湖南大学采购内控制度

PAGE湖南大学采购内控制度一、总则（一）目的为了加强湖南大学采购内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，根据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖南大学各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校规章制度。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最小化，提高资金使用效益。3.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，确保所有潜在供应商平等参与竞争，公正对待每一个供应商。4.归口管理原则：采购业务归口相关职能部门管理，明确职责分工，加强协作配合。5.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立健全风险防控机制。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购决策机构，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构由学校领导、相关职能部门负责人等组成，并明确其职责和议事规则。（二）采购执行部门1.采购管理部门：负责采购制度的制定、执行监督、采购计划的审核等工作。2.招标采购机构：具体组织实施货物、工程和服务的招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。对于分散采购项目，根据实际情况可委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.使用部门：提出采购需求，参与采购项目的技术参数制定、验收等工作，对采购项目的质量和适用性负责。（三）相关部门职责1.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核、账务处理等工作，对采购资金的使用进行监督管理。2.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。3.资产管理部门：负责采购资产的登记入账、资产清查、处置等工作，参与采购项目的验收工作，确保资产的安全完整。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门根据学校事业发展规划和实际工作需要，提出采购项目的需求和预算建议，经本部门负责人审核后报采购管理部门。2.采购管理部门对各部门报送的采购预算进行汇总审核，结合学校年度预算安排，提出采购预算草案，报学校采购决策机构审批。3.财务部门根据学校采购决策机构批准的采购预算，将采购资金纳入学校年度预算统筹安排。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整程序办理。2.采购管理部门负责对采购预算执行情况进行跟踪检查，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.财务部门按照预算安排及时足额支付采购资金，对预算执行情况进行动态监控，确保采购资金的安全和有效使用。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因市场价格波动、政策调整、采购需求变更等原因确需调整采购预算的，使用部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整金额等，并附相关证明材料。2.采购管理部门对使用部门提交的数据申请进行审核，提出审核意见后报学校采购决策机构审批。3.财务部门根据学校采购决策机构批准的预算调整意见，对采购预算进行相应调整。四、采购计划管理（一）计划编制1.使用部门根据采购预算和实际工作需要，在每年规定时间内编制下一年度采购计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购管理部门对各部门报送的采购计划进行汇总审核，结合学校年度工作重点和采购资金安排，编制学校年度采购计划草案，报学校采购决策机构审批。3.学校年度采购计划经审批后，采购管理部门将采购计划下达给各使用部门，并抄送招标采购机构等相关部门执行。（二）计划执行1.使用部门按照下达的采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要变更采购计划，应按照学校采购计划变更程序办理。2.招标采购机构根据采购计划，及时安排采购项目的招标采购工作，确保采购任务按时完成。3.采购管理部门对采购计划执行情况进行定期检查和通报，对未按时完成采购任务的部门进行督促整改。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要调整采购计划的，使用部门应提出书面申请，详细说明调整原因和调整内容。2.采购管理部门对使用部门提交的申请进行审核，提出审核意见后报学校采购决策机构审批。3.采购管理部门根据学校采购决策机构批准的采购计划调整意见，及时调整采购计划，并通知相关部门执行。五．采购方式与程序(一)采购方式种类1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，以获取最优的采购价格和质量。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应至少邀请三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定的供应商参加投标。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。（二）采购程序1.采购申请：使用部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容，并经本部门负责人审核签字后报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行审核，根据采购金额大小和采购方式，按照学校规定的审批权限报相关领导审批。3.采购实施招标采购招标采购机构根据采购管理部门下达的采购任务，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。招标采购机构发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应在中国政府采购网、学校官网等指定媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。招标采购机构接收投标人的投标文件，并进行开标、评标。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由专人负责唱标、记录。