煤矿采购合同管理制度

PAGE煤矿采购合同管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范煤矿采购合同管理流程，加强采购合同的全过程管理，确保采购活动合法合规、有序进行，保障公司利益，提高采购效率，降低采购成本，促进公司生产经营活动的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司在煤矿生产经营活动中涉及的各类物资、设备、服务等采购合同的管理。包括但不限于煤炭生产所需的原材料、机械设备、配件、办公用品、劳务服务等采购合同。3.基本原则合法性原则：采购合同的签订、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。公平公正原则：合同双方应在平等、自愿、公平、公正的基础上签订合同，明确双方的权利和义务，不得利用合同谋取不正当利益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。效益原则：采购合同管理应注重经济效益，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。二、职责分工1.采购部门负责采购合同的起草、谈判、签订、履行、变更、解除等工作。对采购合同的执行情况进行跟踪和监督，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。负责收集、整理、归档采购合同相关资料，建立采购合同台账。2.法务部门参与采购合同的起草、审核、谈判等工作，提供法律意见和建议。对采购合同的合法性进行审查，确保合同符合法律法规的规定。处理采购合同纠纷，维护公司合法权益。3.财务部门负责审核采购合同的付款条款，确保付款方式、付款时间等符合公司财务管理制度的规定。按照合同约定及时支付货款，对采购合同的执行情况进行财务监督。负责采购合同的财务核算和账务处理。4.审计部门对采购合同的签订和执行情况进行审计监督，检查合同的合法性、合规性和效益性。对采购合同的资金使用情况进行审计，防止资金浪费和滥用。5.其他部门根据各自职责，配合采购部门做好采购合同管理相关工作。如提供技术要求、验收标准等。三、采购合同的签订1.合同起草采购部门应根据采购需求和采购项目特点，起草采购合同文本。合同文本应明确采购标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等主要条款。采购合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。2.合同审核采购合同起草完成后，应提交法务部门进行合法性审核。法务部门应重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，合同双方的权利和义务是否明确、对等，合同风险是否可控等。法务部门审核通过后，采购合同还应提交财务部门进行付款条款审核。财务部门应重点审查付款方式、付款时间、付款比例等是否符合公司财务管理制度的规定，是否有利于公司资金安排和资金安全。采购合同还应根据需要提交其他相关部门进行专业审核，如技术部门审核技术条款、质量部门审核质量标准等。3.合同谈判采购部门应根据审核意见，与合同对方进行谈判，协商确定合同条款。谈判过程中，应充分了解对方的需求和意见，争取有利的合同条款。谈判达成一致后，采购部门应将谈判结果及时反馈给相关审核部门，确保合同条款符合各方要求。4.合同签订采购合同经审核和谈判通过后，由公司法定代表人或其授权代表签订。签订合同前，应确保合同对方具备合法的主体资格和履约能力。合同签订应使用公司统一的合同专用章，并按照公司印章管理制度的规定进行盖章。合同签订后，应及时将合同文本原件交采购部门存档。四、采购合同的履行1.合同交底采购合同签订后，采购部门应及时组织相关人员进行合同交底，确保合同执行人员了解合同条款和要求。合同交底内容应包括采购标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等主要条款，以及合同执行过程中的注意事项。2.交货验收采购部门应按照合同约定，及时通知合同对方组织交货。合同对方交货时，应提供相关的质量证明文件和发货清单等资料。采购部门应组织相关人员对采购货物进行验收，验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等是否符合合同约定。验收合格后，应出具验收报告。如发现采购货物存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购部门应及时与合同对方协商解决，要求对方采取补货、换货、退货等措施，直至符合合同要求。3.付款管理财务部门应按照合同约定的付款方式和付款时间，及时办理付款手续。付款前，应审核采购部门提交的付款申请和相关证明文件，确保付款依据充分、手续齐全。采购部门应及时跟踪合同对方的收款情况，确保公司按时付款，避免因逾期付款产生违约责任。4.合同变更在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与合同对方协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等，并经相关审核部门审核通过后生效。5.合同解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，采购部门应及时与合同对方协商，并签订书面的合同解除协议。合同解除协议应明确解除的原因、解除的时间、双方的权利和义务等，并经相关审核部门审核通过后生效。五、采购合同的档案管理1.档案收集采购部门应负责采购合同档案的收集工作，确保合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件资料齐全、完整。采购合同档案资料应包括合同文本原件、合同审批表、合同谈判记录、验收报告、付款凭证、合同变更协议、合同解除协议等。2.档案整理采购部门应定期对收集到的采购合同档案资料进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类归档，确保档案资料便于查阅和管理。档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件资料，对重要文件资料进行编号、编目，建立档案索引。3.档案保管采购合同档案应妥善保管，防止档案资料丢失、损坏、泄露等情况发生。档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案安全。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅采购合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到采购部门查阅。查阅档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、抽取、销毁档案资料。查阅结束后，应及时归还档案资料。涉及公司商业秘密或其他敏感信息的采购合同档案，未经公司授权，不得对外提供查阅。六、采购合同的监督与考核1.监督检查审计部门应定期对采购合同的签订和执行情况进行审计监督，检查合同的合法性、合规性和效益性。采购部门应定期对采购合同的执行情况进行自查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。公司其他部门应根据各自职责，对采购合同相关工作进行监督，发现问题及时反馈给采购部门或相关管理部门。2.考核评价公司应建立采购合同管理考核评价制度，对采购部门和相关人员的采购合同管理工作进行考核评价。考核评价内容应包括合同签订的规范性