零星采购供应商确定制度

PAGE零星采购供应商确定制度一、总则（一）目的为规范公司零星采购供应商的确定流程，确保采购活动的公平、公正、公开，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因日常办公、生产运营等所需的零星物资采购活动中供应商的确定。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有潜在供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，通过公平竞争确定供应商。3.质量优先原则：优先选择能够提供高质量产品或服务的供应商，以满足公司业务需求并保障公司利益。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑采购成本，寻求性价比最优的供应商。5.诚信合作原则：注重与供应商建立长期稳定、诚信合作的关系，共同促进公司发展。二、供应商选择标准（一）资质要求1.具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）等相关证照。2.具备与采购项目相适应的生产、经营资质和能力，如生产许可证、行业认证等。3.遵守国家法律法规，近三年内无重大违法违规记录。（二）产品或服务质量1.提供的产品符合国家相关质量标准和行业规范，具备良好的性能、可靠性和稳定性。2.服务供应商应具备专业的服务团队，能够提供及时、高效、优质的服务，满足公司业务需求。3.拥有完善的质量控制体系，能够对产品或服务质量进行有效监控和管理，确保质量稳定。（三）价格水平1.在保证质量的前提下，价格具有竞争力，能够提供合理的报价。2.具备良好的价格调整机制，能够根据市场变化和公司需求及时调整价格。（四）供应能力1.具备足够的生产能力或服务供应能力，能够按时、按量满足公司的采购需求。2.拥有完善的物流配送体系，能够确保产品及时、准确送达公司指定地点。（五）信誉和口碑1.在行业内具有良好的信誉，无不良信用记录，与其他客户合作关系良好。2.能够积极响应公司的需求，及时解决合作过程中出现的问题，具有良好的服务意识和合作态度。三、供应商确定流程（一）需求提出1.公司各部门根据日常办公、生产运营等实际需求，填写《零星采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《零星采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到《零星采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于不符合公司规定或不合理的采购需求，采购部门与申请部门沟通协商，提出修改意见或不予受理。（三）供应商征集1.采购部门根据采购物资的类别和特点，通过多种渠道征集潜在供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.建立《零星采购供应商信息库》，对征集到的供应商信息进行整理和记录，包括供应商名称、联系方式及产品或服务范围等。（四）供应商筛选1.采购部门依据供应商选择标准，对《零星采购供应商信息库》中的供应商进行筛选，确定符合要求的潜在供应商名单。2.通过电话、邮件等方式与潜在供应商取得联系，向其介绍公司的采购需求和供应商选择标准，邀请其参与公司零星采购项目的竞争。（五）供应商报价1.采购部门向筛选出的潜在供应商发送《零星采购报价邀请函》，明确采购物资的详细要求、报价截止时间等信息。2.潜在供应商应在规定时间内提交加盖公章的报价文件，包括报价单、产品规格说明书、质量保证承诺等资料。（六）综合评审1.采购部门组织相关人员（如采购人员、技术人员、质量管理人员等）对供应商的报价文件进行综合评审。2.评审内容包括价格、质量、供应能力、信誉等方面，按照事先确定的评审标准进行打分或排序。3.根据评审结果，初步确定拟选用的供应商名单。（七）实地考察（必要时）1.对于重要物资或首次合作供应商，采购部门可组织相关人员对拟选用供应商进行实地考察。2.实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量控制体系、仓储物流等情况，了解其实际供应能力和管理水平。3.实地考察结束后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》，记录考察情况和意见。（八）合同签订1.根据综合评审结果和实地考察情况，最终确定供应商后，采购部门与供应商签订《零星采购合同》。2.《零星采购合同》应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保双方权利义务清晰明确。3.合同签订后，采购部门将合同副本分发给相关部门，作为采购执行和付款的依据。四、供应商管理与评估（一）供应商档案建立1.采购部门为每个供应商建立独立的档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、报价记录、合同履行情况、评估记录等。2.对供应商档案进行定期更新和维护，确保档案信息的完整性和准确性。（二）合同执行跟踪1.采购部门负责跟踪《零星采购合同》的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。2.对于合同执行过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符等，采购部门应及时与供应商协商解决，并记录相关情况。（三）供应商评估1.采购部门定期（每季度或每年）对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、服务水平、价格变动等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式，收集相关部门和人员对供应商的评价意见。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、待改进供应商和不合格供应商。（四）激励与淘汰机制1.对于优秀供应商，公司给予一定的奖励，如优先合作机会、增加采购份额、表彰奖励等，以激励其继续保持良好的合作表现。2.对于待改进供应商，采购部门应与其沟通，提出改进意见和要求，限期整改。如整改后仍不符合要求，可考虑淘汰。3.对于不合格供应商，公司将终止与其合作，并从《零星采购供应商信息库》中删除其信息。同时，对因供应商原因给公司造成损失的，依法追究其责任。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对零星采购供应商确定制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、供应商选择是否公正、合同执行是否严格等。2.各部门应积极配合内部审计工作，如实提供相关资料和信息。对于审计发现的问题，应及时整改落实。（二）投诉处理1.公司设立供应商投诉渠道，接受供应商及公司内部员工对采购活动中违规行为的投诉。2.