社工项目采购制度范本

PAGE社工项目采购制度范本一、总则（一）目的为规范本公司/组织社工项目采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保社工项目顺利实施，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的所有社工项目采购活动，包括但不限于服务采购、物资采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得歧视或偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会公众监督。4.效益原则：在满足项目需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略方向。采购决策委员会成员包括公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购项目的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，具备采购、合同管理、市场调研等方面的知识和技能。（三）相关部门职责1.需求部门：提出社工项目采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据社工项目计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等。2.采购预算草案应经财务部门审核，报采购决策委员会批准后执行。（二）预算调整1.在采购项目实施过程中，如因项目需求变更、市场价格波动等原因需要调整采购预算，需求部门应提出预算调整申请，说明调整原因和调整金额。2.预算调整申请经财务部门审核，报采购决策委员会批准后实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，必须采用公开招标方式：采购项目预算金额达到规定标准以上；采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求；非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；不能事先计算出价格总额。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据社工项目需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并提交至采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、合规性等。初审通过后，将采购申请表提交至采购决策委员会进行审批。采购决策委员会根据项目需求和预算情况，对采购申请进行审议，做出批准或不批准的决定。（三）采购实施1.公开招标采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标采购部门确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书。后续流程参照公开招标方式进行。3.竞争性谈判采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款等。邀请符合资格条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购采购部门组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。将单一来源采购项目及论证意见报采购决策委员会批准。与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购部门向有关供应商发出询价单，询价单应明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间等内容。供应商根据询价单要求进行报价，采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（四）合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、付款方式、售后服务等内容。采购合同签订后，应及时报财务部门备案。（五）采购验收1.需求部门负责组织采购项目的验收工作，成立验收小组，验收小组由需求部门、采购部门、财务部门等相关人员组成。2.验收小组按照采购合同要求，对采购项目的数量、质量、规格等进行验收，填写验收报告。验收合格的，出具验收合格证明；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购项目的付款申请，确保付款金额与合同约定一致，验收合格后按照合同约定的付款方式和时间进行付款。2.采购项目的付款方式应在采购合同中明确约定，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.公司/组织内部设立投诉举报渠道，接受员工对采购活动中违规行为的投诉举报，对投诉举报事项进行调查处理。（二）供应商管理1.建立供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现等进行登记管理。2.对供应商进行定期评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面，根据评估结果对供应商