海南省政府采购内控制度

PAGE海南省政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强海南省政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购效率，防范采购风险，确保政府采购活动合法合规、公正透明、高效有序，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于海南省各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：遵循公平、公正的原则，对待所有参与政府采购活动的供应商，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：政府采购信息应依法依规公开，保障公众知情权和监督权，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高财政资金使用效益。5.风险防控原则：建立健全风险防控机制，对政府采购活动各环节可能存在的风险进行识别、评估和防控，确保采购活动安全。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购人应按照国家和本省有关规定，结合本单位事业发展规划和工作实际需要，科学合理地编制政府采购预算。采购预算应细化到具体项目和品目，明确采购数量、规格、金额等内容。2.采购预算编制过程中，采购人应充分考虑项目的可行性、必要性和经济性，对采购项目进行充分论证，确保预算编制准确合理。3.财政部门负责对采购人报送的采购预算进行审核，审核通过后的采购预算作为政府采购的控制依据。（二）采购计划制定1.采购人应根据批复的采购预算，结合项目实施进度，制定年度政府采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间安排等内容。2.对于集中采购目录以内或采购限额标准以上的采购项目，采购人应按照规定将采购计划报财政部门备案。财政部门对采购计划的合规性进行审核，审核通过后方可组织实施采购活动。3.采购计划一经确定，原则上不得随意变更。如因特殊情况确需变更的，采购人应按照规定程序报财政部门批准，并重新备案采购计划。三、采购活动组织与实施（一）采购方式选择1.采购人应根据采购项目的性质、特点和需求，按照法律法规规定的采购方式进行采购。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价以及单一来源采购等。2.采用公开招标方式采购的，采购人应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。采用邀请招标方式采购的，采购人应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.对于符合竞争性谈判、竞争性磋商、询价条件的采购项目，采购人应按照规定程序组织实施相应采购方式。采用单一来源采购方式的，采购人应在符合法定条件的情况下，按照规定程序进行审批，并公示单一来源采购信息。（二）采购文件编制1.采购人或其委托的采购代理机构应根据采购项目的特点和需求，编制科学合理、完整准确的采购文件。采购文件应包括采购公告（或招标文件）、采购需求、评标标准、合同条款等内容。2.采购需求应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等内容，确保采购项目符合采购人实际需求。评标标准应科学合理、客观公正，能够准确反映采购项目的特点和要求，便于评标委员会对供应商进行评审。3.采购文件编制过程中，采购人或其委托的采购代理机构应组织相关人员进行审核，确保采购文件内容合法合规、严谨准确。审核通过后的采购文件应按照规定程序发布或发售给供应商。（三）开标、评标与定标1.采购人或其委托的采购代理机构应按照采购文件规定的时间、地点组织开标活动。开标过程应公开透明，所有投标人的投标文件均应在开标现场当众拆封、宣读，唱标内容应记录在案。2.评标委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标人的投标文件进行评审。评标过程应严格保密，评标委员会成员应独立评审，不得泄露评标情况。3.评标结束后，评标委员会应向采购人提交评标报告，推荐中标候选人或成交供应商。采购人应根据评标报告，按照规定程序确定中标人或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。（四）合同签订与履行1.中标人或成交供应商应按照中标通知书或成交通知书的要求，与采购人签订政府采购合同。政府采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、规格型号、数量、价格、质量标准、服务要求、付款方式、违约责任等内容。2.采购人应按照政府采购合同约定，及时支付采购资金。财政部门应加强对政府采购资金支付的监督管理，确保资金支付安全、合规。3.中标人或成交供应商应按照政府采购合同约定，履行提供货物、工程或服务的义务。采购人有权对中标人或成交供应商的履约情况进行监督检查，如发现其未按照合同约定履行义务的，有权要求其承担违约责任。四、采购验收管理（一）验收主体与责任1.