集团内部直接采购制度

PAGE集团内部直接采购制度一、总则（一）目的为规范集团内部采购行为，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司、分公司（以下统称“各单位”）之间直接开展的采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准等规范性要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平公正的原则，对待所有参与采购的单位，不得偏袒任何一方。3.效益优先原则：以提高采购效益为核心，充分利用集团内部资源，优化采购流程，降低采购成本，实现集团整体利益最大化。4.信息透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，保障各参与单位的知情权，接受各方监督。二、采购范围（一）货物类1.办公用品，如办公桌椅、电脑、打印机、复印机、纸张、笔等。2.办公设备耗材，如墨盒、硒鼓、碳粉、色带等。3.劳保用品，如安全帽、工作服、手套、防护鞋等。4.通用设备及零部件，如空调、电梯、电机、阀门等。5.其他与日常办公及生产运营直接相关的货物。（二）服务类1.运输服务，包括集团内部各单位之间的货物运输、人员通勤运输等。2.维修服务，涵盖办公设备、生产设备、建筑物等的日常维修及保养服务。3.保洁服务，负责集团办公区域、生产区域等的清洁卫生工作。4.餐饮服务，为集团内部员工提供就餐服务。5.其他经集团认定的服务项目。（三）工程类1.小型基建工程，如办公室装修、水电改造、门窗维修等。2.设备安装工程，包括新设备的安装调试以及既有设备的移位安装等。3.其他小型工程建设项目，且该类工程预算在集团规定的内部直接采购限额标准以内。三、采购流程（一）采购申请1.各单位根据实际需求，填写《集团内部直接采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.采购申请需经本单位相关负责人审核签字，确保申请内容真实、合理、必要。（二）采购审批1.将填写完毕的《集团内部直接采购申请表》提交至集团采购管理部门。2.集团采购管理部门对采购申请进行初审，重点审核申请的合规性、必要性以及预算的合理性等方面。3.对于初审通过的采购申请，按照集团审批权限规定，提交至相应层级的领导进行审批。审批通过后，采购申请进入采购执行环节；若审批不通过，采购管理部门应及时通知申请单位并说明原因。（三）采购实施1.供应商选择采购管理部门根据采购项目的特点和需求，在集团内部供应商库中筛选合适的供应商。若内部供应商库中无满足需求的供应商，可通过公开征集等方式，在集团内部发布采购信息，邀请其他单位参与竞争，确定供应商。对于重要采购项目，采购管理部门应组织相关人员对拟参与的供应商进行实地考察或资质审查，确保供应商具备良好的信誉、生产能力、质量保证能力等。2.采购谈判采购管理部门与选定的供应商就采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，应充分维护集团利益，争取最有利的采购条件。谈判达成一致后，双方签订《集团内部直接采购合同》，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规要求，条款清晰、准确、完整。（四）合同执行与验收1.合同执行供应商按照合同约定组织生产、运输或提供服务，确保按时、按质、按量履行合同义务。采购管理部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.验收采购项目完成后，采购申请单位应按照合同约定及相关验收标准组织验收。验收人员应认真履行职责，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行严格检查，确保验收结果真实、准确。验收合格后，验收人员在《集团内部直接采购验收单》上签字确认；若验收不合格，应及时通知供应商进行整改或重新提供货物/服务，直至验收合格为止。（五）付款结算1.采购申请单位凭《集团内部直接采购合同》、《集团内部直接采购验收单》等相关凭证，按照集团财务管理制度规定，办理付款申请手续。2.集团财务部门对付款申请进行审核，审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。四、采购预算管理（一）预算编制1.各单位应结合本单位年度工作计划和实际需求，在每年末编制下一年度的集团内部直接采购预算。采购预算应涵盖货物类、服务类、工程类等各类采购项目，并详细列出每个项目的预算金额。2.采购预算编制应遵循“实事求是、合理准确”的原则，充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算具有科学性和可执行性。（二）预算审批1.各单位编制完成的采购预算，需经本单位负责人审核签字后，提交至集团财务部门。2.集团财务部门会同采购管理部门对各单位的采购预算进行汇总审核，重点审核预算的合理性、准确性以及与集团整体预算的一致性等方面。3.审核通过后的采购预算，按照集团审批权限规定，提交至相应层级的领导进行审批。审批通过后的采购预算作为年度采购控制的依据。（三）预算调整1.在预算执行过程中，若因特殊原因需要调整采购预算，各单位应填写《集团内部直接采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整项目及金额等内容。2.预算调整申请需经本单位负责人审核签字，并按照预算审批流程，报集团财务部门、采购管理部门审核，最终提交至相应层级的领导审批。未经批准，不得擅自调整采购预算。五、采购监督与审计（一）内部监督1.集团采购管理部门负责对集团内部直接采购活动进行日常监督检查，重点检查采购流程的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.各单位应设立内部监督岗位或指定专人，对本单位的采购活动进行内部监督，确保采购行为规范、透明。内部监督人员有权对采购过程中的违规行为提出质疑，并及时向上级报告。（二）审计监督1.集团审计部门定期或不定期对集团内部直接采购活动进行审计，审查采购项目的合规性、效益性以及内部控制制度的执行情况等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对于审计发现的问题，提出整改意见和建议，并督促相关单位进行整改落实。六、供应商管理（一）供应商准入1.集团建立内部供应商库，明确供应商准入条件。供应商准入条件应包括但不限于企业资质、信誉状况、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.各单位若发现符合供应商准入条件的单位，可向集团采购管理部门推荐。采购管理部门对推荐的供应商进行审核评估，审核通过后纳入集团内部供应商库。（二）供应商考核1.采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行考核评价，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据考核结果，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如优先合作、增加采购份额等；对表现不合格的供应商，采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施。（三）供应商退出1.若供应商出现严重违反合同约定、提供虚假信息、产品质量严重不合格等情况时，采购管理部门应及时将其从集团内部供应商库中清除，并终止与其的合作关系。2.对于被清除出供应商库的供应商，在一定期限内不得再次申请加入。七、信息管理（一）采购信息发布1.集团采购管理部门负责建立集团内部直接采购信息发布平台，及时发布采购项目信息、供应商信息、采购政策法规等内容。采购信息应确保真实、准确、完整，并按照规定的格式和流程进行发布。2.各单位应及时关注采购信息发布平台上的相关信息，积极参与集团内部直接采购活动。（二）采购档案管理1.采购管理部门负责建立健全集团内部直接采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。