深圳医院采购管理制度

PAGE深圳医院采购管理制度一、总则（一）目的为加强深圳医院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购效率，保证采购质量，满足医院医疗、教学、科研等工作需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于深圳医院各科室、部门及下属机构的所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、医疗卫生行业相关规定以及地方政府的政策要求。2.合规性原则：采购流程应符合医院内部管理规定，确保采购过程规范有序，杜绝违规操作。3.公开性原则：除涉及商业秘密等特殊情况外，采购信息应公开透明，接受医院内部和社会监督。4.公正性原则：采购活动应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保竞争的公正性。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购方案，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立采购管理委员会，作为采购决策的最高机构。采购管理委员会由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。其职责包括：1.审议医院采购政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和重大采购项目计划。3.对采购项目的必要性、可行性进行论证。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门医院设立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门的职责包括：1.贯彻执行国家法律法规、医院采购管理制度和流程。2.编制采购计划，组织实施采购活动。3.根据采购需求，进行市场调研，选择合格供应商。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作。5.建立和维护供应商档案，定期评估供应商。6.收集、整理采购相关资料，归档保存。（三）需求部门各临床科室、职能部门等作为采购需求部门，负责提出采购需求，配合采购部门进行采购活动。其职责包括：1.根据业务需要，准确填写采购申请单，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术论证、商务谈判等工作。3.负责采购物品或服务的验收工作，反馈使用过程中的问题。（四）监督部门医院设立审计部门和纪检监察部门，对采购活动进行全程监督。其职责包括：1.审查采购项目的合规性、合法性。2.监督采购流程的执行情况，检查采购文件、合同等资料。3.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，于每年[具体时间]前向采购部门提交下一年度采购需求计划。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求，结合医院财务状况和资金安排，编制年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经采购管理委员会审议通过后，报医院财务部门审核，最终由医院院长办公会批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购管理委员会审批后，报财务部门备案。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中的问题。2.审计部门和纪检监察部门对采购预算执行情况进行监督，确保预算执行的合规性。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际需求填写采购申请单，经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.采购申请单应详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等信息。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请单后，对其完整性、准确性进行审核，并根据采购金额大小进行分级审批。2.采购金额在[具体金额]以下的，由采购部门负责人审批；采购金额在[具体金额]以上的，报采购管理委员会审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请单，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购人员等。2.采购人员按照采购方案进行市场调研，选择不少于[具体数量]家符合要求的供应商，并向其发出采购询价文件或招标邀请书。3.供应商应在规定时间内提交报价文件或投标文件，采购人员对其进行评审，选择最优供应商。4.对于重大采购项目或复杂采购需求，可组织专家进行技术论证和商务谈判。（四）合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务、采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准及验收方式等条款。2.采购合同签订前，应经医院法律顾问审核，确保合同合法合规。（五）采购验收1.采购物品或服务到货后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。2.需求部门按照合同约定的质量标准和验收方式进行验收，填写验收报告。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，及时与供应商协商解决。3.采购部门应建立采购验收档案，将验收报告、相关证明文件等资料归档保存。（六）付款结算1.采购部门根据验收合格的发票和合同约定，填写付款申请单，经审批后提交给财务部门。2.财务部门审核付款申请单无误后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。五、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，确保采购项目的质量和效益。（二）邀请招标适用于具有特殊性或只能从有限范围的供应商处采购的项目。采购部门向不少于[具体数量]家具备资格的特定供应商发出招标邀请书，进行招标采购。（三）竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向不少于[具体数量]家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，并根据报价情况确定成交供应商。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、产品质量等条件。2.供应商申请准入时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，实地考察供应商的生产经营情况，符合准入标准的，纳入供应商名录。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。根据评价结果对供应商进行分级管理，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价为不合格等级的供应商，采购部门应暂停与其合作，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰1.供应商出现下列情形之一的，采购部门应及时将其淘汰出供应商名录：提供虚假资料骗取准入资格的。产品质量出现严重问题，给医院造成重大损失的。交货期严重延误，影响医院正常工作的。售后服务不到位，多次被投诉的。存在商业贿赂等违法违规行为的。2.采购部门应及时更新供应商名录，确保供应商信息的准确性和有效性。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。2.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。（二）风险评估1.采购部门对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分级管理，分为高风险等级、中风险等级、低风险等级。（三）风险应对1.对于高风险等级的风险，应制定专项应对方案，采取多种措施降低风险发生的可能性和影响程度。2.对于中风险等级的风险，应密切关注风险变化情况，适时采取相应的应对措施。3.对于低风险等级的风险，可采取日常监控和预防措施，确保风险处于可控状态。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请单、采购审批文件、采购询价文件或招标邀请书、供应商报价文件或投标文件、采购合同及补充协议、验收报告、发票、付款凭证等与采购活动相关的所有资料。（二）档案整理采购部门应定期对采购档案进行整理，按照采购项目的类别、时间顺序等进行分类归档，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应