项目进行绩效评价，提高采购资金使用效益。2.人员配备根据工作需要，配备相应数量的专业管理人员，包括采购业务、法律、财务、技术等方面的人员。采购管理人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购法律法规和业务流程，具有良好的职业道德和责任心。（二）采购人1.职责负责编制采购预算，提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等。按照规定的采购方式和程序组织采购活动，签订采购合同，并负责合同的履行和验收。建立健全内部采购管理制度，加强对采购活动的内部控制，防范采购风险。配合采购管理部门和其他相关部门的监督检查工作，提供采购项目的有关资料和情况。2.人员配备根据采购项目的规模和复杂程度，配备相应的采购工作人员，包括采购业务人员、技术人员、财务人员等。采购工作人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程，能够履行采购人的职责。（三）采购代理机构**1.职责接受采购人委托，依法依规组织采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。按照采购文件规定的评标标准和方法进行评标，保证评标过程公平公正，评标结果合法有效。为采购人提供采购咨询服务，协助采购人制定采购方案，解答采购过程中的疑问。建立采购档案管理制度，妥善保管采购项目的相关文件、资料和记录，保存期限按照国家有关规定执行。配合采购管理部门和其他相关部门的监督检查工作，提供采购项目的有关资料和情况。2.人员配备采购代理机构应配备足够数量的专业人员，包括采购业务人员、法律人员、技术人员、财务人员等。采购代理机构工作人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购法律法规和业务流程具有良好的职业道德和责任心。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据项目需求和实际情况，按照规定的格式和要求编制采购预算。采购预算应包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、总价等详细内容，并明确采购资金的来源和预算金额。2.采购预算应根据项目实施进度和资金安排情况，合理确定采购时间和采购批次，避免集中采购和资金闲置。3.采购人应加强对采购预算的审核和管理，确保预算编制的准确性和合理性。采购预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序报经批准。（二）预算执行1.采购人应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自扩大采购范围、提高采购标准或改变采购方式。2.采购代理机构应按照采购人的委托和采购文件的规定组织采购活动，确保采购过程严格执行采购预算。3.财政部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，对违反采购预算规定的行为依法依规进行处理。（三）预算调整1.因国家政策调整、市场价格波动、采购需求变更等原因需要调整采购预算的，采购人应及时提出调整申请，并按照规定的程序报经批准。2.采购预算调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整的金额等详细情况，并提供相关证明材料。3.财政部门应会同有关部门对采购预算调整申请进行审核，根据实际情况决定是否批准调整。经批准调整的采购预算，采购人应按照新的预算组织采购活动。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，采购人应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和本市有关规定执行。3.采购人采用公开招标方式采购的，应按照规定的程序编制招标文件，发布招标公告，组织开标评标，确定中标供应商，并签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购人采用邀请招标方式采购的，应按照规定的程序确定邀请供应商名单，编制招标文件，发出投标邀请书，组织开标评标，确定中标供应商，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人依法通过与多家供应商进行谈判协商，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购人采用竞争性谈判方式采购的，应按照规定的程序成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请供应商名单，组织谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）竞争性磋商1.竞争性磋商是指采购人、采购代理机构通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商，并与其签订采购合同的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性磋商方式采购：政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。3.采购人采用竞争性磋商方式采购的，应按照规定的程序成立磋商小组，制定磋商文件，确定邀请供应商名单，组织磋商，确定成交供应商，并签订采购合同。