物品采购询价格制度

PAGE物品采购询价格制度一、总则（一）目的为规范公司物品采购询价格行为，确保采购活动公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效益，保证公司采购的物品符合质量要求和使用需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门所有物品采购询价格活动，包括但不限于办公用品、设备器材、原材料、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价格活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价格过程的公平公正，为供应商提供平等的竞争机会。3.公开透明原则：采购询价格信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督，确保采购过程可追溯。4.效益原则：通过合理询价格，在保证物品质量的前提下，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价格流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《物品采购申请表》，详细注明所需物品的名称、规格、型号、数量、用途、预计采购时间等信息。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的必要性和合理性，签字批准后提交至采购部门。（二）采购部门询价准备1.采购部门接到采购申请后，指定专人负责询价工作。2.询价人员根据采购物品的特点和市场情况，确定询价范围，收集潜在供应商信息，建立供应商名录。3.对收集到的供应商信息进行整理和分析，评估供应商的信誉、资质、生产能力、产品质量、价格水平等方面情况。（三）询价实施1.询价人员向潜在供应商发出询价函或通过其他合适方式（如电话、邮件、网络平台等）询问物品价格、交货期、售后服务等相关信息。2.询价函应明确采购物品的详细规格、数量、质量要求、交货地点、付款方式等关键内容，确保供应商准确理解询价要求。3.在询价过程中，询价人员应保持与供应商的沟通，及时解答供应商的疑问，并记录沟通情况。（四）供应商报价1.供应商收到询价函后，应在规定时间内以书面形式回复报价，报价应包括物品单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。2.供应商应对报价的真实性和准确性负责，不得虚报价格或提供虚假信息。（五）报价评估1.采购部门收到供应商报价后，组织相关人员（如技术人员、财务人员、使用部门代表等）对报价进行评估。2.评估内容包括价格合理性、交货期可靠性、售后服务质量、供应商信誉等方面。技术人员重点评估物品的技术参数是否符合要求，财务人员分析价格成本构成，使用部门代表从实际使用角度提出意见。3.通过综合比较各供应商的报价和评估情况，筛选出至少三家符合要求的供应商作为候选对象。（六）议价谈判1.采购部门与候选供应商进行议价谈判，争取更优惠的价格、更好的交货期和售后服务。2.谈判过程中，采购人员应灵活运用谈判技巧，了解供应商的成本结构和利润空间，合理争取降低价格。同时，也要关注供应商的合理诉求，寻求双方都能接受的解决方案。3.谈判达成一致后，双方签订采购意向书或框架协议，明确采购物品的价格、数量、交货期、质量标准、付款方式等主要条款。（七）确定供应商与采购合同签订1.根据议价谈判结果，采购部门确定最终供应商，并填写《供应商选定审批表》，详细说明选定供应商的理由、采购价格、交货期等情况。2.《供应商选定审批表》提交至采购部门负责人、财务部门负责人、公司分管领导等相关人员审批。3.审批通过后，采购部门与最终供应商签订正式采购合同，合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利执行。三、价格审核与审批（一）价格审核1.采购部门在收到供应商报价后，应首先进行初步价格审核。审核内容包括报价是否完整、价格计算是否正确、价格与市场行情是否相符等。2.对于金额较大或采购频率较高的物品，采购部门可组织专门的价格审核小组进行审核。审核小组由采购人员、财务人员、技术人员等组成，对报价进行详细分析和评估。（二）审批流程1.采购金额在[X]元以下的物品采购询价格，由采购部门负责人审批。2.采购金额在[X]元至[X]元之间的物品采购询价格，经采购部门负责人审核后，报公司财务部门负责人审批。3.采购金额在[X]元以上的物品采购询价格，需经采购部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。4.对于重大采购项目（采购金额超过[X]元），应提交公司总经理办公会或董事会审议批准。四、信息管理与保密（一）询价信息管理1.采购部门应建立完善的询价信息档案，对每次询价活动的相关文件、资料进行整理和归档，包括采购申请、询价函、供应商报价、评估记录、谈判纪要、采购合同等。2.询价信息档案应妥善保管，以便查询和追溯采购活动过程。档案保存期限按照公司档案管理规定执行。（二）保密要求1.参与询价活动的所有人员应对询价过程中涉及的商业秘密、供应商信息、价格信息等予以保密，不得泄露给无关人员。2.未经公司批准，任何人员不得擅自对外披露询价信息，如有违反，将依法依规追究相关人员责任。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对物品采购询价格制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、价格是否合理、信息是否保密等。2.公司纪检监察部门对采购询价格活动进行全程监督，对发现的违规违纪行为及时进行调查处理。（二）供应商反馈1.鼓励供应商对采购询价格过程中的不公平、不公正行为进行反馈，公司设立专门的投诉渠道，如邮箱、电话等，接受供应商的投诉和建议。2.对于供应商的反馈，采购部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给供应商。（三）检查结果处理1.对于检查中发现的问题，如采购流程不规范、价格不合理、信息泄露等，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.对违反物品采购询价格制度的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、经济处罚、行政处分等。六、附则（