资产采购制度通知书范本

PAGE资产采购制度通知书范本一、总则（一）目的为规范公司资产采购行为，加强资产管理，提高资产使用效益，保障公司正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属分支机构的资产采购活动，包括但不限于固定资产、无形资产、低值易耗品等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：资产采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.预算控制原则：资产采购应纳入公司年度预算管理，严格按照预算安排进行采购，避免超预算采购。3.效益优先原则：在满足公司业务需求的前提下，优先选择性价比高、质量可靠、售后服务好的资产，以提高资产使用效益。4.公开透明原则：资产采购应遵循公开、公平、公正的原则，采用适当的采购方式，确保采购过程透明，防止腐败行为。5.归口管理原则：资产采购实行归口管理，由各相关职能部门负责具体采购工作，并承担相应责任。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门业务发展规划和实际工作需要，于每年[具体时间]前编制下一年度资产采购预算，报公司财务部门审核。2.财务部门应结合公司年度经营目标和财务状况，对各部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，形成公司年度资产采购预算草案，提交公司管理层审批。3.经公司管理层审批后的年度资产采购预算，应作为公司资产采购的依据，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算管理相关规定办理审批手续。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对各部门采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.对于超预算采购的项目，必须按照公司预算调整程序办理审批手续，未经批准的超预算采购项目，财务部门不得支付相关款项。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写《资产采购申请表》，详细说明采购资产的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人应根据本部门实际情况，对采购申请进行审核，签署意见后报公司归口管理部门。（二）采购审批1.归口管理部门收到采购申请后，应按照公司规定的审批权限进行审批。对于重大资产采购项目，应组织相关部门进行论证和评审，并报公司管理层审批。2.审批通过后的采购申请，由归口管理部门下达《资产采购任务书》，明确采购要求、采购方式、采购时间等内容，并将采购任务书转发给采购部门。（三）采购实施1.采购部门根据采购任务书的要求，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等，具体采购方式应根据资产特点和采购金额等因素确定。2.在采购过程中，采购部门应严格按照采购程序和相关法律法规的要求进行操作，确保采购过程合法合规、公开透明。同时，应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.对于需要签订采购合同的项目，采购部门应在采购任务书下达后[具体时间]内与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，并严格按照合同约定执行。（四）验收付款1.资产到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门应按照采购合同和相关标准对资产进行验收，确保资产的数量、质量、规格型号等符合要求。2.验收合格的资产，验收部门应出具《资产验收报告》，并将验收报告提交给采购部门。采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。3.对于验收不合格的资产，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，采购部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。四、采购方式（一）招标采购1.招标采购是指招标人通过发布招标公告，邀请不特定的法人或者其他组织参加投标，招标人根据评标委员会提出的评标报告和推荐的中标候选人确定中标人的采购方式。2.符合下列条件之一的资产采购项目应当采用招标采购方式：采购金额达到公司规定的招标限额标准以上的；需要采购的资产具有通用性，市场竞争充分的；法律法规规定应当采用招标采购方式的其他情形。3.招标采购应按照以下程序进行：招标人编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容；招标人发布招标公告，邀请潜在投标人参加投标；潜在投标人购买招标文件，并按照招标文件的要求编制投标文件；招标人组织开标、评标，评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人；招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书；招标人与中标人签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.竞争性谈判采购是指采购人通过与符合相应资格条件不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列条件之一的资产采购项目可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购应按照以下程序进行：采购人成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二；谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交标准等事项；谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件；谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息；谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判供应商在规定时间内进行最后报价，并根据谈判情况和最后报价确定成交供应商；采购人向成交供应商发出成交通知书，并与其签订采购合同。（三）询价采购1.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.符合下列条件之一的资产采购项目可以采用询价采购方式：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的；采购金额未达到公司规定的招标限额标准，但达到询价采购限额标准的。3.询价采购应按照以下程序进行：采购人成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二；询价小组确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书，让其报价；被询价的供应商应在规定时间内一次报出不得更改的价格；询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商；采购人向成交供应商发出成交通知书，并与其签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列条件之一的资产采购项目可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3单一来源采购应按照以下程序进行：采购人向财政部门或公司内部审批部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、采购内容、预算金额等信息；财政部门或公司内部审批部门对采购人提交的申请进行审核，如审核通过，下达单一来源采购审批文件；采购人根据审批文件，与唯一供应商进行谈判，商定价格、条件和合同条款等事项；采购人向成交供应商发出成交通知书，并与其签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料，并对供应商进行分类管理。2选择供应商时，采购部门应从供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。3.对于新供应商的引入，采购部门应进行实地考察和评估，了解其生产经营情况、质量管理体系、财务状况等方面的情况，并要求供应商提供相关资质证明文件和业绩案例。经评估合格的新供应商，方可纳入供应商信息库。（二）供应商考核1.采购部门应定期对供应商的供货情况进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.考核方式可采用定期考核和不定期抽查相结合的方式，定期考核每年至少进行一次，不定期抽查根据实际情况随时进行。3.采购部门应根据考核结果对供应商进行分类管理，对于考核优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于考核不合格的供应商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如供应商在规定期限内仍未整改到位，采购部门应暂停与其合作，并将其从供应商信息库中删除。（三）供应商淘汰1.如供应商出现下列情形之一的，采购部门应将其从供应商信息库中淘汰：提供的产品质量不合格，给公司造成重大损失的；交货期严重延误，影响公司正常生产经营的；在售后服务方面存在严重问题，经多次沟通仍未解决的；存在商业贿赂等违法违规行为的；其他不符合公司要求的情形。2.采购部门应及时将供应商淘汰情况通知相关部门，并对已签订的采购合同进行妥善处理，确保公司利益不受损失。六、采购合同管理（一）合同签订1采购部门应在采购任务书下达后[具体时间]内与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括资产的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同应采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字（或盖章确认）。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给财务部门、验收部门等相关部门存档。合同履行1.采购部门和供应商应严格按照采购合同的约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付资产。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关补充协议或解除合同协议。合同变更、解除等情况应报公司归口管理部门备案。（三）合同验收1.资产到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门应按照采购合同和相关标准对资产进行验收，确保资产的数量、质量、规格型号等符合要求。2.验收合格的资产，验收部门应出具《资产验收报告》验收报告应详细记录资产的验收情况，包括资产名称、规格型号数量、质量状况等内容。验收报告应由验收人员签字（或盖章确认），并加盖验收部门公章。3.验收不合格的资产，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，采购部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。（四）合同付款1.采购部门应根据采购合同和验收报告办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，并经采购部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司管理层审批。2.公司财务部门应按照公司资金管理制度和审批程序，及时支付货款。对于不符合付款条件的申请，财务部门应拒绝支付，并说明理由。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对资产采购制度的执行情况进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规、公司制度的要求，采购程序是否规范，采购合同是否履行等。2.内部审计部门应加强对采购预算执行情况的监督，检查各部门是否严格