沈阳市采购档案管理制度

PAGE沈阳市采购档案管理制度一、总则（一）目的为加强沈阳市采购档案管理，规范采购档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保采购档案的完整、准确、系统和安全，维护采购活动的真实性和合法性，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于沈阳市行政区域内各级国家机关、事业单位、社会团体以及国有企业等组织（以下统称“采购人”）的采购档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则采购档案由采购人指定的专门部门或机构进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则采购档案应如实反映采购活动的全过程，包括采购项目的预算编制、采购需求确定、采购方式选择、采购文件编制、采购过程记录、合同签订与履行等各个环节，保证档案内容的真实性和完整性。3.有效利用原则建立健全采购档案的利用机制，充分发挥档案在采购决策、监督检查、绩效评价等方面的作用，提高采购工作的效率和质量。4.安全保密原则加强采购档案的安全防护措施，确保档案信息的安全，防止档案泄露、篡改或丢失。同时，严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的档案进行妥善保管。二、采购档案的内容与分类（一）采购项目前期文件1.采购预算文件包括采购项目的预算编制依据、预算明细、预算审批文件等。2.采购需求文件采购需求调查分析报告、采购需求说明书、技术规格要求、服务标准等。3.采购方式审批文件采购方式选择的申请报告、审批意见、专家论证意见等。（二）采购文件1.招标采购文件招标公告、招标文件、资格预审文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。2.竞争性谈判采购文件谈判公告、谈判文件、响应文件、谈判记录、成交确认书等。3.竞争性磋商采购文件磋商公告、磋商文件、响应文件、磋商过程记录、成交结果公告等。4.询价采购文件询价通知书（报价邀请书）、报价文件、询价记录、成交供应商确定文件等。（三）采购合同文件1.采购合同合同文本、合同附件、补充协议等。2.合同履行文件合同执行情况记录、验收报告、付款凭证、售后服务记录等。（四）采购监督与管理文件1.采购活动监督检查记录监督检查计划、检查报告、整改通知等。2.质疑与投诉处理文件质疑函、质疑答复、投诉书、投诉处理决定书等。3.采购绩效评价文件绩效评价方案、评价报告、结果应用等。（五）其他相关文件1.采购项目的立项批复、可行性研究报告等2.采购项目的变更文件包括项目变更申请、审批文件、变更后的采购文件及合同等。3.与采购项目有关的其他文件、资料如会议纪要、往来函件、电子数据等。采购档案应按照上述分类进行整理归档，同时可根据实际情况进一步细化分类，确保档案的系统性和便于查找利用。三、采购档案的收集与整理（一）收集要求1.明确责任主体采购人应明确采购项目各环节的档案收集责任人，确保档案收集工作的落实。2.及时收集采购项目自启动之日起，各环节产生的文件资料应及时收集，不得拖延或遗漏。3.全面收集涵盖采购项目全过程的各类文件资料，包括纸质文件、电子文件、图表、数据等，确保档案内容的完整性。（二）整理规范1.分类整理按照本制度规定的采购档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类整理，同一类别的文件应集中存放。2.编号编目为每份档案编制唯一的编号，并进行详细编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，便于检索和管理。3.装订成册对纸质文件进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.数字化处理对重要的采购档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速查询和利用。数字化档案应与纸质档案内容一致，并按照电子档案管理要求进行存储和管理。四、采购档案的保管（一）保管场所1.专用库房采购人应设立专用的采购档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.环境要求库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。同时，应配备必要的通风设备、温湿度监测设备和消防器材等。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。档案柜应定期进行检查和维护，防止档案受损。2.电子档案保管电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。3.磁性介质档案保管对于存储采购档案的磁性介质，如磁带、磁盘等，应定期进行检查和复制转移，防止数据丢失或损坏。（三）保管期限1.永久保管涉及国家重大采购项目、重要政策执行、具有历史查考价值以及法律纠纷等方面的采购档案，应永久保管。2.定期保管其他采购档案根据其重要程度和实际需要，确定保管期限为3年、5年、10年等。保管期限自采购项目结束之日起计算。3.保管期限的调整采购档案保管期限届满后，如认为仍有保存价值的，可适当延长保管期限；如已无保存价值的，应按照规定进行鉴定和销毁。五、采购档案的利用（一）利用范围1.内部使用采购人内部的采购决策参考、项目管理、监督检查、绩效评价等工作需要。2.外部查询接受上级主管部门、审计机关、纪检监察部门等的查询，以及因法律法规规定或其他特殊原因需要向社会公众提供档案信息的情况。（二）利用流程1.申请内部人员因工作需要利用采购档案的，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。外部单位或个人申请查询采购档案的，应按照规定提交相关证明材料和查询申请，经采购人批准后，由档案管理部门办理查询手续。2.审批档案管理部门收到利用申请后，应对申请内容进行审核，对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，应报经采购人分管领导审批。3.提供利用经审批同意后，档案管理部门按照规定的方式和要求向利用者提供采购档案。提供纸质档案时，应做好借阅登记和归还手续；提供电子档案时，应确保数据的安全性和完整性，并按照利用者的需求进行适当处理。（三）利用限制1.保密限制对于涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的采购档案，利用者应严格遵守保密规定，不得擅自泄露。2.使用限制采购档案仅供申请利用的目的使用，未经采购人书面同意，利用者不得擅自复制、转借、传播或用于其他目的。六、采购档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织采购人应成立采购档案鉴定小组，负责采购档案的鉴定工作。鉴定小组由档案管理部门、采购业务部门、财务部门等相关人员组成。（二）鉴定标准1.保管期限届满对于保管期限已满的采购档案，鉴定小组应根据档案的实际价值和历史查考需要进行鉴定。2.失去保存价值档案内容已无实际利用价值，如已过时效、与现行政策法规无关且无历史参考意义等，可鉴定为失去保存价值。3.重复或冗余存在重复记录、内容冗余的档案，经鉴定小组审核后，可确定是否需要销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单鉴定小组对拟销毁的采购档案进行逐一核对，编制销毁清单，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.审批销毁清单报经采购人分管领导审批同意。3.实施销毁由档案管理部门会同相关部门按照规定的方式实施销毁。纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁；电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。4.监销销毁过程应进行监销，监销人员应在销毁清单上签字确认，确保销毁工作的彻底性和真实性。5.销毁记录对采购档案的销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，并存档备查。七、监督与检查（一）内部监督1.定期检查采购人应定期对采购档案管理工作进行检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况，及时发现问题并督促整改。2.专项检查针对采购档案管理中的重点环节或存在的突出问题，开展专项检查，确保采购档案管理工作的规范运行。（二）外部监督接受上级主管部门、审计机关、纪检监察部