郑州市采购管理系统制度

PAGE郑州市采购管理系统制度一、总则（一）目的为加强郑州市采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于郑州市范围内各部门、各单位的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购结果公平公正。3.公平竞争原则：鼓励供应商公平参与竞争，择优选取供应商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由郑州市相关领导及各部门负责人组成。2.职责审议采购管理的重大政策、制度和规划。审定年度采购预算和采购计划。研究决定重大采购项目的采购方式、采购结果等。协调解决采购管理工作中的重大问题。（二）采购执行部门1.职责负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。对供应商进行资格审查和管理，建立供应商库。与供应商签订采购合同，并监督合同执行。整理和保存采购档案资料。（三）监督部门1.职责对采购活动进行全过程监督，检查采购程序是否合规。受理对采购活动的投诉和举报，调查处理违规行为。对采购绩效进行评估和监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，提出年度采购需求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并说明采购资金来源。3.采购执行部门对各部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合郑州市财政状况和采购计划，编制年度采购预算方案，报采购管理委员会审定。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超出预算范围进行采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报采购管理委员会审批。（三）预算监督1.监督部门定期对采购预算执行情况进行检查，确保预算执行的严肃性。2.采购执行部门应定期向采购管理委员会报告采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行中的问题。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行部门根据年度采购预算和工作实际需要，制定年度采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目的名称、数量、时间要求、采购方式等内容。3.采购计划应按照采购项目的轻重缓急进行合理安排，确保采购工作有序进行。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，因政策变化、工作需要等原因确需调整采购计划的，应提前提出调整申请，报采购管理委员会审批。2.采购计划调整应说明调整的原因、内容和对采购预算的影响等。（三）计划执行监督1.采购执行部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.监督部门对采购计划执行情况进行跟踪检查，对未按时完成采购任务或擅自变更采购计划的行为进行督促整改。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家和郑州市有关规定执行。3.采购执行部门应按照法定程序编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门应制定谈判文件，成立谈判小组，与供应商进行谈判，并记录谈判过程和结果。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行部门应组织专业人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由，并报采购管理委员会批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，并对报价进行比较，确定成交供应商。六、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行初审，审核采购申请的合理性、合规性等。2.对于重大采购项目，采购执行部门应报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据采购项目的情况，做出审批决定。（三）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的准确性和完整性。（四）采购信息发布1.采购执行部门按照规定的渠道发布采购信息，包括在政府采购指定媒体、郑州市公共资源交易平台等发布招标公告、谈判公告、询价公告等。2.采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，确保供应商能够及时获取采购信息。（五）供应商选择与确定1.采购执行部门按照采购文件规定的程序和标准，对供应商进行资格审查、评标、谈判、询价等活动，选择符合要求的供应商。2.采购结果应及时向社会公布，接受监督。对于中标、成交供应商，采购执行部门应向其发出中标通知书或成交通知书，并签订采购合同。（六）采购合同签订与履行1.采购执行部门应按照采购文件和中标、成交供应商的投标文件或响应文件，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购项目的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等内容。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。采购执行部门应监督供应商按照合同要求提供货物、工程或服务，及时支付货款。供应商应按照合同约定的时间、质量、数量等要求履行义务。（七）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员进行验收。验收应按照采购合同和相关标准进行，确保采购项目符合要求。2.验收合格的采购项目，采购执行部门应办理验收手续。验收不合格的采购项目，采购执行部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格。（八）采购付款1.采购执行部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购付款手续。2.付款前，采购执行部门应审核采购项目的验收情况、发票等相关资料，确保付款依据充分、合规。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.监督部门应加强对采购风险的监督检查，及时发现潜在的风险问题。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.采购执行部门应建立风险评估指标体系，采用科学的方法对风险进行量化评估。（三）风险应对1.针对不同等级的采购风险，制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，应加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约担保等；对于价格波动风险，可以采用套期保值等方式进行应对；对于质量风险，应加强验收环节的管理等。2.采购执行部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整风险应对策略。八、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本指标，包括采购价格、采购费用等。2.采购质量指标，如货物的合格率、工程的质量达标率、服务的满意度等。3.采购效率指标，如采购周期、合同签订时间等。4.采购合规性指标，如采购程序的合规性、合同的合法性等。（二）评估方法1.定期评估与不定期评估相结合。采购执行部门应定期对采购绩效进行自我评估，监督部门不定期进行抽查评估。2.采用定量评估与定性评估相结合的方法。通过对采购数据的分析进行定量评估，同时结合相关人员的评价等进行定性评估。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购执行部门和相关人员进行奖惩。对于采购绩效优秀的部门和人员，给予表彰和奖励；对于采购绩效不佳的，进行督促整改，情节严重的进行问责。2.采购绩效评估结果作为改进采购管理工作、优化采购流程、提高采购质量和效益的重要依据。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购执行部门应按照档案管理的要求，对