院校采购组制度

PAGE院校采购组制度一、总则（一）目的为规范院校采购组的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校采购组在院校内进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受各方监督，保证采购活动的透明度。3.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，严格按照规定的程序和标准进行采购，确保公平竞争，维护供应商的合法权益。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、效率和效益，实现资源的优化配置。二、采购组职责（一）采购组构成采购组由院校相关部门负责人、专业技术人员、采购管理人员等组成，根据采购项目的性质和规模，合理确定成员构成。（二）职责分工1.采购组组长全面负责采购组的工作，组织制定采购计划和采购方案。协调采购组与院校内部各部门、供应商及其他相关方的关系。审核采购文件、合同等重要文件，对采购过程和结果负责。2.采购管理人员负责采购项目的前期调研，收集市场信息，分析采购需求。制定采购流程，组织采购活动的实施，包括发布采购公告、邀请供应商、组织开标评标等。负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的各种问题。建立和维护供应商档案，对供应商进行评价和管理。3.专业技术人员参与采购需求的论证和技术规格的制定，提供专业技术支持。对采购项目的技术方案进行评审，确保采购产品或服务符合院校实际需求和技术要求。在采购过程中，协助采购管理人员对供应商的技术方案进行评估和比较。4.院校相关部门负责人根据本部门实际需求，提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的评审工作，对采购结果发表意见。负责采购项目的验收工作，确保采购产品或服务符合本部门使用要求。三、采购流程（一）采购申请1.院校各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》提交至采购组，采购管理人员对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的准确性、采购时间的紧迫性等。如审核通过，将采购申请纳入采购计划；如审核不通过，及时与申请部门沟通，说明原因并要求其修改完善。（二）采购计划制定1.采购管理人员根据审核通过的采购申请，结合院校的采购预算、采购政策及市场供应情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购时间安排等内容。2.采购计划经采购组组长审核后，报院校相关领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。（三）采购方式选择1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，采购组选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。采购组应按照相关法律法规的要求，编制招标文件，发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购组应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购组应与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购组应与单一供应商进行协商，签订采购合同。6.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购组应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购管理人员编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的各项要求，包括技术规格、质量标准、交货时间、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。同时，采购文件应按照相关法律法规的要求，明确采购程序、评审标准、合同条款等内容，保证采购活动的合法性和规范性。（五）供应商选择与管理1.供应商征集采购管理人员通过多种渠道征集供应商，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，建立院校供应商库。对征集到的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有符合要求的供应商才能进入院校供应商库。2.供应商选择根据采购项目的要求，从院校供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应发布采购公告或投标邀请书，邀请符合条件的供应商投标；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等采购方式，应向选定的供应商发出相应的文件，要求其参与采购活动。采购组对供应商的投标文件或响应文件进行评审，评审内容包括技术方案、价格、售后服务、信誉等方面。根据评审结果，按照规定的程序确定成交供应商。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、业绩情况、合作记录等内容。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。与供应商保持良好的沟通与合作，及时解决合作过程中出现的问题，维护双方长期稳定的合作关系。（六）采购合同签订1.采购组与成交供应商达成一致意见后，按照采购文件的要求签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购管理人员应将合同文本提交至院校法务部门进行审核，确保合同条款合法合规。审核通过后的合同文本由采购组组长签字确认，并加盖院校公章。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购组应组织相关部门对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量、性能等方面是否符合采购合同的要求。对于技术复杂、专业性强的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。2.验收合格后，验收人员应填写《采购项目验收报告》，经采购组组长签字确认后存档。如验收不合格，采购组应及时与供应商沟通，要求其限期整改或重新提供产品或服务，直至验收合格为止。（八）采购付款1.采购项目验收合格后，采购部门应按照采购合同的约定，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关文件，经采购组组长审核后，报院校财务部门审批。2.院校财务部门按照审批后的付款申请，及时支付采购款项。对于采用预付款方式的采购项目，应严格按照合同约定控制预付款比例，确保资金安全。四、采购监督与管理（一）内部监督1.院校内部审计部门定期对采购组的采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、真实性和效益性。审计内容包括采购计划的制定、采购方式的选择、采购文件的编制、供应商的选择与管理、采购合同的签订与履行、采购项目的验收与付款等环节。2.院校纪检监察部门对采购组的采购活动进行纪律监督，查处采购过程中的违规违纪行为，维护采购活动的公平公正。对于发现的问题，纪检监察部门应及时提出整改意见，并督促采购组进行整改。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门对采购活动的监督管理工作，如实提供采购项目的相关资料和信息。2.接受社会公众的监督，通过院校网站、公告栏等渠道公开采购信息，接受社会公众的查询和监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，采购组应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公众公开。（三）违规处理1.对于采购组在采购活动中违反法律法规、本制度及相关规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、