采物业总公司采购制度

PAGE采物业总公司采购制度一、总则（一）目的为加强采物业总公司采购工作的管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于采物业总公司及所属各部门、分公司、子公司的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部和外部的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈或违约。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划和预算。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门，其职责如下：1.制定和执行采购计划。2.寻找、筛选、评估和选择供应商。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。5.建立和维护供应商档案，管理采购信息。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核。3.质量部门：负责对采购物资和服务的质量进行检验和监督。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据生产经营计划和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、交货时间等内容。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购计划制定1.采购部接到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况和采购预算，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：采购部对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格等方面的情况，确定入围供应商名单。3.供应商评估：采购部定期对入围供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。4.供应商档案建立：采购部建立供应商档案，并及时更新供应商的相关信息，包括供应商的基本情况、资质证书、业绩记录、评估结果等。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部根据采购计划，与选定的供应商进行谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。2.采购合同签订：采购谈判达成一致后，采购部起草采购合同，经公司法律顾问审核后提交至公司领导审批。审批通过后，采购部与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（五）采购合同执行与验收1.采购合同执行：采购部负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.验收：采购物资或服务到货后，采购部通知需求部门和质量部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资或服务的质量、数量、规格等进行检验，填写《验收报告》。验收合格的，由需求部门签字确认；验收不合格的，采购部应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（六）采购付款1.采购部根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续。付款方式应根据采购合同的约定和公司资金状况确定，如支票、汇票、电汇等。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：采购部制定招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。与中标供应商签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：对于金额较小、技术简单、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价函，询问采购物资或服务的价格、交货期等信息。供应商根据询价函要求进行报价。采购部对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、采购需求具有一定特殊性的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等内容。邀请符合条件的供应商参加谈判。组织谈判小组与供应商进行谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因和理由。《单一来源采购申请表》经采购决策委员会审批后，采购部与供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司年度生产经营计划和采购需求，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、采购时间等内容，并明确采购预算的总额。2．采购预算草案经财务部门审核后，提交至公司领导审批。审批通过后的采购预算作为公司年度采购工作的控制依据。（二）预算执行1.采购部应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算管理规定办理相关审批手续。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督和检查，定期向公司领导汇报采购预算的执行情况。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、采购需求变化等原因，导致原采购预算无法满足实际采购需要时，采购部应及时提出采购预算调整申请。2.采购预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并附相关证明材料。采购预算调整申请经采购决策委员会审批后，财务部门按照审批结果调整采购预算。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.根据风险识别和评估结果，对风险进行分类和分级，确定风险的严重程度和影响范围。（二）风险应对措施1.针对不同类型和级别的风险，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可采取选择信誉良好的供应商、签订详细的采购合同、要求供应商提供担保等措施；对于质量问题风险，可加强对采购物资的检验和监督、要求供应商提供质量保证等措施。2.采购部应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保风险得到有效控制。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制[此处可补充具体的监控指标和方法]，对采购活动进行实时监控，及时发现和预警风险。2.当采购风险达到预警级别时，采购部应及时采取措施进行处理，并向公司领导汇报风险情况和处理结果。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订和履行情况以及采购资金的使用情况等。2.采购部应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司内部的监督和检查。（二）外部监督1.采购活动应接受政府相关部门的监督检查，如财政