采购及招投标管理制度

PAGE采购及招投标管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购及招投标活动，加强对采购及招投标工作的管理和监督，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构及所属子公司的采购及招投标活动。（三）基本原则1.依法合规原则采购及招投标活动应当严格遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规章制度，确保活动合法合规。2.公开公平公正原则采购及招投标活动应当公开透明，公平对待所有参与方，确保招投标过程公正。3.效益优先原则采购及招投标活动应当以提高公司经济效益为目标，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高采购效率。4.诚实守信原则参与采购及招投标活动的各方应当诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒、欺诈或提供虚假信息。二、采购管理（一）采购计划1.需求分析各部门应定期对本部门的物资、服务需求进行分析，结合公司发展战略和业务计划，制定详细的采购需求清单。2.采购计划编制采购部门根据各部门提交的采购需求清单，结合库存情况、市场供应情况等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容。3.采购计划审批采购计划编制完成后，应提交公司相关领导进行审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。（二）供应商管理1.供应商选择采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出合适的供应商，并对其进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商准入经评估合格的供应商，采购部门应与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。合作协议应包括采购产品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。同时，采购部门应将供应商信息录入公司供应商管理系统，建立供应商档案。3.供应商考核采购部门应定期对供应商的表现进行考核，考核内容包括交货期、产品质量、价格水平、售后服务等方面。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应暂停与其合作，并从供应商数据库中删除其信息。（三）采购流程1.采购申请各部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算等内容，并提交给采购部门。采购申请表应经部门负责人签字确认。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，应进行初审。初审通过后，提交公司相关领导进行审批。审批通过后的采购申请表作为采购活动的依据。3.采购实施采购部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。采购部门应按照相关法律法规和公司内部规章制度的要求，组织实施采购活动。4.合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购产品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，应及时将合同副本提交给相关部门备案。5.验收付款采购产品到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收合格后，采购部门应按照采购合同的约定，及时办理付款手续。付款申请应经相关部门负责人签字确认，并提交公司财务部门审核。审核通过后，由公司财务部门支付货款。三、招投标管理（一）招标范围1.货物采购达到下列标准之一的货物采购项目，必须进行招标：（1）单项合同估算价在200万元人民币以上的；（2）单项合同估算价低于200万元人民币，但项目总投资额在3000万元人民币以上的。2.工程建设达到下列标准之一的工程建设项目，必须进行招标：（1）施工单项合同估算价在400万元人民币以上的；（2）重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上的；（3）勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上的；（4）单项合同估算价低于第（1）、（2）、（3）项规定的标准，但项目总投资额在3000万元人民币以上的。3.服务采购达到下列标准之一的服务采购项目，必须进行招标：（1）单项合同估算价在100万元人民币以上的；（2）单项合同估算价低于100万元人民币，但项目总投资额在3000万元人民币以上的。（二）招标方式1.公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标应通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布招标公告。2.邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。邀请招标应向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。（三）招标程序1.招标申请项目实施部门根据项目需求，填写招标申请表，详细说明招标项目的名称、内容、预算、招标方式等内容，并提交给采购部门。招标申请表应经部门负责人签字确认。2.招标审批采购部门收到招标申请表后，应进行初审。初审通过后，提交公司相关领导进行审批。审批通过后的招标申请表作为招标活动的依据。3.招标文件编制采购部门根据招标审批结果，组织编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、技术标准和要求、投标文件格式等内容。招标文件编制完成后，应提交公司相关领导进行审核。审核通过后的招标文件作为招标活动的依据。4.发布招标公告（或投标邀请书）采购部门根据招标文件的内容，在国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布招标公告（或向特定的法人或者其他组织发出投标邀请书）。招标公告（或投标邀请书）应明确招标项目的名称、内容、预算、招标方式、投标人资格要求、投标文件递交截止时间、开标时间及地点等内容，并要求潜在投标人提供相关证明材料。5.资格预审对于公开招标项目，采购部门应组织对潜在投标人进行资格预审。资格预审应根据招标文件中规定的投标人资格要求，对潜在投标人的资质证书、营业执照、业绩证明、财务状况等方面进行审查。资格预审合格的潜在投标人方可购买招标文件。6.发售招标文件采购部门向资格预审合格的潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件费用及相关保证金。招标文件费用及相关保证金应按照国家有关规定和公司内部规章制度的要求进行收取和管理。7.踏勘现场采购部门应组织潜在投标人踏勘现场，使其了解招标项目现场的地形、地貌、地质、水文等情况，以及施工现场的周围环境和条件等情况。踏勘现场的时间、地点等内容应在招标文件中明确规定。8.投标文件编制与递交潜在投标人应根据招标文件的要求，编制投标文件。投标文件应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等内容。投标文件编制完成后，应在招标文件规定的投标文件递交截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。9.开标采购部门应按照招标文件规定的开标时间和地点，组织开标会议。开标会议应由招标人或其委托的招标代理机构主持，邀请所有投标人参加。开标会议应宣布开标纪律、公布在投标文件递交截止时间前收到的投标文件的密封情况、开标顺序、唱标内容等内容，并记录开标过程。10.评标采购部门应按照招标文件规定的评标办法，组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会应由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照评标办法的规定，对投标文件的技术、商务、价格等方面进行评审，并推荐中标候选人。11.定标公司相关领导根据评标委员会推荐的中标候选人，结合公司的实际情况，确定中标人。中标人确定后，采购部门应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。12.合同签订采购部门与中标人签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、内容、预算、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，应及时将合同副本提交给相关部门备案。四、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督公司审计部门应定期对采购及招投标活动进行审计监督，检查采购及招投标活动是否符合国家法律法规、行业标准及公司内部规章制度的要求，是否存在违规行为。2.纪检监察部门监督公司纪检监察部门应加强对采购及招投标活动的监督检查，严肃查处采购及招投标活动中的违法违纪行为，维护公司的利益和形象。（二）外部监督1.政府监督采购及招投标活动应接受政府相关部门的监督检查，如财政部门、审计部门、监察部门等监督检查，严格遵守国家法律法规和行业标准的要求。2.社会监督采购及招投标活动应接受社会公众的监督，如媒体监督、行业协会监督等。公司应积极配合社会监督，及时处理社会公众反映的问题，提高采购及招投标活动的透明度和公信力。五、法律责