评标应按照招标文件规定的评标标准进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人，并出具评标报告。采购管理部门根据评标报告，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时通知未中标供应商。竞争性谈判采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组负责与供应商进行谈判，确定成交供应商。采购管理部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判邀请书应包括采购项目名称、采购内容、谈判程序、谈判时间及地点等内容。谈判小组与供应商进行谈判，谈判应在规定的时间和地点进行。谈判小组应根据采购需求，与供应商就采购项目的技术规格、价格、服务等方面进行协商，要求供应商进行报价和承诺。谈判小组可以要求供应商多次报价，并根据谈判情况确定成交供应商。谈判小组确定成交供应商后，采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，同时通知未成交供应商，并将谈判结果报学校采购决策机构备案。单一来源采购使用部门提出单一来源采购申请，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因等内容，并附相关证明材料。采购管理部门对单一来源采购申请进行审核后，报学校采购决策机构审批。学校采购决策机构组织相关部门和专家进行论证，论证通过后批准单一来源采购申请。采购管理部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、服务等内容，并按照学校合同管理规定进行审核和备案。询价采购管理部门成立询价小组，并向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，邀请其参加询价。询价通知书应包括采购项目信息、询价程序、报价要求、询价时间及地点等内容。询价小组接收供应商的报价文件，并进行比较和评价。询价小组应根据采购需求，对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。询价小组确定成交供应商后，采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，同时通知未成交供应商，并将询价结果报学校采购决策机构备案。4.合同签订：采购管理部门根据中标通知书或成交通知书，组织使用部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，并按照学校合同管理规定进行审核和备案。六、采购验收管理（一）验收准备1.使用部门在采购项目到货前，应制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。验收方案应报采购管理部门备案。2.采购管理部门根据采购项目的特点和要求，组织相关部门和专家对验收方案进行审核，提出审核意见。3.使用部门按照审核后的验收方案，准备验收所需的文件资料、仪器设备等。（二）验收实施1.采购项目到货后，使用部门应及时组织验收。验收人员应由使用部门、采购管理部门、资产管理部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参加。2.验收人员按照验收方案对采购项目的数量、规格型号、质量、性能等进行逐一核对和检验，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收人员、验收内容、验收结论等内容。3.对于技术复杂、专业性强的采购项目，验收人员可委托具有相应资质的检测机构进行检测，并出具检测报告。检测报告作为验收报告的附件。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收人员在验收报告上签字确认，并报采购管理部门备案。采购管理部门通知财务部门办理付款手续。2.验收不合格的采购项目，验收人员应及时通知供应商限期整改或退换货物。供应商整改或退换货物后，使用部门应重新组织验收。如供应商拒绝整改或退换货物，使用部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。3.验收过程中发现的问题，验收人员应及时记录并报告采购管理部门。采购管理部门应会同相关部门分析原因，采取措施加以解决，并将处理结果反馈给验收人员。七、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应短缺等可能导致采购成本增加或无法按时获取所需货物、工程和服务。2.供应商风险：供应商信誉不佳、资质不符、提供虚假信息等可能导致采购质量下降、交货延迟、合同纠纷等问题。3.采购人员风险：采购人员违规操作、收受贿赂等可能导致采购活动不公正、不公平竞争，损害学校利益。4.法律风险：采购活动不符合法律法规要求，可能导致采购合同无效、受到行政处罚等法律后果5.内部控制风险：采购内部控制制度不完善、执行不力等可能导致采购流程不规范、风险防控措施失效。（二）风险评估1.采购管理部门定期对采购风险进行评估，识别风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性与定量相结合的方法，如问卷调查、专家咨询、数据分析等，对采购风险进行全面、客观评估。3.根据风险评估结果，确定风险等级，将采购风险分为高、中、低三个等级，并采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险采购项目，如风险无法承受，应采取风险规避措施，如取消采购项目、选择其他采购方式等。2.风险降低：对于中等风险采购项目，应采取风险降低措施，如加强市场调研、严格供应商管理、完善采购内部控制制度等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、签订免责条款等方式将风险转移给其他方。4.风险接受：对于低风险采购项目，在风险可控的情况下，可采取风险接受措施，如加强日常监控、定期评估等，确保风险处于可接受范围内。八、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的执行情况等。2.学校纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和廉洁性。3.采购管理部门对采购活动进行日常监督检查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题，确保采购活动按照规定程序进行。（二）外部监督1.接受财政、审计、监察等政府部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，及时整改存在的问题。2.接受社会公