采购例行询价制度

PAGE采购例行询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购活动，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资及服务符合公司需求，特制定本采购例行询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、服务采购的部门及相关项目。涵盖办公用品、设备采购、原材料采购、外包服务等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，通过公平竞争选择最优供应商。3.公开透明原则：采购过程中的询价信息、供应商选择标准、采购结果等应及时公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，实现采购资源的合理配置。二、询价流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期填写《采购需求申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.对于紧急采购需求，应在申请表中注明紧急原因，并确保相关审批流程能够快速通过。（二）需求审核1.采购部门收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行初步审核。2.涉及金额较大或对公司业务有重大影响的采购需求，需提交公司管理层进行审核，确保采购决策符合公司整体战略和利益。（三）询价准备1.根据采购需求，采购人员收集相关物资或服务的市场信息，包括但不限于供应商名录、产品价格范围、行业动态等。2.整理采购需求的技术规格、质量标准等详细要求，以便向供应商准确传达。（四）询价发出1.采购人员向多家潜在供应商发出询价函，询价函应明确采购需求的各项细节，要求供应商在规定时间内回复报价及相关产品或服务信息。2.询价函可通过邮件、传真或书面形式发送，确保供应商能够及时收到。（五）供应商报价及响应1.供应商收到询价函后，应在规定时间内按照要求填写报价单，注明产品或服务的价格、交货期、售后服务等内容，并加盖公章或相关授权章后回复采购部门。2.采购人员对供应商的报价进行整理和记录，对比不同供应商的报价及提供的产品或服务差异。（六）询价评估1.采购部门组织相关人员（如技术专家、质量管理人员、财务人员等）对供应商的报价及响应情况进行综合评估。2.评估内容包括价格合理性、产品质量、交货期可靠性、售后服务能力、供应商信誉等方面。3.根据评估结果，对各供应商进行排序，初步确定拟选用的供应商名单。（七）采购决策1.将拟选用的供应商名单及评估情况提交公司管理层审批。2.管理层根据采购部门的建议及公司实际情况做出最终采购决策。（八）合同签订1.根据采购决策结果，采购部门与选定的供应商签订采购合同。2.合同应明确双方的权利义务、产品或服务规格、价格、交货期、付款方式、质量验收标准、违约责任等条款，确保合同内容完整、合法有效。三、询价周期（一）常规物资及服务询价周期对于常用的办公用品、一般性原材料等物资采购以及常规的服务采购，原则上每季度进行一次例行询价。（二）特殊情况询价周期调整1.市场价格波动较大的物资或服务，根据市场变化情况适时缩短询价周期，可每月或每两个月进行一次询价。2.对于新出现的物资或服务需求，首次询价后应在短期内（如一个月内）进行跟踪询价，以确保采购价格的合理性。四、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有合法经营资质，具备良好的商业信誉和财务状况。2.产品质量可靠，能够满足公司采购需求的技术规格和质量标准要求。3.价格合理，在同行业中具有一定的价格竞争力。4.交货期能够满足公司业务需要，具备较强的供应能力和应急处理能力。5.具备完善的售后服务体系，能够及时响应公司的售后需求。（二）供应商名录建立与维护1.采购部门负责建立和维护公司的供应商名录，定期对名录中的供应商进行评估和更新。2.对于不符合公司采购要求或出现违规行为的供应商，及时从名录中剔除，并补充新的合格供应商。（三）供应商考核与评价1.采购部门定期（每半年或一年）对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价。2.考核评价结果作为供应商后续合作、订单分配、价格调整等的重要依据。五、询价记录与档案管理（一）询价记录要求1.采购人员应详细记录每次询价的全过程，包括询价函内容、供应商报价、评估过程及结果等信息。2.询价记录应真实、准确、完整，保存清晰的原始记录和相关文件资料。（二）档案管理职责1.采购部门负责建立采购询价档案，指定专人负责档案的整理、归档和保管工作。2.档案管理人员应按照档案管理规定，对采购询价档案进行分类存放，确保档案资料便于查阅和检索。（三）档案保存期限采购询价档案应至少保存[X]年，以备公司内部审计、查询及追溯采购活动之用。六、监督与检查（一）内部监督机制1.公司内部审计部门定期对采购询价制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、询价记录是否完整、供应商选择是否公正等。2.设立举报渠道，鼓励公司员工对采购过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予相应奖励。（二）违规处理1.对于违反采购例行询价制度的行为，一经查实，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、警告、罚款、降职、辞退等处理。2.因违规行为给公司造成经济损失的，相