长治市财政局采购制度

PAGE长治市财政局采购制度总则制定目的为了规范长治市财政局采购行为，加强采购管理，提高财政资金使用效益，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本局实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于长治市财政局机关及所属各单位（以下统称“各单位”）使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，保障供应商的知情权和参与权，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，保证采购结果的公正性。4.公正诚信原则：采购过程应公正、公平，采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高财政资金使用效益。采购管理职责分工采购管理部门职责1.负责制定和完善本局采购管理制度、流程和标准，并组织实施。2.审核各单位采购预算和采购计划，汇总编制全局年度采购预算和采购计划。3.负责采购项目的立项审批，确定采购方式、采购组织形式等。4.组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购公告发布、供应商资格审查、评标（谈判、询价）等工作。5.负责采购合同的签订、履行、验收等环节的管理和监督。6.建立采购档案管理制度，负责采购文件、合同、验收报告等资料的收集、整理、归档和保管工作。7.协调处理采购活动中的质疑、投诉等事项，配合有关部门进行采购监督检查和审计工作。各单位职责1.根据本单位工作需要，提出采购需求，编制采购预算和采购计划，并报采购管理部门审核。2.负责采购项目的前期准备工作，包括市场调研等，为采购管理部门提供采购参考依据。3.参与采购文件的编制、评标（谈判、询价）等采购活动，负责本单位采购项目的验收工作，并及时向采购管理部门反馈采购项目实施情况。4.配合采购管理部门处理采购活动中的质疑、投诉等事项，接受采购管理部门的监督检查。财务部门职责1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理性和合规性。2.按照国库集中支付制度的规定，办理采购资金的支付手续。3.对采购资金的使用情况进行监督检查，确保资金专款专用，提高资金使用效益。使用部门职责1.根据实际需求，提出具体的采购技术规格、服务要求等，参与采购文件的编制工作。2.在采购过程中，配合采购管理部门做好供应商考察、谈判等工作，提供必要的技术支持和商务协助。3.负责采购项目的使用和日常管理工作，及时反馈使用过程中发现的问题。采购预算与计划管理采购预算编制1.各单位应根据本单位事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，按照财政部门规定的预算编制要求和标准，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购预算编制完成后，经本单位负责人审核签字后，报采购管理部门审核。采购管理部门应会同财务部门对各单位采购预算进行审核，审核通过后汇总编制全局年度采购预算。采购计划制定1.采购管理部门根据全局年度采购预算，结合各单位采购需求和工作实际情况，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式及采购组织形式等内容。2.采购计划应按照轻重缓急、先易后难的原则进行安排，确保采购项目能够按时、按质完成，满足单位工作需要。3.采购计划一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整的，应按照规定的程序进行审批。采购方式与程序采购方式1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂或有特殊要求的项目，通过公开招标的方式，邀请不特定的供应商参加投标，以竞争方式选择最优供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购管理部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，确定成交供应商。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二，并从财政部门设立的专家库中随机抽取。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购管理部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，并报财政部门批准后，与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购管理部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二，并从财政部门设立的专家库中随机抽取。采购程序1.采购申请与审批：各单位根据工作需要，填写《长治市财政局采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源、采购方式及采购理由等内容，并附相关证明材料。采购申请表经本单位负责人审核签字后，报采购管理部门审批。采购管理部门应根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，对于重大采购项目，应报局领导批准。2.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请书）、采购需求、采购合同条款、评标（谈判、询价）标准等内容，确保采购文件能够准确反映采购项目的要求，具有明确的评审标准和方法。采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保采购文件合法合规、内容完整、表述清晰。3.采购信息发布：对于公开招标和邀请招标项目，采购管理部门应在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告（邀请书），公告（邀请书）应包括采购项目的基本情况、采购方式、采购预算、采购人及采购代理机构联系方式、供应商资格条件、获取采购文件的时间、地点及方式等内容。对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出采购文件。4.供应商资格审查：采购管理部门对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证及组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）、法定代表人授权书、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。