深圳国企采购制度

PAGE深圳国企采购制度一、总则（一）目的为规范深圳国企采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于深圳国企及其下属全资、控股子企业的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开公平公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.董事会：负责审议重大采购项目的决策，包括采购预算安排、采购方式选择、采购合同签订等。2.总经理办公会：对一般性采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门1.采购管理部门职责制定和完善采购管理制度、流程和标准。编制采购预算，审核采购计划。组织实施采购活动，包括供应商选择、采购文件编制、采购谈判、合同签订等。负责采购项目的验收工作，对采购质量进行监督和评估。建立和维护供应商数据库，管理供应商关系。处理采购投诉和纠纷，防范采购风险。2.采购管理人员要求具备相关专业知识和技能，熟悉采购业务流程和法律法规。具有良好的沟通协调能力、谈判能力和团队合作精神。廉洁奉公，诚实守信（三）需求部门1.需求部门职责根据生产经营需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和审核，协助采购管理部门进行供应商选择和采购谈判。负责采购项目的验收工作，对采购质量进行确认。配合采购管理部门处理采购过程中的问题和纠纷。2.需求部门人员要求熟悉本部门业务，了解采购项目的技术要求和质量标准。具备良好的沟通能力和协作精神，能够与采购管理部门和供应商有效沟通。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应根据企业年度生产经营计划和财务预算，结合市场价格波动情况，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、采购时间等内容，并报经企业预算管理部门审核。（二）预算执行1.采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊原因需要调整采购预算的，应按照企业预算调整程序进行审批。（三）预算监督1.企业财务部门应对采购预算执行情况进行监督检查，确保采购资金合理使用。2.采购管理部门应定期向企业预算管理部门报告采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行中的问题。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂或有较多潜在供应商的采购项目。2.招标程序采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件后，按照招标文件要求编制投标文件。采购管理部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序采购管理部门向符合条件的供应商发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，并在规定时间内提交。采购管理部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要项目；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件。谈判小组邀请符合条件的供应商进行谈判。供应商提交响应文件后，谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和供应商情况。企业决策机构审批单一来源采购申请。采购管理部门与供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购管理部门向符合条件的供应商发出询价通知书。供应商在规定时间内报价。采购管理部门对供应商报价进行比较，确定成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购项目的基本情况介绍，如项目名称、规格、数量、质量要求等。2.采购文件应明确采购方式、采购程序、评标标准等内容。3.采购文件应包含合同主要条款，如合同价格、交货时间、付款方式、售后服务等。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准，语言严谨规范，避免出现歧义或模糊不清的表述。2.采购文件应根据采购项目特点和需求编制，确保采购文件的针对性和有效性。3.采购文件应经过审核，确保采购文件内容完整、准确、合法六、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格、售后服务等方面。2.采购管理部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择供应商。3.采购管理部门应组织对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量管理情况、售后服务情况等。（二）供应商评价1.采购管理部门应建立供应商评价机制，定期对供应商进行评价。2.供应商评价内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平、合作态度等方面。3.采购管理部门应根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于评价优秀的供应商给予优先采购待遇，对于评价不合格的供应商及时淘汰。（三）供应商关系维护1.采购管理部门应与供应商保持良好的沟通与合作，及时解决采购过程中出现的问题。2.采购管理部门应定期与供应商进行交流，了解供应商的生产经营情况、市场变化情况等，共同探讨合作机会和改进措施。3.采购管理部门应建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对于违反合同约定的供应商依法追究责任。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、付款方式、售后服务等内容。3.采购合同应符合法律法规和行业标准，语言严谨规范，避免出现歧义或模糊不清的表述。（二）合同履行1.采购管理部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。2.采购管理部门应及时跟踪采购合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照采购合同约定按时、按质、按量交付货物或提供服务。（三）合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应按照法律法规和合同约定办理相关手续。2.采购管理部门应及时与供应商协商变更或解除合同的事宜，签订变更或解除合同协议。3.变更或解除合同协议应明确双方的权利和义务，以及变更或解除合同的原因、时间、方式等内容。（四）合同纠纷处理1.采购合同履行过程中，如发生纠纷的，双方应协商解决。2.协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼。3.采购管理部门应积极配合企业法律部门处理合同纠纷，维护企业合法权益。八、采购验收管理（一）验收标准1.采购管理部门应根据采购合同约定和相关标准制定采购项目验收标准。2.验收标准应明确采购项目的规格、数量、质量要求等内容。（二）验收程序1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。需求部门应成立验收小组，制定验收方案，并通知采购管理部门和供应商参加验收。验收小组应按照验收标准对采购项目进行验收，填写验收报告。验收合格的，验收小组应在验收报告上签字确认，并报采购管理部门备案。验收不合格的，验收小组应及时通知供应商进行整改，整改合格后重新验收。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购管理部门应按照采购合同约定支付货款。2.验收不合格的采购项目，采购管理部门应根据验收报告和采购合同约定，要求供应商承担违约责任，如退货、换货、补货、降价、赔偿损失等。九、采购监督与审计（一）内部监督1.企业内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。