财政部87号令采购制度

PAGE财政部87号令采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范公司/组织的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进公司/组织的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有参与方机会均等，不受歧视。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和效益的最大化。4.诚信原则：采购活动中各方应诚实守信，履行合同约定。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构公司/组织设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括公司高层管理人员、相关部门负责人等。其职责为：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方式。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购业务的实施。其职责为：1.根据采购需求编制采购计划。2.选择合适的采购方式，组织采购活动。3.与供应商进行沟通、谈判和签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行中的问题。5.建立和维护供应商档案。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、验收等工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付管理和采购成本的核算与分析。3.质量部门：参与采购物资的质量检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。三、采购计划管理（一）采购需求预测需求部门应根据公司/组织的业务发展规划、生产经营计划等，提前进行采购需求预测，填写采购需求预测表，详细说明所需物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。（二）采购计划编制采购执行部门根据需求部门提交的采购需求预测表，结合库存情况，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容。（三）采购计划审批采购计划编制完成后，应提交采购决策机构审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据，不得随意变更。如因特殊情况需要变更采购计划，应按照规定的程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：发布招标公告，邀请潜在供应商投标。发售招标文件，对招标文件进行答疑和澄清。组织开标、评标和定标。发出中标通知书，签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请程序：确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书。后续程序与公开招标类似。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，发出谈判邀请。组织谈判，供应商进行报价和谈判。确定成交供应商，签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目等。2.采购程序较为简化，需提供相应的证明材料，经审批后确定供应商并签订合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组，确定被询价的供应商名单。向供应商发出询价通知书让其报价。询价小组根据报价情况确定成交供应商，签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门应在中标或成交供应商确定后，按照招标文件、投标文件或谈判文件等的约定，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行1.供应商应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量交付采购物资或提供服务。2.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.需求部门应配合采购执行部门做好采购合同的验收工作，确保采购物资或服务符合要求。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.如出现法定或约定的解除合同情形，双方应按照规定的程序解除采购合同，并办理相关手续。（四）合同档案管理采购执行部门应建立采购合同档案，对采购合同的签订、履行、变更、解除等过程中的文件资料进行整理、归档和保管。采购合同档案应包括采购合同文本、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、报价单、验收报告、付款凭证等。六、采购验收管理（一）验收准备采购执行部门应在采购合同约定的交货时间前，通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员熟悉采购物资或服务的技术要求和验收标准，制定验收方案。（二）验收实施1.采购物资或服务交付后，需求部门应按照验收方案组织验收。验收人员应包括需求部门代表、质量部门人员等。2.验收内容包括采购物资的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同的约定。3.验收过程中，如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决。如问题严重影响采购物资或服务的使用，应拒绝验收，并按照合同约定追究供应商的违约责任。(三)验收报告验收完成后，验收人员应填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员、采购物资或服务名称、规格、数量、验收结果等内容。验收报告经验收人员签字确认后生效。七、采购资金管理（一）预算管理财务部门应根据采购计划编制采购预算，明确采购项目的资金来源、预算金额等内容。采购预算应纳入公司/组织的年度预算管理体系，严格按照预算执行。（二）资金支付1.采购执行部门应根据采购合同的约定和验收情况，填写资金支付申请单，提交财务部门审核。2.财务部门应按照公司/组织的资金支付审批流程，对资金支付申请单进行审核。审核通过后，办理资金支付手续。3.资金支付应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行，不得提前或延迟支付（三）财务核算与审计1.财务部门应按照相关会计准则和财务制度，对采购业务进行准确的财务核算，记录采购成本、费用等信息。2.公司/组织应定期对采购业务进行内部审计，检查采购活动是否符合本制度规定，采购资金的使用是否合理、合规。八、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.根据供应商选择标准，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从众多潜在供应商中选择合适的供应商。3.对新供应商进行实地考察和评估，了解其实际情况，确保选择的供应商具备良好的合作条件。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门应定期对供应商的表现进行评价和考核，评价内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。2.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商关系维护采购执行部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时解决合作过程中出现的问题。定期与供应商召开座谈会，了解其需求和意见，共同探讨改进合作的措施。九、采购信息管理（一）信息收集采购执行部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括采购政策法规、市场动态、供应商信息、采购项目信息等。（二）信息分析与利用对收集到的采购信息进行分析和整理，为采购决策、采购计划编制、供应商选择等提供依据。利用采购信息评估采购活动的效果，发现问题并及时采取改进措施。（三）信息保密采购活动中涉及的商业秘密、供应商信息等应严格保密，防止信息泄露给公司/组织带来损失。十、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全采购监督机制，审计部门、纪检部门等应定期对采购活动进行监督检查。2.监督检查内容包括采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况、供应商管理情况等。（二）违规处理对于采购活动中发现的违规行为，应按照公司/组织的规定进行严肃处理。对违规责任人给予相应的纪律处分，涉及违法犯罪的，移交司法机