煤矿询比价采购管理制度

PAGE煤矿询比价采购管理制度一、总则1.目的为规范煤矿物资采购行为，确保采购物资的质量，降低采购成本，提高采购效率，加强廉政建设，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于煤矿生产经营所需的各类物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于原材料、配件、办公用品、劳保用品、工程服务等。3.基本原则公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会，按照公正的程序进行评审和选择。质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合煤矿生产经营的要求。成本效益原则：通过合理的询比价、谈判等方式，降低采购成本，提高采购资金的使用效益。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益，确保采购活动的廉洁性。二、询比价采购流程1.采购申请各部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格型号、数量、技术要求、预计采购时间等信息。采购申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.供应商选择与询价采购部门根据采购申请，在煤矿合格供应商名录中选择潜在供应商，并向其发出询价通知书。询价通知书应明确采购物资的规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容。供应商应在规定时间内回复询价通知书，提供报价单及相关资料。3.比价与评审采购部门收到供应商的报价后，对各供应商的报价进行整理和比较。组织相关部门人员组成评审小组，对供应商的报价、产品质量、信誉、售后服务等进行综合评审。评审小组根据评审结果，推荐中标候选人，并出具评审报告。4.合同签订根据评审报告，确定中标供应商后，采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的规格型号、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，报煤矿相关部门备案。5.采购执行与验收采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的交货进度，确保物资按时、按质、按量供应。物资到货后，采购部门组织相关部门人员进行验收。验收内容包括物资的规格型号、数量、质量、外观等。验收合格后，由验收人员填写验收报告，并办理入库手续。如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货。6.付款结算物资验收合格后，采购部门根据采购合同的约定，办理付款手续。付款申请需经采购部门负责人、财务部门审核签字后，报煤矿分管领导审批。财务部门按照审批后的付款申请，及时支付货款。三、询比价采购管理职责1.采购部门职责负责制定和完善采购管理制度，规范采购流程。组织实施询比价采购活动，选择合格供应商，签订采购合同。跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。负责采购数据的统计和分析，为煤矿成本控制提供依据。2.需求部门职责根据生产经营需要，提出采购申请，明确采购物资的规格型号、数量、技术要求等。参与采购合同的评审，提供技术支持和质量要求。负责采购物资的验收工作，确保物资符合要求。3.评审小组职责对供应商的报价、产品质量、信誉、售后服务等进行综合评审。推荐中标候选人，出具评审报告。对采购过程中的重大事项进行决策。4.财务部门职责负责审核采购合同的付款条款，确保付款方式符合财务规定。按照审批后的付款申请，及时支付货款。对采购成本进行核算和分析，提供财务支持。四、供应商管理1.供应商选择采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等。实地考察供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。根据评审结果，选择合格供应商纳入供应商名录。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。建立供应商评估档案，记录评估结果。对评估不合格的供应商，及时采取措施，如警告、暂停合作、取消合作等。根据供应商的表现，对供应商进行分类管理，优先选择优质供应商进行合作。3.供应商激励与约束设置供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先合作、增加订单量、提供优惠政策等。建立供应商约束机制，对违反采购合同约定的供应商，追究其违约责任，如扣除货款、赔偿损失等。五、询比价采购监督与审计1.内部监督煤矿内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否合规，采购合同是否履行，采购成本是否合理等。设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对举报事项进行调查核实，严肃处理违规行为。2.外部监督接受政府有关部门的监督检查，配合做好相关工作。邀请供应商、客户等外部人员对采购活动进行监督，听取意见和建议，不断改进采购工作。六、询比价采购档案管理1.档案内容采购申请文件，包括采购申请表、部门负责人审核意见等。询价通知书及供应商报价单。评审报告及相关资料。采购合同及补充协议。验收报告及入库单。付款凭证及相关财务资料。供应商档案，包括供应商资质证明、评估考核记录等。2.档案保管采购档案由采购部门负责整理、归档