集团采购团购管理制度

PAGE集团采购团购管理制度一、总则（一）目的为规范集团采购团购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团及下属各子公司、分公司的采购团购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购团购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：通过优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益，实现集团利益最大化。4.质量原则：严格把控采购产品或服务的质量，确保满足集团生产经营需求。二、采购团购组织与职责（一）采购团购决策机构集团成立采购团购领导小组，由集团高层管理人员组成，负责审议重大采购团购项目，制定采购团购战略和政策，监督采购团购活动的执行情况。（二）采购团购执行部门集团设立采购中心，作为采购团购的执行部门，负责具体采购团购项目的组织实施。采购中心应配备专业的采购人员，明确各岗位职责，确保采购工作的顺利开展。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并参与采购项目的评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：负责对采购团购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，防范采购风险。三、采购团购流程（一）采购需求申报1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等信息，并提交至采购中心。2.采购中心对需求部门提交的采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和准确性。如发现需求不明确或不合理，应及时与需求部门沟通，要求其补充或调整相关信息。（二）采购计划制定1.采购中心根据审核通过的采购需求，结合市场供应情况和集团采购策略，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等内容。2.采购计划经采购中心负责人审核后，报采购团购领导小组审批。采购团购领导小组根据集团整体战略和资源状况，对采购计划进行评估和决策，批准后的采购计划作为采购活动的执行依据。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购中心通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并向其发出《供应商邀请书》，邀请其参与采购项目的投标或报价。2.供应商评估：采购中心组织相关部门对参与投标或报价的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估可采用实地考察、样品检验、市场调研、供应商业绩评价等方式进行。3.供应商选择：采购中心根据评估结果，按照综合评分法或最低价法等原则，选择确定中标供应商或入围供应商。中标供应商或入围供应商确定后，采购中心应与其签订《采购合同》或《框架采购协议》，明确双方的权利义务和采购条款。4.供应商管理：采购中心建立供应商档案，对供应商的基本信息、采购业绩、合作情况等进行记录和管理。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果对供应商进行奖惩，如调整采购份额、暂停合作、终止合同等，以激励供应商提高供应质量和服务水平。（四）采购合同签订1.采购中心与中标供应商或入围供应商协商起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确采购产品或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同经采购中心负责人审核后，提交财务部门、审计部门等相关部门进行会签。各部门应重点对合同的合法性、合规性、经济性、风险防范等方面进行审核，并提出意见和建议。3.采购合同经相关部门会签通过后，由集团法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖集团公章。采购合同签订后，采购中心应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（五）采购执行与验收1.采购执行：采购中心根据采购合同的约定，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交付采购产品或服务。在采购过程中，如发现供应商存在违约行为或采购产品或服务出现质量问题，采购中心应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决问题，并按照合同约定追究其违约责任。2.验收：采购产品或服务交付后，需求部门应按照合同约定的验收标准和方法进行验收。验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，并由验收人员签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购中心，采购中心应与供应商协商解决问题，如要求供应商补货、换货、退货或承担相应的赔偿责任等。（六）付款与结算1.财务部门根据采购合同的约定和验收报告，审核采购付款申请。审核通过后，按照规定的付款方式和时间安排，办理采购付款手续。2.采购中心应及时与供应商进行结算，核对采购金额、付款金额、发票等信息，确保结算准确无误。结算完成后，采购中心应将相关结算资料整理归档，以备查阅。四、采购团购方式（一）公开招标公开招标是指采购中心以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，通过评标委员会按照规定的评标标准和方法进行评审，确定中标供应商的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购中心以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，通过评标委员会按照规定的评标标准和方法进行评审，确定中标供应商的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购中心与不少于三家供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购中心从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购中心向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定成交供应商的采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购团购风险管理（一）风险识别与评估采购中心应定期对采购团购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应情况等信息，合理制定采购计划和采购策略，通过套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择资质信誉良好、生产能力强、产品质量可靠的供应商，并与其签订详细的采购合同，明确双方的权利义务和违约责任，以降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格把控采购产品或服务的质量，加强采购过程中的质量检验和验收工作，要求供应商提供质量合格证明文件，并在合同中明确质量标准和质量保证条款，如发现质量问题，应及时要求供应商采取措施解决，并追究其质量责任。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法合规、明确清晰、无歧义。在合同履行过程中，应密切跟踪合同执行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，防范合同风险。5.资金风险应对：加强采购资金管理，严格审核采购预算，合理安排采购资金，确保采购资金的安全和合理使用。在付款环节，应按照合同约定的付款方式和时间安排办理付款手续，避免提前付款或逾期付款带来的资金风险。（三）风险监控与预警采购中心应建立风险监控机制，定期对采购团购活动的风险状况进行监控和评估，及时发现风险变化情况。如发现风险指标超出设定的预警值，应及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。六、采购团购监督与审计（一）内部监督1.采购中心应建立健全内部监督制度，加强对采购团购活动的全过程监督，确保采购行为合法合规、采购过程公开透明、采购结果公正合理。2.采购中心内部应设立专门的监督岗位或指定专人负责采购监督工作，对采购项目的需求申报、采购计划制定、供应商选择、合同签订、采购执行、验收付款等环节进行监督检查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。（二）审计监督