采购审计服务询价制度

PAGE采购审计服务询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购审计服务的询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门采购审计服务的询价活动。（三）基本原则1.合法性原则采购审计服务询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保询价过程合法合规。2.公平公正原则对待所有参与询价的供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则询价信息应全面、准确、及时地公开，让所有潜在供应商了解询价要求和流程，保证询价过程的透明度。4.诚实信用原则参与询价活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要，确定采购审计服务的具体需求，填写《采购审计服务需求申请表》，详细说明审计服务的内容、范围、时间要求、质量标准等。2.《采购审计服务需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至公司采购管理部门。（二）采购管理部门审核1.采购管理部门收到《采购审计服务需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.如需求不合理或不符合公司相关规定，采购管理部门应与需求部门沟通，提出修改意见，直至需求合理合规。（三）询价准备1.采购管理部门根据审核通过的需求，制定询价文件。询价文件应包括以下内容：询价邀请函，明确询价的项目名称、内容、要求、时间安排等。采购审计服务需求说明书，详细描述审计服务的具体内容、范围、质量标准等。供应商报价表，规定报价的格式和内容，包括审计服务费用、其他费用明细等。供应商资格要求，明确参与询价的供应商应具备的资质、业绩、信誉等条件。询价响应文件格式，规定供应商应提交的文件内容和格式要求。2.采购管理部门通过公司内部网站、行业媒体、供应商库等渠道发布询价邀请函，邀请符合资格要求的供应商参与询价。（四）供应商报名1.供应商在收到询价邀请函后，应在规定的时间内填写《供应商报名登记表》，提交相关证明材料，如营业执照副本、资质证书、业绩证明、信誉证明等，向采购管理部门报名。2.采购管理部门对报名供应商进行资格审查，核实其提交的证明材料真实性和有效性。对于不符合资格要求的供应商，采购管理部门应及时通知其报名无效。（五）询价文件发放1.采购管理部门向资格审查合格的供应商发放询价文件。2.供应商应在收到询价文件后，仔细阅读文件内容，如有疑问应在规定的时间内以书面形式向采购管理部门提出。（六）供应商报价1.供应商应根据询价文件的要求，在规定的时间内编制报价文件，密封后提交至采购管理部门。2.报价文件应包括报价表、审计服务方案、服务承诺、业绩证明、售后服务措施等内容。3.供应商的报价应明确、清晰，不得有模糊不清或歧义性的表述。报价应包含完成采购审计服务所需的全部费用，不得有漏项或其他不合理的价格条款。（七）开标与评标1.采购管理部门组织开标会议，邀请所有参与询价的供应商代表参加。开标会议应公开进行，宣布各供应商的报价及其他相关信息。2.采购管理部门组建评标小组，评标小组由公司内部相关部门的专业人员组成，成员应具备丰富的采购审计经验和专业知识。3.评标小组对供应商的报价文件进行评审，评审内容包括报价合理性、审计服务方案可行性、服务承诺可靠性、业绩与信誉情况、售后服务措施等。4.评标小组根据评审结果，按照事先确定的评标标准进行打分，推荐得分最高的供应商为中标候选人。（八）结果公示1.采购管理部门将评标结果在公司内部网站进行公示，公示期为[X]个工作日。2.在公示期内，如其他部门或个人对评标结果有异议，可向采购管理部门提出书面质疑。采购管理部门应及时对质疑进行调查核实，并将处理结果反馈给质疑人。（九）合同签订1.如公示期内无异议，采购管理部门通知中标供应商签订采购审计服务合同。2.合同应明确双方的权利和义务，包括审计服务内容、范围、时间、费用支付方式、质量标准、违约责任等条款。3.合同签订后，双方应严格履行合同约定，确保采购审计服务的顺利实施。三、询价文件编制要求（一）准确性询价文件应准确描述采购审计服务的需求，避免出现模糊不清或歧义性的表述。对于审计服务的内容、范围、质量标准等关键信息，应详细、具体地说明，确保供应商能够准确理解询价要求。（二）完整性询价文件应涵盖采购审计服务询价活动的各个方面，包括询价邀请函、需求说明书、报价表、资格要求、响应文件格式等。同时，应明确询价活动的流程、时间安排、评审标准等内容，保证询价文件的完整性。（三）规范性询价文件的格式、内容应符合相关法律法规和行业标准的要求，语言表达应严谨规范。文件中的术语、定义应统一、明确，避免出现前后矛盾或不一致的情况。（四）公正性询价文件应体现公平公正的原则，对待所有参与询价的供应商应一视同仁。资格要求、评审标准等内容应合理、客观，不得设置歧视性条款或不合理的条件限制供应商参与询价。四、供应商管理（一）供应商库建立1.采购管理部门负责建立公司的供应商库，对参与过公司采购审计服务询价活动及其他采购项目的供应商进行登记和管理。2.供应商库应包括供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信誉评价等内容，并定期进行更新和维护。（二）供应商评价1.采购管理部门在每次采购审计服务询价活动结束后，对参与询价的供应商进行评价。评价内容包括报价合理性、服务质量、交货期、售后服务等方面。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在今后的询价活动中可给予一定的优惠政策或优先考虑；对于不合格供应商，应限制其参与公司的采购活动。（三）供应商培训与沟通1.采购管理部门定期组织供应商培训，向供应商介绍公司的采购政策、流程、要求等内容，提高供应商对公司采购活动的认识和理解。2.加强与供应商的沟通交流，及时了解供应商的需求和意见，解决供应商在参与采购活动过程中遇到的问题，建立良好的合作关系。五、监督与管理1.公司内部审计部门负责对采购审计服务询价活动进行监督检查，确保询价过程符合法律法规和公司制度的要求。2.审计部门应定期对询价文件、报价文件、评标记录等资料进行审查，发现问题及时督促采购管理部门进行整改。（二）违规处理1.对于在采购审计服务询价活动中违反法律法规、公司制度或存在违规行为的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括警告、罚款、暂停采购活