酒店采购委员会工作制度

PAGE酒店采购委员会工作制度一、总则（一）目的为规范酒店采购工作流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证酒店物资和服务的质量，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于酒店采购委员会（以下简称“委员会”）组织的所有采购活动，包括但不限于酒店运营所需的各类物资采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：委员会成员应秉持公平公正的态度，对待所有供应商，不偏袒任何一方，确保采购过程透明、竞争充分。3.效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过科学合理的采购决策，降低采购成本，提高酒店经济效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合酒店运营需求和质量标准。二、组织架构（一）采购委员会组成采购委员会由酒店高层管理人员、相关部门负责人及专业采购人员组成。具体成员如下：1.主任：[酒店总经理姓名]2.副主任：[分管采购工作的副总经理姓名]3.成员：财务部经理、运营部经理、工程部经理、餐饮部经理、客房部经理、采购部经理及相关专业采购人员（二）职责分工1.主任职责全面领导采购委员会工作，对采购决策的正确性和采购工作的整体效果负责。审批采购委员会的重要决议和报告，协调解决采购工作中的重大问题。2.副主任职责协助主任开展采购委员会工作，负责组织采购项目的具体实施和监督。审核采购项目的预算、采购计划和采购合同，提出意见和建议。定期向主任汇报采购工作进展情况，及时反馈采购过程中出现的问题。3.财务部经理职责负责审核采购项目的预算和资金安排，确保采购资金的合理使用。参与采购合同条款的审核，特别是涉及财务条款的审核，防范财务风险。对采购项目的成本效益进行分析和评估，并提供财务方面的决策支持。4.运营部经理职责根据酒店运营需求，提出物资和服务采购需求，参与采购项目的前期调研和需求论证。协助采购委员会对采购项目的技术规格、质量标准等进行审核，确保所采购的物资和服务符合运营要求。参与采购合同的验收工作，对物资和服务的实际使用效果进行评估。5.工程部经理职责负责审核涉及工程设备、材料等采购项目的技术参数和质量标准，提供专业技术支持。参与采购项目的招标、评标等工作，对供应商提供的技术方案进行评估和审核。协助进行采购设备的安装调试和验收工作，确保设备正常运行。6.餐饮部经理职责根据餐饮部经营需求，提出食品、饮料、餐具等采购需求，参与采购项目的需求调研和论证。协助采购委员会对餐饮类采购项目的质量、口味、规格等进行审核，确保所采购的食品和饮料符合餐饮部经营要求。参与餐饮类采购合同的验收工作，对采购物资进行质量检验和使用评估。7.客房部经理职责依据客房部运营情况，提出客房用品、清洁设备等采购需求，参与采购项目的前期调研和需求分析。协助审核客房类采购项目的质量标准和规格要求，确保所采购的客房用品和设备满足客房部服务需求。参与客房类采购合同的验收工作，对采购物资的使用效果进行评价。8.采购部经理职责负责采购委员会日常工作的组织和协调，制定采购工作流程和规范。收集、整理采购需求信息，组织开展采购项目招标、询价、谈判等工作。建立供应商管理档案，对供应商进行评估和管理，维护良好的合作关系。负责采购合同的起草、签订和执行跟踪，协调解决采购合同履行过程中的问题。9.相关专业采购人员职责负责具体采购项目的市场调研、供应商筛选、采购文件编制等工作。参与采购项目的商务谈判和合同签订工作，确保采购条款符合酒店利益。协助采购部经理进行采购项目的验收工作，对采购物资的质量和数量进行核对。三、采购流程（一）需求申报1.各部门根据酒店运营计划和实际需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）需求审核1.采购部收到各部门提交的《采购需求申请表》后，对需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于重大采购项目或涉及多个部门的采购需求，采购部组织相关部门进行联合评审，共同论证需求的可行性和效益性。3.采购部将审核通过的采购需求汇总整理，编制《采购计划》，明确采购项目的名称、预算金额、采购时间节点等信息，并提交采购委员会审批。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和金额大小，采购部选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。2.对于公开招标和邀请招标方式采购的项目，采购部编制招标文件，发布招标公告或向潜在供应商发出投标邀请书。3.供应商报名参加投标后，采购部组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。4.对于竞争性谈判、询价采购和单一来源采购方式的项目，采购部与供应商进行谈判、询价或协商，确定最终供应商。5.在采购过程中，采购人员应严格遵守采购工作流程和相关法律法规，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）合同签订1.采购项目确定供应商后，采购部起草采购合同，明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期及质量标准等条款。2.采购合同经财务部、法务部等相关部门审核后，提交采购委员会审批签署。3.采购部负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时履行。（五）验收付款1.采购物资到货前，采购部通知相关部门做好验收准备工作。2..物资到货后，由采购部组织相关部门按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，填写《验收报告》。3.《验收报告》经相关部门负责人签字确认后，采购部将其提交至财务部，财务部根据合同约定和验收情况办理付款手续。四、供应商管理1..采购部负责建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。2.采购委员会定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量性能、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作机会和一定程度的奖励；对于不合格供应商，及时淘汰并停止合作关系。4.采购部与供应商保持密切沟通，定期反馈酒店的采购需求和意见建议，促进供应商不断改进产品和服务质量。五、监督与考核（一）内部监督1.酒店内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购委员会成员对采购工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.设立举报信箱和举报电话，接受酒店员工对采购活动中违规行为的举报，对举报内容进行及时调查处理。（二）考核机制1.建立采购工作考核制度，对采购部及采购委员会成员的工作绩效进行考核评价。2.考核指标包括采购成本控制、采购质量保证、采购效率提升、供应商管理等方面。3.根据考核结果，对表现