采购三级审批制度

PAGE采购三级审批制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购流程，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，防范采购风险，特制定本采购三级审批制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：追求采购资金的最大使用效益，通过合理的采购决策和流程控制，降低采购成本，提高采购质量。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购审批流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：需求部门根据实际工作需要，详细填写采购申请表，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并说明采购的必要性和用途。2.部门负责人审核：需求部门负责人对采购申请表进行审核，确认采购需求的真实性和合理性，签字后提交给采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到申请表后进行初审：采购部门对采购申请表进行初步审核，核实采购项目的信息完整性、合规性以及是否符合公司采购政策。2.提出初审意见：采购部门根据初审情况，提出初审意见，如同意采购，则注明采购方式建议（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等）；如不同意采购，需说明理由，并反馈给需求部门。（三）一级审批1.提交审批：采购部门将初审通过的采购申请表提交给一级审批人（通常为公司分管采购的领导）进行审批。2.一级审批人审批：一级审批人对采购项目进行全面审查，重点关注采购需求的必要性、采购方式的合理性、预算金额的准确性等。根据审批结果，签署同意采购、不同意采购或要求补充完善相关信息的意见。（四）二级审批1.提交审批：若一级审批同意采购，采购部门将采购申请表及相关资料提交给二级审批人（通常为公司财务负责人）进行审批。2.二级审批人审批：二级审批人主要从财务角度对采购项目进行审查,审核采购预算的合理性、资金来源的合规性以及对公司财务状况的影响等。签署同意支付、不同意支付或提出财务方面调整建议的意见。（五）三级审批1.提交审批：经过一、二级审批同意后，采购部门将采购申请表及相关资料提交给三级审批人（通常为公司总经理）进行最终审批。2.三级审批人审批：三级审批人对采购项目进行综合决策，全面考虑采购项目对公司整体业务的影响、战略目标的契合度等因素。根据审批结果，签署最终同意采购、不同意采购或要求进一步论证的意见。（六）审批结果反馈1.采购部门根据审批意见执行：采购部门根据各级审批人的意见，及时调整采购计划或终止采购项目。如审批通过，按照既定的采购方式组织实施采购活动。2.反馈审批结果给需求部门：采购部门将审批结果及时反馈给需求部门，告知其采购项目的进展情况。三、各级审批职责（一）需求部门职责1.准确提出采购需求：负责根据实际工作需要准确填写采购申请表，详细描述采购项目的规格、数量、质量要求等信息，确保采购需求真实、合理、明确。2.说明采购必要性和用途：清晰阐述采购项目对部门工作的重要性以及预期用途，为采购决策提供充分依据。3.配合采购部门工作：在采购过程中，积极配合采购部门，提供必要的技术支持和信息，协助采购部门与供应商进行沟通和谈判。（二）采购部门职责1.初审采购申请：对需求部门提交的采购申请表进行初步审核，检查信息完整性、合规性以及是否符合公司采购政策。2.制定采购策略：根据采购项目特点和公司规定，提出合理的采购方式建议，并制定相应的采购策略和计划。3.组织采购活动：按照审批通过的采购方式和计划，负责组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标、签订采购合同等。4.供应商管理：建立和维护供应商数据库,对供应商进行评估、选择和管理，确保供应商的资质符合要求、信誉良好、供应能力可靠。5.合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行和监督，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求，保障合同的有效执行。6.采购过程监督：对采购过程进行全程监督，确保采购活动公开、公平、公正，防止出现违规行为和腐败现象。7.采购结果反馈：及时将采购审批结果和采购进展情况反馈给需求部门，并解答需求部门在采购过程中的疑问。（三）一级审批人职责1.全面审查采购项目：从公司整体业务和战略角度出发，对采购项目的必要性、合理性、采购方式的适用性等进行全面审查。2.把控采购风险：评估采购项目可能带来的风险，如市场风险、质量风险、合规风险等，并提出相应的风险防范措施。3.决策采购项目：根据审查结果，做出同意采购、不同意采购或要求进一步论证的决策，确保采购项目符合公司利益和发展需求。（四）二级审批人职责1.财务审查：从财务角度对采购项目进行严格审查，审核采购预算的合理性、资金来源的合规性以及对公司财务状况的影响。2.成本控制：评估采购项目的成本效益，提出降低采购成本的建议和意见，确保采购资金的合理使用。3.财务风险评估：识别采购项目可能存在的财务风险，如资金支付风险、税务风险等，并提出相应的防范措施。4.签署财务意见：根据审查情况，签署同意支付、不同意支付或提出财务方面调整建议的意见。（五）三级审批人职责1.综合决策：对采购项目进行综合考量，结合公司整体战略、业务需求、财务状况、市场环境等因素，做出最终的采购决策。2.战略导向把控：确保采购项目与公司战略目标相一致，能够为公司的长期发展提供支持和保障。3.重大事项审定：对涉及重大金额、重要物资或服务以及具有重大影响的采购项目进行重点审定，防范决策失误带来的风险。4.最终审批意见签署：根据综合评估结果，签署最终同意采购、不同意采购或要求进一步论证的意见。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购项目达到国家规定的公开招标数额标准以上。采购项目具有明确的技术规格和标准，市场竞争充分。采购项目的需求具有普遍性，不存在特定的供应商垄断市场的情况。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件。采购部门组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.招标程序：采购部门根据采购项目特点和供应商信息，选择若干家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。被邀请的供应商按照投标邀请书的要求，购买招标文件并参加投标。采购部门组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家组成。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组邀请符合条件的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。供应商按照谈判文件的要求进行报价，并与谈判小组进行谈判。根据谈判结果，谈判小组确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购部门向有关供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书的要求进行报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.适用条件：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。采购申请表提交给各级审批人进行审批。审批通过后，采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。采购部门与单一供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订采购部门在确定中标供应商或成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。（二）合同审核采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交给公司法律部门或法律顾问进行审核。法律部门或法律顾问应对合同条款的合法性、合规性进行审查，提出修改意见和建议。采购部门根据审核意见对合同草案进行修改完善，确保合同符合法律法规要求。（三）合同履行1.供应商履行合同：供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务，按时交付货物或提供服务。2.采购部门监督合同履行：采购部门应定期对供应商的合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商未按照合同约定履行义务，采购部门应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。（四）合同变更1.变更申请：在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并填写合同变更申请表，说明变更的原因、内容和影响。2.变更审批：合同变更申请表提交给各级审批人进行审批。审批通过后采购部门与供应商签订合同变更协议，确保合同变更的合法性和有效性。（五）合同终止1.合同终止情形：采购合同在以下情形下可以终止：合同履行完毕、双方协商一致解除合同、因不可抗力导致合同无法履行、一方严重违反合同约定等。2.终止程序：采购部门应在合同终止情形出现后，及时与供应商协商办理合同终止手续。合同终止后，采购部门应清理合同文件和资料，做好合同归档工作。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购工作进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、供应商管理情况等，发现问题及时整改。2.公司内部审计：公司内部审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等，发现问题及时提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）外