银行集中采购管理制度

PAGE银行集中采购管理制度一、总则（一）目的为规范银行集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本行实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行各级机构及所属全资、控股子公司的集中采购活动，包括但不限于货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和监管要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保公正竞争。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本效益最大化，提高资金使用效率。4.风险防控原则：建立健全采购风险防控机制，有效防范采购过程中的各种风险。二、管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由行领导及相关部门负责人组成。2.职责审议集中采购管理制度、采购政策和年度采购计划。审定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购结果。协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门1.设置：在银行内部设立专门的采购管理部门，负责集中采购的日常管理工作。2.职责贯彻执行采购管理制度和政策。编制年度采购计划，组织实施采购项目采购。建立供应商库，负责供应商的资格审查、选择和管理工作。负责采购文件的编制、审核和发布工作。组织采购项目的开标、评标、定标等工作。负责采购合同的签订、履行、变更和终止等管理工作。负责采购项目档案的整理、归档和保管工作。（三）需求部门1.职责根据业务需求提出采购申请，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和审核工作。配合采购管理部门开展采购项目的实施工作，包括供应商考察、合同验收等。（四）监督部门1.职责：负责对集中采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购过程的公正性和采购结果的合法性，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应于每年[具体时间]前，根据下一年度业务发展规划和实际需求，编制本部门的采购需求计划，报采购管理部门。2.采购管理部门对各需求部门的采购需求计划进行汇总、审核和平衡，结合银行年度预算安排，编制年度集中采购计划，报采购管理委员会审议通过后执行。（二）采购计划调整1.年度采购计划一经确定，原则上不得随意调整。如因业务发展变化、政策调整等特殊原因确需调整的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及对采购预算和进度的影响，经采购管理部门审核后，报采购管理委员会批准。2.采购管理部门应根据批准的调整申请，及时对采购计划进行调整，并相应调整采购预算和采购进度安排。四、采购方式管理（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的货物、工程和服务采购项目。2.招标程序采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标会议。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购管理部门根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的货物、工程和服务采购项目；或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。2.招标程序采购管理部门从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标会议。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购管理部门根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的货物、工程和服务采购项目。2.谈判程序采购管理部门发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。供应商报名并提交响应文件。采购管理部门组织谈判会议，与供应商进行谈判。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行最后报价。谈判小组按照谈判文件规定的成交标准，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的货物、工程和服务采购项目。2.采购程序需求部门提出单一来源采购申请，说明采购原因、采购内容及拟采购供应商名称等。采购管理部门对申请进行审核，组织相关部门和专家进行论证。采购管理部门将论证结果报采购管理委员会审批。经批准后，采购管理部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购管理部门向不少于三家符合条件的供应商发出询价通知书。供应商在规定时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合规性、完整性、准确性和公正性等。2.对于重大采购项目的采购文件，还应提交采购管理委员会成员进行审核，并根据审核意见进行修改完善。（三）采购文件发布1.采购文件经审核通过后，采购管理部门应按照规定的方式和渠道进行发布。公开招标、邀请招标的采购公告应在指定的媒体上发布；竞争性谈判、单一来源采购、询价的采购文件应向符合条件的供应商发放。2.采购管理部门应记录采购文件的发布时间、发布渠道、接收供应商等信息，确保采购文件的发布过程可追溯。六、供应商管理（一）供应商库建立1.采购管理部门负责建立供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信用记录等进行登记和管理。2.供应商库应定期进行更新和维护，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。（二）供应商资格审查1.采购管理部门在采购项目实施前，应对参与采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书等相关证明文件。2.对于重大采购项目，采购管理部门还可组织对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、技术实力、质量管理水平等情况。（三）供应商选择1.采购管理部门根据采购项目的需求和供应商资格审查情况，从供应商库中选择合适的供应商参与采购项目。2.对于公开招标、邀请招标的采购项目，应按照规定的程序确定中标供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价的采购项目，应根据采购文件规定的成交标准确定成交供应商。（四）供应商评价与管理1.采购管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对于评价结果较差的供应商，采购管理部门应采取警告、暂停合作、淘汰等措施进行处理。七、采购项目实施管理（一）开标、评标、谈判、询价等会议组织1.采购管理部门负责组织开标、评标、谈判、询价等会议。会议应按照规定的程序和要求进行，确保会议的公正性和透明度。2.开标、评标、谈判、询价等会议应邀请相关部门人员和专家参加，对会议过程进行记录，并形成会议纪要。（二）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同条款的完整性和准确性。2.采购合同签订前，应提交采购管理部门负责人审核；对于重大采购项目的采购合同，还应提交采购管理委员会成员进行审核。审核通过后，由法定代表人或授权代表签字并加盖银行公章。（三）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应组织对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格等，工程的建设质量、进度等，服务的内容、标准等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应要求供应商限期整改，直至验收合格。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括采购合规风险、采购价格风险、采购质量风险、采购进度风险、供应商违约风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险责任人和风险应对时限。（二）风险应对措施1.对于采购合规风险，应加强采购人员的法律法规培训，严格执行采购管理制度和程序，确保采购活动合法合规。2.对于采购价格风险，应加强市场调研，合理确定采购预算，采用多种采购方式进行采购，降低采购成本。3.对于采购质量风险，应加强对供应商的质量管理，严格审核采购文件中的质量条款，加强采购项目验收管理，确保采购质量符合要求。4.对于采购进度风险，应合理安排采购进度，加强与供应商的沟通协调，及时解决采购过程中出现的问题，确保采购项目按时完成。5,对于供应商违约风险，应加强对供应商的信用管理，在采购合同中明确违约责任条款，对违约供应商采取相应的处罚措施。九、采购档案管理（一）档案收集采购管理部门应负责采购项目档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。档案资料包括采购申请、采购计划、采购文件、供应商资料、开标评标记录、采购合同、验收报告等。（二）档案整理与归档采购管理部门应定期对收集到的档案资料进行整理和归档，按照采购项目的类别和时间顺序进行分类存放，便于查阅和管理。（三