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购人采用单一来源采购方式采购的，应按照规定的程序进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购人应按照规定的程序确定成交供应商，并签订采购合同。（六）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购人采用询价方式采购的，应按照规定的程序成立询价小组，制定询价通知书，确定邀请供应商名单，组织询价，确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购程序管理（一）采购计划制定1.采购人应根据项目需求和预算安排，制定采购计划。采购计划应包括采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间、采购预算等详细内容。2.采购计划应报采购管理部门备案。采购管理部门应加强对采购计划的审核和管理，确保采购计划符合法律法规和政策要求。（二）采购文件编制1.采购人或采购代理机构应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、采购方式、评标标准、合同条款等实质性内容，确保采购文件的公平性、公正性和合法性。3.采购文件编制完成后，采购人或采购代理机构应组织内部审核，确保采购文件的质量。采购文件审核通过后，应按照规定的程序发布。（三）采购信息发布1.采购人或采购代理机构应按照规定的渠道和方式发布采购信息，包括采购公告、招标文件、中标公告等。2.采购信息应在指定的政府采购信息发布媒体上发布，确保采购信息的公开透明。采购信息发布时间应符合法律法规和政策要求，保证供应商有足够的时间准备投标文件。3.采购人或采购代理机构应及时更新采购信息，确保采购信息的准确性和时效性。（四）供应商资格审查1.采购人或采购代理机构应按照采购文件的规定，对供应商的资格进行审查。供应商资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书（如有）、业绩情况、信誉情况等内容。2.采购人或采购代理机构应建立供应商资格审查档案，记录供应商资格审查的过程和结果。供应商资格审查合格的，应允许其参加采购活动；供应商资格审查不合格的，应拒绝其参加采购活动。3.采购人或采购代理机构应加强对供应商资格审查的监督管理，确保供应商资格审查的公平性、公正性和合法性。（五）开标评标1.采购人或采购代理机构应按照采购文件的规定，组织开标评标活动。开标评标活动应在规定的时间和地点进行，开标评标过程应接受社会监督。2.开标评标活动应按照规定的程序进行，包括开标、唱标、评标、定标等环节。开标评标过程中，采购人或采购代理机构应严格遵守法律法规和政策要求，确保开标评标活动的公平性、公正性和合法性。3.开标评标结束后，采购人或采购代理机构应及时发布中标公告，公布中标供应商名单和中标金额等信息。中标公告应在指定的政府采购信息发布媒体上发布，确保中标信息的公开透明。（六）合同签订与履行1.采购人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、服务要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购人应严格按照合同约定履行义务，及时支付采购资金，督促中标供应商按照合同约定履行义务。3.采购代理机构应协助采购人签订采购合同，并对采购合同的履行情况进行跟踪检查，确保采购合同的顺利履行。（七）验收1.采购人应按照采购合同的约定，组织对采购项目进行验收。验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格型号、服务要求等方面。2.采购人应成立验收小组，制定验收方案，明确验收标准和验收程序。验收小组应由采购人代表、技术专家、质量管理人员等组成，验收人员应具备相应的专业知识和技能。3.采购项目验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖采购人公章。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门、采购人、采购代理机构应建立采购风险识别机制，定期对采购活动进行风险排查，识别可能存在的风险因素。2.采购风险因素包括政策风险、市场风险、法律风险、操作风险、道德风险等。采购管理部门、采购人、采购代理机构应根据采购项目的特点和实际情况，对风险因素进行分析和评估，确定风险等级。（二）风险评估1.采购管理部门、采购人、采购代理机构应建立采购风险评估机制，定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.采购风险评估应采用定性与定量相结合的方法，对风险因素进行综合分析和评估，确定风险等级。采购风险等级分为高、中高、中、低四个等级。3.采购管理部门、采购人、采购代理机构应根据采购风险评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险发生的可能性和影响程度。（三）风险应对1.对于高风险等级的采购项目，采购管理部门、采购人、采购代理机构应采取重点监控、专项审计等措施，加强对采购活动的管理和监督，确保采购活动合法合规。2.对于中高风险等级的采购项目，采购管理部门、采购人、采购代理机构应采取加强内部控制、完善采购流程、加强供应商管理等措施，降低采购风险发生的可能性。3.对于中风险等级的采购项目，采购管理部门、采购人、采购代理机构应采取定期检查、加强培训等措施，及时发现和解决采购过程中存在的问题，防范采购风险。4.对于低风险等级的采购项目，采购