煤矿采购管理制度

PAGE煤矿采购管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证物资设备的质量和供应及时性，满足煤矿安全生产和经营发展的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿生产、建设、经营活动中所需物资、设备、服务等的采购管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，依法进行采购活动。2.效益优先原则：在保证物资质量和服务水平的前提下，通过科学管理、合理采购，实现采购成本最低化，提高企业经济效益。3.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行合同约定，维护企业信誉。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和外部审计，确保公平竞争。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织编制年度采购计划，审核各部门采购申请，汇总平衡后报主管领导审批。3.建立和维护供应商管理体系，组织供应商的选择、评价、考核和淘汰。4.负责采购合同的起草、审核、签订、执行和跟踪，协调处理合同纠纷。5.组织采购招标、询价、谈判等采购活动，确保采购过程合法合规。6.负责采购物资的验收、入库、付款等工作的协调和监督。7.定期分析采购数据，评估采购绩效，提出改进措施和建议。（二）需求部门职责1.根据煤矿生产、建设、经营需要，提出采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购招标、询价、谈判等活动，提供技术支持和商务意见。3.负责采购物资的现场验收，对验收结果负责，并及时反馈验收情况。4.配合采购管理部门进行供应商管理，提供供应商评价信息。（三）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核，负责采购资金的筹集和安排。2.审核采购合同付款条款，办理采购款项的支付手续。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和财务风险预警。ManagerialStaff职责1.审批年度采购计划和重大采购项目。2.监督采购管理制度的执行情况，协调解决采购工作中的重大问题。3.对采购工作的合规性、效益性负责。三、采购计划管理（一）采购计划编制依据1.煤矿年度生产经营计划、安全技术措施计划等。2.设备设施的更新改造计划、维修计划。3.物资库存状况和消耗定额。4.市场供应情况和价格走势。（二）采购计划编制流程1.各需求部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度的工作安排和物资需求预测，填写《采购申请表》，详细列出采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容，并提交采购管理部门。2.采购管理部门收到各需求部门的《采购申请表》后，进行汇总整理，结合库存情况和市场供应状况，对采购申请进行审核。对于不合理的采购申请，及时与需求部门沟通调整。3.采购管理部门根据审核后的采购申请，编制年度采购计划草案，明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并提交财务部门进行预算审核。4.财务部门对采购计划草案的预算进行审核，提出审核意见。采购管理部门根据财务部门的意见，对采购计划草案进行调整完善，形成年度采购计划。5.年度采购计划经主管领导审批后下达执行。在执行过程中，如遇生产经营计划调整或其他特殊情况需要变更采购计划的，需求部门应及时向采购管理部门提出申请，采购管理部门审核后报主管领导批准。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入标准，明确供应商的基本条件，包括企业资质、生产能力、产品质量、售后服务、信誉等方面的要求。2.供应商应向采购管理部门提交《供应商准入申请表》，并提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。3.采购管理部门对供应商提交的申请和资料进行审核，必要时可进行实地考察。经审核合格的供应商，纳入供应商名录管理。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评价周期为[具体时间]。2.采购管理部门应建立供应商评价指标体系，制定详细的评价标准和评分方法。评价指标体系应涵盖供应商的基本情况、经营业绩、产品质量、交货能力、售后服务、价格水平、合作态度等方面。3.采购管理部门根据评价指标体系和评分方法，定期收集各需求部门、使用单位对供应商的评价意见，并结合采购合同执行情况、物资验收情况等，对供应商进行综合评价和打分。4.根据供应商的评价得分，采购管理部门将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在同等条件下给予优先采购；对于不合格供应商，及时进行淘汰，并暂停与其合作。（三）供应商淘汰与退出1.如供应商出现下列情况之一，采购管理部门应及时将其淘汰，并从供应商名录中删除：提供的产品质量不符合合同要求，且经整改后仍不合格的。交货期严重延误，影响煤矿生产经营的。售后服务不到位，给煤矿造成较大损失的。存在商业贿赂等违法违规行为的。其他严重违反合同约定或企业规定的行为。2.采购管理部门应定期对供应商名录进行清理，对于连续[具体时间]未与煤矿发生业务往来的供应商，可将其从供应商名录中删除。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、规格标准统一的物资设备采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和企业内部招标管理规定进行，通过公开招标、邀请招标等方式确定中标供应商。2.询价采购：对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购项目，可采用询价采购方式。采购管理部门应向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价供应商成交。3.谈判采购：对于一些特殊物资设备采购项目，如独家生产、定制加工等，或因市场供应紧张、时间紧迫等原因无法进行招标采购的项目，可采用谈判采购方式。采购管理部门应与供应商进行谈判，协商确定采购价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（二）采购程序1.招标采购程序采购管理部门根据年度采购计划或临时采购申请，编制招标文件。招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。招标公告应在企业内部网站、行业媒体等平台发布，公告期不得少于[具体时间]。采购管理部门对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。