财政所采购管理制度

PAGE财政所采购管理制度一、总则1.目的为了加强财政所采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本财政所实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于财政所内使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。3.基本原则（1）依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。（2）公开透明原则：采购信息、采购过程和采购结果应向社会公众或相关利益方公开，接受监督。（3）公平竞争原则：通过公平竞争机制，确保供应商之间的公平竞争，择优选取供应商。（4）公正诚信原则：采购活动应公正对待所有供应商，维护供应商的合法权益，建立诚信的采购环境。（5）效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的使用效益最大化。二、采购管理机构及职责1.采购领导小组成立采购领导小组，由财政所所长担任组长，副所长担任副组长，各相关业务科室负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。2.采购执行机构设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体采购业务的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购谈判、合同签订与履行等工作。3.采购监督机构由财政所内部审计人员组成采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督，审查采购文件、采购合同、采购过程和采购结果，确保采购活动合法合规、公正公平。三、采购预算管理1.预算编制各业务科室应根据年度工作计划和业务需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的预算编制格式和要求进行填报。采购预算应经过严格的审核和审批程序，确保预算的准确性和合理性。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。采购办公室应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中的问题。3.预算调整在采购项目实施过程中，如遇市场价格波动、政策调整、不可抗力等因素导致采购预算需要调整时，可以按照以下程序进行：（1）采购执行机构提出预算调整申请，说明调整的原因、调整的金额和调整的依据。（2）采购监督机构对预算调整申请进行审核，提出审核意见。（3）采购领导小组根据采购监督机构的审核意见，对预算调整申请进行审议和决策。（4）采购执行机构根据采购领导小组的决策意见，办理预算调整手续，并将调整情况及时通知相关部门和人员四、采购方式及适用条件1.公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、涉及范围广、社会影响大的采购项目。2.邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序根据不同的采购方式，制定相应的采购程序：1.公开招标程序（1）采购执行机构根据采购项目需求编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标标准和方法、合同条款等内容。（2）采购执行机构发布招标公告，招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称及编号、采购人名称及地址、采购项目内容及要求、投标人资格要求、获取招标文件的时间及地点、投标截止时间及开标时间和地点等。（3）供应商报名并获取招标文件，采购执行机构对报名供应商进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单。（下转第2页）（上接第1页）（4）供应商按照招标文件要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。（5）采购执行机构组织开标、评标活动，开标应公开进行，由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标由评标委员会负责，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人名单。（6）采购人根据评标委员会推荐的中标候选人名单确定中标供应商，并发布中标公告和中标通知书。（7）采购执行机构与中标供应商签订采购合同，采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、验收方法、付款方式等内容。2.邀请招标程序（1）采购执行机构根据采购项目需求确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。（2）被邀请供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。（3）采购执行机构组织开标、评标活动，开标、评标程序与公开招标程序相同。（4）采购人根据评标委员会推荐的中标候选人名单确定中标供应商，并发布中标公告和中标通知书。（5）采购执行机构与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判程序（1）采购执行机构成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（2）采购执行机构向符合相应资格条件不少于三家的供应商发出谈判文件，谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、谈判程序、合同条款等内容。（3）供应商按照谈判文件要求编制响应文件，并在规定的时间内提交响应文件。（4）谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对响应文件中有关内容进行澄清或者说明，也可以要求供应商补充、修改响应文件。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行最后报价。（5）谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人名单。（6）采购人根据谈判小组推荐的成交候选人名单确定成交供应商，并发布成交公告和成交通知书（7）采购执行机构与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序（1）采购执行机构提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容及要求、拟采购供应商名称及理由等内容，并提交相关证明材料。（2）采购监督机构对单一来源采购申请进行审核，提出审核意见。（3）采购领导小组根据采购监督机构的审核意见，对单一来源采购申请进行审议和决策。如果审议通过，采购执行机构发布单一来源采购公示（4）公示无异议后，采购执行机构与拟采购供应商签订采购合同。5.询价程序（1）采购执行机构成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数（2）采购执行机构向有关供应商发出询价单，询价单应包括采购项目名称及编号、采购项目内容及要求、供应商资格要求、报价要求等内容。（3）供应商按照询价单要求进行报价，并在规定的时间内提交报价文件。（4）询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。成交供应商的报价应当是符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的。（5）采购人根据询价小组确定的成交供应商名单发布成交公告和成交通知书。（6）采购执行机构与成交供应商签订采购合同。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应在中标/成交供应商确定后及时签订，合同内容应符合招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等采购文件的要求，明确双方的权利和义务。采购合同应采用书面形式，由采购执行机构与供应商签字（盖章）确认。2.合同履行采购执行机构和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务，采购执行机构应及时支付采购资金，供应商应按时、按质、按量提供货物、工程或服务。采购执行机构应建立合同履行跟踪机制，定期检查合同履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，应按照以下程序进行：（1）合同双方协商一致，签订合同变更或解除协议。（2）合同变更或解除协议应报采购领导小组备案，并按照规定的程序办理相关手续。（3）合同变更或解除后，采购执行机构应及时调整采购预算，并对已支付的采购资金进行清算。4.合同验收采购项目完成后，采购执行机构应组织相关人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准和验收方法进行，验收合格后出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。对验收不合格的采购项目，采购执行机构应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格为止。七、采购资金管理1.资金来源采购资金来源为财政性资金，包括财政预算安排的资金、财政专户管理的资金以及其他财政性资金。2.资金支付采购执行机构应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。采购资金支付应严格按照财政国库管理制度的有关规定执行，通过财政直接支付或财政授权支付方式进行支付。3.资金核算采购资金应进行单独核算，设立专门的采购资金账户，对采购资金的收入、支出和结余情况进行详细记录。采购执行机构应定期对采购资金的使用情况进行审计和检查，确保采购资金的安全、规范使用。八、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、采购验收报告、采购资金支付凭证等相关资料。2.档案整理采购执行机构应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理，编制档案目录，确保档案资料的完整性和规范性。3.档案保管采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮保管期限按照国家有关规定执行，一般采购项目的档案保管期限为十五年，重要采购项目的档案保管期限为三十年。4.档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应按照规定的程序进行申请和审批。查阅采购档案时，应在指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案，并办理查阅登记手续。九、监督检查与责任追究1.监督检查采购监督机构应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、采购合同的签订与履行情况采购资金的使用情况、采购档案的管理情况等。采购执行机构应积极配合采购监督机构的