对于通过资格审查的供应商，采购管理部门应将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件。5.评标（谈判、询价）：采购管理部门按照采购文件规定的评标（谈判、询价）标准和方法，组织评标（谈判、询价）活动。评标（谈判、询价）小组由采购人代表和有关专家组成，评标（谈判、询价）过程应严格按照规定的程序进行，确保评标（谈判、询价）结果公正、公平。评标（谈判、询价）结束后，评标（谈判、询价）小组应出具评标（谈判、询价）报告，推荐成交候选人或确定成交供应商。6.采购合同签订：采购管理部门根据评标（谈判、询价）结果，向成交供应商发出成交通知书，并组织采购人（使用单位）与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容，确保合同条款合法合规、明确具体、权利义务对等。采购合同签订后，应报采购管理部门备案。7.采购项目验收：采购项目完成后，采购人（使用单位）应按照采购合同的约定，组织对采购项目进行验收。验收内容包括货物数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合合同要求，工程建设是否达到设计标准，服务是否满足合同约定等。验收合格后，采购人（使用单位）应出具验收报告，并报采购管理部门备案。对于验收不合格的采购项目，采购人（使用单位）应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等，直至验收合格。8.采购资金支付：财务部门按照国库集中支付制度的规定，根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续。采购资金支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全、准确、及时。采购合同管理合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门组织采购人（使用单位）与成交供应商签订。合同签订前，采购管理部门应审核合同条款是否符合采购文件要求和法律法规规定，确保合同内容合法合规、明确具体。2.合同签订过程中，双方应就合同条款进行充分协商，达成一致意见后签字盖章。合同签字盖章后，采购管理部门应将合同副本分送财务部门、采购人（使用单位）等相关部门备案。合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人（使用单位）应按照合同约定及时支付货款，提供必要的配合和支持；供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷时，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。合同变更与终止1.采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后应报采购管理部门备案。2.采购合同履行完毕或因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，双方应办理合同终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，并将相关资料报采购管理部门备案。采购监督与检查内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动全过程的监督检查。定期对采购项目的立项审批、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、评标（谈判、询价）、合同签订、验收及资金支付等环节进行检查，确保采购活动合法合规、公正透明。2.财务部门应加强对采购资金的监督管理，严格审核采购资金的支付申请，确保资金专款专用，防止资金浪费和挪用。对采购资金的使用情况进行定期或不定期检查，发现问题及时督促整改。3.各单位应加强对本单位采购项目的内部监督，配合采购管理部门做好采购相关工作，及时反馈采购项目实施过程中存在的问题，确保采购项目顺利完成。外部监督1.接受财政部门的监督检查。财政部门依法对本局采购活动进行监督管理，对采购项目的预算执行情况、采购方式及采购程序的合法性、采购合同的签订与履行等情况进行监督检查。本局应积极配合财政部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况。2.接受审计部门的审计监督。审计部门依法对本局采购项目进行审计，重点审查采购项目的预算编制、采购资金使用、采购程序执行、采购合同管理等方面的情况。本局应按照审计部门的要求，及时提供相关资料，配合审计工作的开展，并根据审计意见进行整改。3.接受社会监督。本局应按照政府采购信息公开的要求，及时、准确地公开采购项目的相关信息，接受社会公众的监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，本局应认真调查处理，并及时反馈处理结果采购档案管理档案内容收集采购活动结束后，采购管理部门应及时收集整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购文件、采购公告（邀请书）、供应商资格审查文件、评标（谈判、询价）报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。档案整理与归档采购管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行分类整理、编目编号，确保档案资料的完整性和系统性。整理后的档案资料应及时归档，存入专门的档案柜或档案存储设备中，并建立档案目录索引，便于查询和使用。档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，确保档案资料的安全和完整。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为[X]年，重大采购项目档案保管期限为[X]年。2.严格档案查阅制度，未经批准，任何人不得擅自查阅采购档案。因工作需要查阅采购档案的，应填写《长治市财政局采购档案查阅申请表》，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。查阅人员应遵守档案管理规定，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。当前存在的问题与改进措施存在问题1.部分采购项目预算编制不够准确，导致采购过程中出现预算调整等情况，影响采购进度和资金使用效益。2.采购信息公开的及时性和完整性有待提高，个别采购项目的采购公告发布时间较晚，信息内容不够详细