采购管理部门组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人名单。采购管理部门向中标候选人发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.询价采购程序采购管理部门根据采购需求，向至少三家供应商发出询价函，询价函应明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货期、报价要求等内容。供应商在规定时间内将报价文件密封提交给采购管理部门。采购管理部门对供应商的报价文件进行评审，比较各供应商的报价、产品质量、交货期等因素，选择最低价供应商成交。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。3.谈判采购程序采购管理部门根据采购需求，确定谈判供应商名单。谈判供应商名单应不少于三家。采购管理部门与谈判供应商进行谈判，谈判内容包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购管理部门根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括合同编号、签订日期、采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购管理部门负责起草采购合同文本，合同文本应符合法律法规和企业内部合同管理规定的要求。采购管理部门应将合同文本提交财务部门、法律部门等相关部门进行审核，审核通过后报主管领导审批。3.采购合同经主管领导审批后，由采购管理部门与供应商签订。签订合同的双方应加盖单位公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。（二）合同执行1.采购管理部门应按照采购合同约定，及时跟踪供应商的合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.需求部门应配合采购管理部门做好合同执行工作，及时提供合同执行过程中所需的技术支持和商务意见。3.如供应商出现合同违约行为，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以纠正，并按照合同约定追究其违约责任。如协商不成，可通过法律途径解决。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订合同变更或解除协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方的权利和义务等条款。2.合同变更或解除协议经双方签字盖章后生效，并报主管领导备案。采购管理部门应及时调整采购计划和相关财务手续。（四）合同归档采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同文本及相关资料进行归档保存。合同归档资料应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、验收报告、付款凭证等。合同归档期限为[具体时间]，期满后按照企业档案管理规定进行销毁或移交。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资的验收应按照采购合同约定的质量标准进行。合同未约定质量标准的，应按照国家有关标准、行业标准或企业内部标准进行验收。2.验收标准应明确物资的规格、型号、数量、外观质量、性能指标等方面的要求。（二）验收程序1.采购物资到货前，采购管理部门应通知需求部门、质量检验部门等相关部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，需求部门应组织质量检验部门等相关人员按照验收标准进行验收。验收人员应认真核对物资的规格、型号、数量、外观质量等，对物资的性能指标进行检验测试。3.验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，验收人员应出具验收不合格报告，注明不合格原因，并及时通知采购管理部门。4.采购管理部门应根据验收不合格报告，及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以解决。如供应商拒绝承担责任或无法解决问题的采购管理部门可按照合同约定追究其违约责任。（三）验收记录与报告1.验收人员应做好验收记录，详细记录物资的验收情况，包括验收时间、验收人员、物资名称、规格、型号、数量、外观质量、性能指标、验收结果等内容。2.验收结束后，验收人员应出具验收报告，验收报告应包括验收基本情况、验收结论、处理意见等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖部门公章。3.采购管理部门应将验收记录和验收报告及时归档保存，作为采购物资质量追溯和供应商评价的依据。八、采购付款管理（一）付款申请1.采购物资验收合格并办理入库手续后，需求部门应根据采购合同约定，填写《付款申请表》，详细列出采购物资的名称、规格、型号、数量、采购金额、付款方式等内容，并提交采购管理部门审核。2.采购管理部门收到需求部门的《付款申请表》后，对采购合同执行情况、验收情况等进行审核。审核通过后，在《付款申请表》上签字确认，并提交财务部门。（二）付款审核1.财务部门收到采购管理部门提交的《付款申请表》后，对采购合同付款条款、发票情况、资金状况等进行审核。审核通过后，报主管领导审批。2.主管领导根据财务部门的审核意见，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。（三）付款方式1.采购付款方式应根据采购合同约定和企业资金状况确定。常见的付款方式包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。2.对于金额较大的采购项目，可采用分期付款方式。分期付款的比例和时间应在采购合同中明确约定。（四）付款记录与档案管理1.财务部门应做好采购付款记录，详细记录付款时间、付款金额、付款方式、收款单位等内容。2.采购付款相关资料，如采购合同、验收报告、发票、付款凭证等，应按照企业档案管理规定进行归档保存。付款记录和档案资料应作为企业财务管理和审计监督的重要依据。九、监督与考核（一）内部监督1.企业内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购管理制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.审计部门在审计过程中发现问题的，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反采购管理制度和法律法规的行为，应依法依规追究相关人员的责任。（二）外部监督1.企业应主动接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合相关工作。2.对于外部机构提出的意见和建议，企业应认真研究分析，及