物业采购招投标制度

PAGE物业采购招投标制度一、总则（一）目的为规范本公司物业采购招投标活动，保证采购质量，提高采购效益，促进公平竞争，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规以及物业管理行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司物业管理服务项目所需的各类物资、设备、服务等采购的招投标活动。涉及的采购范围包括但不限于物业服务所需的办公用品、清洁用品、绿化养护设备、安保器材、电梯维保服务、保洁外包服务等。（三）基本原则1.公开原则采购招投标活动应公开进行，招标信息、开标过程、中标结果等应向社会公众或相关利益方公开披露，确保透明度。2.公平原则给予所有潜在投标人平等的机会参与投标竞争，不得对任何投标人进行歧视或差别对待，在评标标准、程序等方面一视同仁。3.公正原则评标过程应公正、客观，依据预先设定的评标标准和方法进行评审，确保评标结果真实反映投标人的实际情况和能力。4.诚实信用原则招标人和投标人在招投标活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、招标（一）招标范围确定1.根据公司物业管理业务需求和预算安排，由各业务部门提出物业采购项目申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。2.采购管理部门对各业务部门提交的申请进行汇总、审核，结合公司年度采购计划，确定需要进行招标采购的项目范围，并报公司管理层审批。（二）招标方式选择1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在投标人较多的物业采购项目。通过发布招标公告，邀请不特定的法人或其他组织参加投标。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的物业采购项目，可以采用邀请招标方式。由采购管理部门从符合条件的供应商名单中选择不少于三家的潜在投标人发出投标邀请书。（三）招标文件编制1.采购管理部门负责组织编制招标文件，招标文件应包括以下主要内容：招标公告（适用于公开招标）或投标邀请书（适用于邀请招标）：明确招标项目的基本情况、招标范围、投标人资格要求、获取招标文件的方式、投标截止时间、开标时间和地点等信息。投标人须知：对投标文件的编制要求、投标报价说明、评标标准和方法、开标和评标程序、合同授予标准等事项进行详细说明。采购项目技术规格、参数及要求：详细描述物业采购项目的技术规格、性能指标、质量标准、服务要求等内容，确保投标人能够准确理解采购需求。投标文件格式：提供投标文件的格式模板，包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。评标标准：明确评标采用的方法和各项评审因素的权重，如价格、技术、服务、信誉等方面的评分标准。合同条款：包括合同主要条款，如标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等内容，以及其他需要在合同中明确的事项。2.在编制招标文件过程中，应充分征求相关业务部门、技术专家和法律顾问的意见，确保招标文件内容完整、准确、合法、合理，符合公司实际需求和法律法规要求。（四）招标信息发布1.公开招标信息发布通过以下渠道发布招标公告：公司官网：在公司官方网站的招标采购板块发布招标公告，详细介绍招标项目的基本情况、要求等信息，方便潜在投标人查询。政府采购网：根据采购项目的性质和要求，按照相关规定在省级或市级政府采购网上发布招标公告，扩大招标信息的传播范围。专业招标网站：选择知名度高、影响力大的专业招标网站发布招标公告，吸引更多潜在投标人参与投标。公告内容应包括招标项目名称、招标编号、招标人名称、地址、联系方式、招标项目的性质、数量、简要技术要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及投标截止时间、开标时间和地点等。2.邀请招标信息发布采购管理部门向预先选定的潜在投标人发出投标邀请书，投标邀请书应包含招标公告中的主要内容，并明确受邀投标人的名称、地址、联系方式等信息。（五）招标文件发售1.对于公开招标项目，潜在投标人应在规定的时间内，按照招标公告中指定的方式获取招标文件。采购管理部门应向潜在投标人提供招标文件的纸质版或电子版，并收取一定的工本费，工本费标准应合理，不得过高。2.对于邀请招标项目，采购管理部门应在发出投标邀请书的同时，将招标文件送达受邀投标人。受邀投标人应在规定的时间内签收招标文件，并确认收到。（六）答疑与澄清1.在投标截止时间前，潜在投标人对招标文件有疑问的，可以以书面形式向采购管理部门提出。采购管理部门应及时对潜在投标人提出的疑问进行整理，并在规定的时间内以书面形式进行答复，答复内容应明确、具体，确保所有潜在投标人都能得到准确的信息。2.如果招标文件存在需要澄清或修改的内容，采购管理部门应在投标截止时间前的合理时间内，以书面形式通知所有已获取招标文件的潜在投标人。澄清或修改的内容作为招标文件的组成部分，对所有潜在投标人具有同等约束力。三、投标（一）投标人资格要求1.投标人应具备独立承担民事责任的能力，具有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，提供近年度的财务审计报告，证明其财务状况良好，无重大亏损或不良记录。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，提供相关设备清单、技术人员资质证书等证明材料。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，提供近年度的纳税证明和社保缴纳记录。5.参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录，提供无重大违法记录声明。6.特定物业采购项目可能还要求投标人具备特定的资质证书或业绩经验，如物业服务企业资质证书、类似项目业绩证明等。（二）投标文件编制1.投标人应按照招标文件规定的格式和要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分。商务部分：包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、商务条款偏离表、资格证明文件等。资格证明文件应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或统一社会信用代码营业执照副本）、法定代表人身份证复印件、授权代表身份证复印件、财务审计报告、纳税证明、社保缴纳记录、无重大违法记录声明、资质证书、业绩证明等材料。