高校采购管理制度及流程

PAGE高校采购管理制度及流程一、总则（一）目的为了规范高校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有潜在供应商享有平等参与机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑资金使用效益，降低采购成本。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行采购合同约定的各项义务。二、采购管理机构及职责（一）采购工作领导小组1.组成：由学校领导及相关职能部门负责人组成。2.职责：负责审议学校采购工作的重大事项，制定采购政策和制度，监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.组成：学校设立专门的采购部门，配备专业采购人员。2.职责：负责组织实施采购活动，包括编制采购计划、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。（三）需求部门1.职责：提出采购需求，参与采购文件编制、评标等工作，负责采购项目的验收和使用管理。（四）监督部门1.组成：学校纪检监察部门等。2.职责：对采购活动进行全程监督，受理采购投诉，查处采购违法违纪行为三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校预算编制要求进行申报。（二）预算审核与调整1.采购部门对需求部门提交的采购预算进行审核，提出审核意见。2.因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应按规定程序报学校审批。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购货物或服务达到规定限额标准以上，且符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.程序：采购部门按照规定发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.程序：采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书，组织开标、评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.程序：采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事项进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用条件：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.程序：采购部门组织专家进行论证，报学校批准后，与供应商协商确定成交价格。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.程序：采购部门向有关供应商发出询价通知书，要求其报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购部门。(二)采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核。2.对于预算金额较大或重要的采购项目，采购部门应提交采购工作领导小组审议批准。（三）采购文件编制1.根据采购项目特点和采购方式，采购部门编制采购文件。2.采购文件应包括采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。（四）采购信息发布1.采购部门通过学校官网、政府采购指定媒体等渠道发布采购信息。2.采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购文件获取时间和方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（五）供应商报名与资格审查1.有意参加采购项目的供应商按照采购信息要求报名，提交相关证明材料。2.采购部门对供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。（六）开标、评标或谈判1.采购部门按照规定时间和地点组织开标、评标或谈判活动。2.开标时应当众宣读供应商的投标报价、技术方案等内容；评标或谈判过程中，评审专家应按照评标标准或谈判要求进行评审和谈判，确定中标或成交供应商。（七）中标或成交结果公示1.采购部门将中标或成交结果在学校官网等指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示期间，如有供应商对中标或成交结果提出质疑，采购部门应及时进行调查处理。（八）合同签订1.采购部门与中标或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。(九)采购验收1.需求部门负责组织采购项目的验收工作。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收，填写验收报告。（十）资金支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，办理资金支付手续。2.资金支付应严格按照学校财务管理制度和相关规定执行。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在中标或成交结果公示期满后一定期限内与供应商签订采购合同，合同内容应符合法律法规和采购文件要求。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的各项义务。2.需求部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并按照规定程序办理相关手续。2.合同变更或解除后，双方应及时清理有关债权债务。（四）合同档案管理采购部门应建立采购合同档案，妥善保管合同文本及相关资料，以备查阅。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素。2.风险因素包括采购政策风险、采购流程风险、供应商风险、合同风险等。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险等级。2.风险等级分为高、中、低三级。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。2.对于高风险因素，应采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险因素，应加强管理，降低风险发生概率；对于低风险因素，应进行日常关注，适时进行风险排查。八、监督与检查（一）内部监督1.学校采购工作领导小组定期对采购活动进行监督检查，发现问题及时整改。2.采购部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员和采购活动的日常监督。（二）外部监督1.接受财政、审计、监察等部门的监督检查。2.对社会公众的投诉举报及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。九、违规处理（一）对采购部门及采购人员违规行为的处理1.采购部门及采购人员在采购活动中存在违规行为的，学校将视情节轻重给予批评教育、警告、记过、撤职等处分。2.对违规行为造成