采购三家比价询价制度

PAGE采购三家比价询价制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购活动，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资采购、工程发包、服务采购等项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、维修服务、咨询服务等。3.基本原则公平公正原则：采购活动应遵循公平竞争的原则，给予所有潜在供应商平等的机会参与报价和竞争，不得偏袒任何一方。公开透明原则：采购过程中的相关信息，如采购需求、供应商资格要求、报价情况、评审标准等应向所有相关人员公开，确保透明度。质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合公司要求。成本效益原则：通过合理的比价询价，选择性价比最优的供应商，实现采购成本的有效控制，提高公司经济效益。二、比价询价流程1.采购申请各部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请的必要性和合理性进行审核，签字确认后提交至采购部门。2.采购部门受理采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审查，核实采购需求的准确性和完整性。根据采购项目的性质和特点，确定是否采用三家比价询价方式进行采购。对于符合比价询价条件的项目，采购部门制定采购计划，明确采购流程和时间节点。3.供应商选择与邀请采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出至少三家符合条件的供应商，并向其发出询价邀请函。询价邀请函应明确采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、报价截止时间、交货时间和地点等内容。对于新的采购项目或重要采购项目，采购部门可通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式拓展供应商资源，邀请更多潜在供应商参与比价询价。4.供应商报价供应商收到询价邀请函后，应在规定的报价截止时间前，将密封的报价文件送达采购部门或按照采购部门指定的方式提交报价。报价文件应包括报价单、产品规格说明书、质量保证承诺、售后服务承诺等内容。采购部门对供应商的报价文件进行签收和登记，检查报价文件的完整性和密封性。如发现报价文件有缺失或破损等情况，应及时通知供应商进行补充或更换。5.比价与评审采购部门组织相关人员对供应商的报价进行比价。比价人员应认真核对各供应商的报价明细，包括产品价格、运费、税费、售后服务费用等，确保比价的准确性。根据采购项目的特点和需求，制定评审标准。评审标准可包括价格、质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面。评审人员按照评审标准对各供应商的报价文件进行综合评审，填写《比价询价评审表》。评审过程应客观、公正、透明，评审结果应经评审人员签字确认。在比价与评审过程中，如发现供应商的报价存在明显不合理或异常情况，采购部门应及时与供应商沟通，要求其作出合理说明或提供相关证明材料。6.确定中标供应商根据比价与评审结果，采购部门确定中标供应商。中标供应商应满足评审标准中各项要求，且报价最低或综合得分最高。采购部门向中标供应商发出《中标通知书》，同时将中标结果通知其他未中标供应商。《中标通知书》应明确采购项目名称、中标供应商名称、中标价格、交货时间和地点等内容。7.签订采购合同采购部门与中标供应商按照《中标通知书》的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间和地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应提交公司法律部门或专业法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，维护公司合法权益。审核通过后的采购合同，经双方签字盖章后生效。三、比价询价相关人员职责1.采购部门职责负责采购项目计划的制定和组织实施，包括供应商选择、询价、比价、评审、合同签订等工作。建立和维护供应商数据库，收集、整理和更新供应商信息，确保供应商资源的丰富和有效。与供应商进行沟通和协调，解答供应商的疑问，处理采购过程中的相关问题。对采购项目的执行情况进行跟踪和监督，确保供应商按时、按质、按量交货，协调解决合同履行过程中的纠纷。定期对采购工作进行总结和分析，评估采购效果，提出改进建议和措施，不断完善采购管理制度和流程。2.申请部门职责根据实际工作需要，准确填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的需求信息，确保采购申请的必要性和合理性。配合采购部门进行供应商选择和评审工作，提供相关技术支持和需求说明，协助采购部门对供应商的报价和产品质量进行评估。在采购合同签订后，负责对采购物资或服务的验收工作，确保所采购的物资和服务符合公司要求。如发现问题，及时与采购部门和供应商沟通协调，提出处理意见。3.评审人员职责认真参与比价询价评审工作，按照评审标准对供应商的报价文件进行客观、公正的评审。对评审过程中发现的问题和疑问进行记录和反馈，积极参与讨论和决策，确保评审结果的准确性和可靠性。在评审过程中，严格遵守公司的保密制度，不得泄露评审过程中的相关信息和供应商的商业机密。评审结束后，妥善保管评审资料，以备后续查阅和审计。4.监督部门职责对采购活动进行全程监督，确保采购过程符合公司制度和相关法律法规要求，防止违规操作和不正当行为的发生。受理采购活动中的投诉和举报，对投诉和举报内容进行调查核实，及时处理采购过程中的违规违纪问题，并将处理结果反馈给相关部门和人员。定期对采购制度的执行情况进行检查和评估，提出改进建议和措施，促进采购工作的规范化和制度化。四、价格调整与合同变更1.价格调整在采购合同履行期间，如遇市场价格波动较大或原材料价格上涨等因素，导致原采购价格明显不合理，采购部门应及时与供应商协商，根据市场行情和实际情况，对采购价格进行调整。价格调整应遵循公平合理、协商一致的原则，双方应签订价格调整协议，并作为采购合同的补充文件。价格调整协议应明确价格调整的原因、调整幅度、调整时间等内容。2.合同变更在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商进行沟通协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的条款内容、变更原因、双方的权利和义务等事项。合同变更协议签订前，应提交公司法律部门或专业法律顾问进行审核，确保变更后的合同条款符合法律法规要求，维护公司合法权益。审核通过后的合同变更协议，经双方签字盖章后生效。五、验收与付款1.验收采购物资或服务到货后，申请部门应按照采购合同的要求及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量标准、外观等方面。验收人员应认真填写《验收报告》，详细记录验收情况。如验收合格，验收人员应签字确认；如发现问题，应注明问题详情，并提出处理意见。验收报告应提交采购部门备案。对于重要物资或服务项目以及金额较大的采购项目，采购部门可会同质量控制部门、技术部门等相关人员共同进行验收，确保验收结果的准确性和可靠性。2.付款采购部门根据采购合同和验收报告，按照公司财务制度的规定，办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证。财务部门对付款申请进行审核，核实付款金额、付款方式、付款时间等是否符合合同约定和公司财务制度要求。审核通过后，按照公司规定的审批流程进行付款。在付款过程中，如发现供应商提供的发票不符合规定或存在其他问题，财务部门应及时通知采购部门与供应商沟通解决，确保付款工作的顺利进行。六、档案管理1.采购档案内容采购活动过程中形成的各类文件和资料，包括采购申请表、询价邀请函、供应商报价文件、比价询价评审表、中标通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等，均应作为采购档案进行管理。采购档案应按照项目类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。2.档案保管与查阅采购部门应指定专人负责采购档案的保管工作，建立采购档案保管制度，确保档案资料的安全和保密。采购档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度的规定执行。在保管期限内，未经批准，任何人不得擅自销毁或涂改采购档案。因工作需要查阅采购档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复印、拍照或带出档案资料，如需复制相关资料，应按照公司规定办理审批手续。七、监督与考核1.内部监督公司内部监督部门负责对采购活动进行全程监督，定期检查采购制度的执行情况，确保采购过程的合规性和公正性。监督部门应加强对采购申请、供应商选择、比价询价、合同签订、验收付款等环节的监督检查，发现问题及时督促整改，并对违规行为进行严肃处理。2.供应商考核采购部门应建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行考核评价。考核评价结果应记录在供应商档案中，并作为后续采购决策的重要依据。对于考核不合格或出现严重违约行为的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消供应商资格等。3.采购人员考核公司应建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、业务能力、职业操守等方面