采购人是政府采购项目验收的责任主体，应按照政府采购合同约定组织对采购项目进行验收。采购人可以自行组织验收，也可以委托具有专业资质的第三方机构进行验收。2.采购人应成立验收小组，验收小组应由熟悉采购项目情况、具有专业知识和技能的人员组成。验收小组应按照规定程序对采购项目进行验收，并出具验收报告。（二）验收标准与程序1.验收标准应按照政府采购合同约定执行。采购合同未约定验收标准的，应按照国家和本省有关标准、规范以及行业通行标准进行验收。2.验收程序一般包括初步验收和终验两个阶段。初步验收由采购人或其委托的验收小组在采购项目交付后进行，主要检查采购项目的数量、规格、外观等是否符合合同约定。终验在初步验收合格后进行，主要对采购项目的质量、性能、服务等进行全面检查和评估，确保采购项目符合合同要求。3.验收过程中，验收小组应认真查阅相关资料，对采购项目进行实地检查、测试和评估，并做好验收记录。验收记录应包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结果等内容。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购人应按照合同约定支付采购资金。验收不合格的采购项目，采购人应及时与中标人或成交供应商沟通协商，要求其限期整改或采取其他补救措施。如中标人或成交供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求的，采购人有权按照合同约定扣除相应款项，并追究其违约责任。2.采购人应将验收结果及时反馈给财政部门。财政部门对验收结果进行监督检查，如发现验收过程中存在违规行为或验收结果不符合要求的，有权责令采购人重新组织验收或采取其他措施进行处理。五、采购质疑与投诉处理（一）质疑处理1.供应商对政府采购活动事项有疑问的，可以向采购人或其委托的采购代理机构提出质疑。质疑应以书面形式提出，并明确质疑事项、理由及相关证据。2.采购人或其委托的采购代理机构应在收到供应商质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。答复内容应包括质疑事项的调查情况、处理意见及依据等。3.供应商对采购人或其委托的采购代理机构的质疑答复不满意或者采购人或其委托的采购代理机构未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级财政部门投诉。（二）投诉处理1.财政部门收到供应商投诉后，应在五个工作日内进行审查，决定是否受理。对符合投诉条件的，财政部门应予以受理，并向投诉人和被投诉人发出投诉受理通知书；对不符合投诉条件的，财政部门应书面告知投诉人不予受理的理由。2.财政部门应在受理投诉后三十个工作日内，对投诉事项进行调查、取证，并根据调查结果作出处理决定。处理决定包括维持原采购结果、变更采购结果、撤销采购活动等。3.投诉处理期间，财政部门认为有必要的，可以通知采购人暂停采购活动，但暂停时间最长不得超过三十日。采购人应按照财政部门的要求暂停采购活动，并做好相关工作。六、监督检查与责任追究（一）监督检查主体与内容1.财政部门是政府采购监督管理的主要部门，负责对政府采购活动进行全过程监督检查。财政部门可以采取定期检查、专项检查、重点抽查等方式，对采购人、采购代理机构、供应商等政府采购活动当事人的采购行为进行监督检查。2.监督检查内容主要包括采购预算编制与执行情况、采购方式选择与执行情况、采购文件编制与发售情况、开标评标定标情况、合同签订与履行情况、采购验收情况、采购质疑与投诉处理情况等。（二）违规行为处理1.对于政府采购活动当事人在采购过程中存在的违规行为，财政部门应根据情节轻重，依法依规给予警告、罚款、列入不良行为记录名单、禁止参加政府采购活动等处罚。2.对采购人、采购代理机构及其工作人员在政府采购活动中存在的违法违纪行为，财政部门应按照有关规定移交纪检监察机关或司法机关依法处理。3.对供应商在政府采购活动中存在的违法违规行为，财政部门应依法依规进行处罚，并将其列入不良行为记录名单，在一定期限内禁止其参加政府采购活动。同时，财政部门还应将供应商的违法违规行为通报相关部门，实施联合惩戒。（三）责任追究1.建立健全政府采购责任追究制度，对在政府采购活动中因工作失误、违规操作等导致采购项目出现问题或造成损失的单位和个人，依法依规追究其责任。2.责任追究方式包括行政处分、经济赔偿、法律责任等。对情节较轻的，给予批评教育、责令作出书面检查等处理；对情节较重的，给予警告、记过、记大过、降级、撤职等行政处分；对情节严重的，依法追究其法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任。七、信息管理与档案管理（一）信息管理1.建立健全政府采购信息管理系统，及时发布政府采购相关政策法规、采购公告、中标成交信息、采购合同等信息，提高采购透明度。2.采购人、采购代理机构应按照规定在政府采购信息管理系统中录入采购项目相关信息，确保信息真实、准确、完整。财政部门应加强对政府采购信息管理系统的监督管理，确保系统安全稳定运行。（二）档案管理1.采购人、采购代理机构应按照国家和本省有关档案管理规定，建立健全政府采购档案管理制度，对政府采购活动全过程形成的文件、资料、记录等进行整理、归档和保管。2.政府采购