技术部分：包括技术规格偏离表、技术方案、售后服务承诺、培训计划、项目实施计划等内容。应详细说明投标人提供的物业采购项目的技术方案、设备选型、服务措施等，确保满足招标文件的技术要求。价格部分：投标报价应包括完成采购项目所需的全部费用，如设备采购价、安装调试费、运输费、保险费、税费、售后服务费等。投标报价应清晰明了，不得有任何模糊或歧义之处。2.投标文件应使用中文编制，如需要提供外文资料，应同时提供中文译本。投标文件应一式多份，其中正本一份，副本若干份，正副本应分别装订成册，并在封面标明“正本”或“副本”字样。（三）投标文件密封与标识1.投标人应将投标文件密封包装，并在封口处加盖投标人公章。2.投标文件封面上应标明招标项目名称、招标编号、投标人名称、地址、联系方式以及“正本”或“副本”字样。（四）投标文件递交1.投标人应在招标文件规定的投标截止时间前，将投标文件送达指定的地点。投标文件逾期送达的，招标人不予受理。2.投标人在投标截止时间前，可以对已提交的投标文件进行补充、修改或撤回，并书面通知招标人。补充、修改的内容作为投标文件的组成部分，与投标文件具有同等法律效力。四、开标（一）开标时间与地点1.采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标时间应与投标截止时间一致，开标地点应在招标文件中明确指定。2.开标会议应提前通知所有投标人参加，投标人应派代表准时出席开标会议。（二）开标程序1.开标会议由采购管理部门主持，首先介绍参加开标会议的人员、开标程序和纪律要求。2.宣布开标工作人员名单，包括唱标人、记录人、监标人等。3.检查投标文件的密封情况，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构进行检查并公证。经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容。4.唱标人按照开标顺序依次唱标，记录人对唱标内容进行记录，形成开标记录。开标记录应包括招标项目名称、招标编号、投标人名称、投标报价、投标文件的其他主要内容等信息，并由唱标人、记录人、监标人签字确认。5.在开标过程中，如发现投标文件有下列情形之一的，招标人不予受理：逾期送达的或者未送达指定地点的；未按照招标文件要求密封的；投标文件未按规定格式填写，内容不全或关键内容字迹模糊、无法辨认的；投标人未按照招标文件要求提供投标保证金或投标保函的。五、评标（一）评标委员会组建1.评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.招标人代表应熟悉招标项目情况，具备一定的专业知识和管理经验。技术、经济等方面的专家应从政府采购专家库或其他相关专家库中随机抽取，与投标人有利害关系的人员不得进入评标委员会。（二）评标原则与方法1.评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审。2.评标方法主要分为综合评分法和最低价评标法。综合评分法：对投标文件的商务、技术、价格等方面进行综合评审，按照评审因素的权重计算各投标人的综合得分，得分最高的投标人为中标候选人。评审因素包括投标报价、技术方案、售后服务、企业信誉、业绩经验等。最低价评标法：以投标报价为主要评审因素，在满足招标文件实质性要求的前提下，选择投标报价最低的投标人为中标候选人。但如果最低投标报价明显低于其他投标人的报价，有可能影响产品质量或不能诚信履约的，评标委员会可以要求其提供书面说明并提供相关证明材料。投标人不能合理说明或不能提供相关证明材料的，评标委员会可以认定其以低于成本报价竞标，其投标应作废标处理。（三）评标程序1.评标委员会成员签到后，由招标人或其委托的招标代理机构向评标委员会成员发放招标文件、评标标准、投标文件等资料。2.评标委员会成员熟悉招标文件和评标标准，对投标文件进行初步评审，对投标文件的有效性、完整性和对招标文件的响应程度进行审查，确定合格投标人名单。有下列情形之一的，投标文件将被否决：投标文件未按照招标文件要求签署、盖章的；投标报价超过招标文件规定的预算金额或者最高限价的；投标文件含有采购人不能接受的附加条件的；法律、法规和招标文件规定的其他无效情形。3.对合格投标人的投标文件进行详细评审，评标委员会成员按照评标标准和方法，对投标文件的商务、技术、价格等方面进行评分或比较。在评审过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但澄清或说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会成员根据评审结果，按照招标文件规定的推荐中标候选人的方法和数量，推荐中标候选人名单，并撰写评标报告。评标报告应包括招标项目基本情况、评标委员会成员名单、开标记录、评标标准、评标方法、评审过程、评审结果、推荐的中标候选人名单等内容。六、中标与合同签订（一）中标通知1.采购管理部门根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标人，并在中标候选人公示期结束后，向中标人发出中标通知书。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。2.同时，采购管理部门应将中标结果通知所有未中标的投标人，并向其退还投标保证金或投标保函。（二）合同签订1.中标人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件与招标人签订书面合同。合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应当与招标文件和中标人的投标文件的内容一致。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。2.在签订合同前，采购管理部门应对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、完整性、准确性、合理性等方面，确保合同符合法律法规要求和公司利益。审核通过后，报公司管理层审批。3.合同签订后，采购管理部门应将合同副本存档，并按照合同约定组织实施采购项目，监督合同的履行情况。七、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对物业采购招投标活动进行审计监督，检查招投标程序是否合规、评标过程是否公正、中标结果是否合理等。2.公司纪检监察部门负责对物业采购招投标活动中的违规违纪行为进行调查处理，对相关责任人进行问责。（二）投诉处理1.投标人对招标、投标、开标、评标等活动有异议的，可以在规定的时间内以书面形式向采购管理部门提出投诉。采购管理部门应及时受理投诉，并组织相关人员进行调查核实。2.对于投诉事项，采购管理部门应在规定的时间内作出