采购外出询价管理制度

PAGE采购外出询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购外出询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及采购外出询价的部门及人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购外出询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应公开透明，确保供应商能够充分了解询价要求，参与公平竞争。4.效益原则：通过合理的询价程序，选择最优供应商，实现采购效益最大化，降低公司采购成本。二、询价流程（一）询价申请1.需求部门提交：各需求部门根据采购需求，填写《采购外出询价申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核与批准：申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行审核，核实需求的合理性与必要性。审核通过后，报分管领导批准。对于重大采购项目，需经总经理审批。（二）询价准备1.组建询价小组：采购部门根据采购项目的特点和要求，组建询价小组。询价小组由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成，人数不得少于三人。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求，制定询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、报价要求、交货时间及地点、售后服务要求等内容。询价文件应明确、详细，避免模糊不清或歧义性条款。3.确定询价供应商：询价小组通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，向其发出询价邀请。同时，也可通过行业网站、招标平台、供应商推荐等方式扩大询价范围，确保询价供应商具有一定的数量和代表性。（三）询价实施1.发放询价文件：采购人员将询价文件以书面或电子形式发送给选定的供应商，并要求供应商在规定时间内进行报价。在发放询价文件时，应明确告知供应商询价的截止时间、报价方式及要求等重要信息。2.供应商报价：供应商应按照询价文件的要求，在规定时间内提交报价文件。报价文件应包括报价单、技术方案、售后服务承诺等内容。供应商应对报价的真实性、准确性负责，不得虚报、瞒报价格及相关信息。3.询价小组评审：询价小组对供应商的报价文件进行评审。评审内容包括报价合理性、技术方案可行性、售后服务承诺等方面。询价小组应根据评审标准，对各供应商的报价进行综合评估，必要时可要求供应商进行澄清或提供补充资料。（四）询价结果确定1.推荐成交供应商：询价小组根据评审结果，推荐成交供应商。推荐的成交供应商应满足采购需求、报价合理、技术方案可行、售后服务良好等条件。询价小组应出具书面的询价评审报告，说明推荐成交供应商的理由及依据。2.结果审批：采购部门将询价评审报告报分管领导审批。对于重大采购项目，需经总经理审批。审批通过后，确定最终的成交供应商。（五）签订采购合同1.合同起草：采购部门根据询价结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规及公司相关规定，确保合同的合法性、有效性和可操作性。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交至法务部门进行审核。法务部门对合同条款进行合法性审查，提出修改意见。采购部门根据法务部门的意见对合同进行修改完善，确保合同无法律风险。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由公司授权代表与成交供应商签订合同。签订合同前，应确保双方对合同条款无异议，并加盖双方公章或合同专用章。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。三、询价纪律（一）询价人员纪律1.询价人员应严格遵守本制度及公司的各项规章制度，不得泄露询价过程中的商业机密和敏感信息。2.在询价过程中，询价人员应保持公正、廉洁，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。3.询价人员应认真履行职责，积极参与询价活动，不得敷衍塞责、推诿扯皮。对于询价过程中出现的问题，应及时向领导汇报并提出解决方案。（二）供应商纪律1.供应商应如实提供报价及相关信息，不得虚假报价、恶意低价竞争或串通报价。2.供应商在询价过程中，不得向询价人员行贿、提供回扣或其他不正当利益，干扰询价活动的正常进行。3.供应商应严格遵守询价文件的要求和规定，按时提交报价文件，并积极配合询价小组的评审工作。对于询价小组提出的疑问和要求，应及时给予答复和提供相关资料。四、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购外出询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、询价文件是否规范、询价结果是否公正等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门应建立健全内部监督机制，对询价过程进行全程跟踪和监督。采购人员应定期向部门负责人汇报询价进展情况，确保询价活动的顺利进行。（二）外部监督1.接受公司内部其他部门及员工的监督。如发现采购外出询价活动存在违规行为，任何部门或员工均可向公司相关领导或部门举报。公司应及时对举报内容进行调查核实，并根据调查结果进行处理。2.接受供应商及社会公众的监督。公司应公开采购外出询价的相关信息，确保供应商及社会公众能够及时了解公司的采购政策和程序。对于供应商及社会公众提出的意见和建议，公司应认真对待，及时改进工作。五、档案管理（一）档案收集采购部门负责收集采购外出询价活动过程中产生的各类文件和资料，包括询价申请表、询价文件、供应商报价文件、询价评审报告、采购合同等。档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理采购部门对收集到的档案资料进行整理分类，按照时间顺序、项目类别等进行编号和归档。档案整理应规范、有序，便于查阅和管理。（三）档案保管档案管理人员应妥善保管采购外出询价档案，确保档案的安全和完整。档案保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般采购项目档案保管期限为[X]年，重大采购项目档案保管期限为[X]年。（四）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅采购外出询价档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅档案时，应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁档案资