银行计财部集中采购制度

PAGE银行计财部集中采购制度一、总则（一）目的为规范银行计财部集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及银行内部管理要求，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行计财部负责的各类集中采购活动，包括但不限于办公用品、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业监管要求以及银行内部规章制度。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，采购结果公正合理。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立计财部集中采购领导小组，负责审议集中采购的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式的确定等。领导小组由计财部负责人担任组长，相关部门负责人为成员。（二）采购执行部门计财部设立专门的采购岗位或指定专人负责集中采购的具体执行工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规，负责采购项目的组织实施、供应商管理、合同签订与执行等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.风险管理部门：对采购项目的风险进行评估和监控，提出风险防控建议，参与重大采购项目的风险审查。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性以及采购资金的使用情况等。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人审核签字后提交给计财部采购执行部门。（二）采购计划制定1.采购执行部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求进行汇总整理，结合银行的采购政策、预算安排等因素，制定集中采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间安排、责任人员等内容。2.采购计划经计财部负责人审核后，报采购决策机构审批。采购决策机构根据银行实际情况和业务需求，对采购计划进行审议，如有必要，可对采购计划进行调整和完善。（三）供应商选择与管理1.供应商征集：采购执行部门通过多种渠道广泛征集供应商，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定的供应商，以及银行内部供应商库中的供应商。同时，鼓励供应商主动报名参与银行采购项目。2.供应商资格审查：采购执行部门对征集到的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有通过资格审查的供应商才能进入银行供应商库或参与具体采购项目投标。3.供应商库管理：建立银行供应商库，对入库供应商进行动态管理。采购执行部门定期对供应商的履约情况、产品质量、售后服务等进行评价，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对于出现违规行为或服务质量差的供应商，及时清理出库，并禁止其在一定期限内参与银行采购项目。（四）采购方式确定1.根据采购项目的特点、金额大小、市场竞争情况等因素，按照国家相关法律法规和银行内部规定，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于达到公开招标限额标准的采购项目，原则上应采用公开招标方式进行采购；对于未达到公开招标限额标准，但具有一定竞争性的采购项目，可以采用邀请招标、竞争性谈判等方式进行采购；对于只能从唯一供应商处采购的项目，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，以及必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用单一来源采购方式进行采购；对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式进行采购。（五）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购执行部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准（谈判小组评审标准、询价小组评审标准等）等内容。2.采购文件应明确采购项目的各项要求和条件，确保采购过程的公平、公正、公开，同时应符合法律法规和行业标准的规定。采购文件编制完成后需经计财部负责人审核签字，并报采购决策机构备案。（六）采购实施1.招标采购：对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。2.竞争性谈判采购：成立谈判小组，谈判小组由计财部、需求部门、风险管理部门等相关人员组成，人数不得少于三人单数。谈判小组与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，供应商应在规定时间内提交报价文件和谈判响应文件。谈判小组根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、技术方案、服务承诺等因素，确定成交供应商，并签订采购合同。3.单一来源采购：采购执行部门对单一来源采购项目进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示内容包括采购项目名称、采购内容、采购预算、单一来源采购理由、拟定的唯一供应商名称等。公示无异议后，采购执行部门与唯一供应商进行协商谈判，签订采购合同。4.询价采购：采购执行部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，供应商应在规定时间内提交报价文件。采购执行部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（七）合同签订与执行1.采购合同由采购执行部门负责起草，合同条款应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。合同经计财部负责人审核签字后，与供应商签订正式合同。2.采购执行部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。采购执行部门应定期对合同执行情况进行检查和评估，确保采购项目顺利完成。（八）验收与付款1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和采购需求说明书的要求，对采购货物或服务的数量、质量、规格等进行验收，并出具验收报告。验收合格的采购项目方可办理付款手续。2.采购执行部门根据验收报告和采购合同约定，填写《付款申请表》，经计财部负责人审核签字后，按照银行财务管理制度的规定办理付款手续。付款方式应符合合同约定，确保资金支付安全、合规。四、采购风险管理与监督（一）风险管理1.建立采购风险识别、评估和应对机制，对采购过程中可能出现的风险进行全面梳理和分析，包括市场风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施和预案。例如，对于市场风险，应加强市场调研和价格监测，合理确定采购预算和采购时机；对于供应商风险，应加强供应商管理和评估，建立供应商信用档案，降低供应商违约风险；对于合同风险，应加强合同审核和管理，明确合同双方权利义务关系，防范合同纠纷；对于法律风险，应加强法律法规学习和培训，确保采购活动合法合规。（二）监督管理1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性以及采购资金的使用情况等。审计内容包括采购需求的合理性、采购方式的选择、采购文件的编制、采购过程的执行、合同签订与执行、验收与付款等环节。2.计财部应建立采购项目台账，对采购项目的基本情况、采购过程、合同执行情况等进行详细记录，便于跟踪和管理。同时，应定