关于公司招标采购制度

PAGE关于公司招标采购制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购活动，加强对招标采购过程的管理和监督，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司、分公司（以下统称“各单位”）进行的各类货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：招标采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，保证采购过程和结果的公开透明，接受社会监督。3.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商应一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购活动的公平公正。4.竞争择优原则：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，引入充分竞争，选择最优的供应商、承包商或服务商，以获取最佳的采购效益。5.诚实信用原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒、欺诈或违约。二、职责分工（一）招标采购管理部门1.负责制定和完善公司招标采购管理制度、流程和标准。2.审核各单位提交的招标采购计划，汇总编制公司年度招标采购计划，并报公司领导审批。3.组织实施公司集中招标采购项目，包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制、开标评标、合同签订等全过程管理。4.对各单位招标采购活动进行指导、监督和检查，协调解决招标采购过程中出现的问题。5.建立和维护公司招标采购供应商库，负责供应商的资格审查、评价和管理。6.负责招标采购文件、合同等资料的归档和保管。（二）需求部门1.根据公司业务需求，提出招标采购申请，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货期、售后服务等内容。2.参与招标采购文件的编制，对采购需求的合理性、准确性负责。3.配合招标采购管理部门进行资格预审、开标评标等工作，提供必要的技术支持和商务谈判协助。4.负责采购合同的执行和验收，对采购产品或服务的质量、数量、交货期等进行跟踪和监督。（三）财务部门1.参与招标采购项目的预算编制和审核，提供财务方面的意见和建议。2.负责对招标采购项目的资金安排和支付进行审核和管理，确保资金使用合规、安全。3.参与合同付款条款的审核，监督合同执行过程中的资金支付情况。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否公正、采购资金使用是否合理等。2.对重大招标采购项目进行专项审计，出具审计报告，提出审计意见和建议。（五）法务部门1.为招标采购活动提供法律咨询和服务，审查招标采购文件、合同等法律文件，确保其合法合规。2.参与处理招标采购过程中的法律纠纷和争议，维护公司合法权益。三、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的货物、工程和服务项目。2.招标程序招标采购管理部门发布招标公告，公告应包括招标项目的名称、内容、要求、投标人资格条件、报名时间、地点、联系方式等。潜在投标人报名并购买招标文件，招标采购管理部门对报名投标人进行资格预审。资格预审应审查投标人的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。招标采购管理部门编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、商务条款等内容。组织开标评标，开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由招标人或其委托的招标代理机构主持，所有投标人参加。评标应按照招标文件规定的评标办法进行，评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。确定中标候选人，评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人名单，招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，也可以授权评标委员会直接确定中标人。发布中标公告，招标人应在规定的媒体上发布中标公告，公告中标人名称、中标金额、中标内容等。签订合同，中标人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件与招标人签订合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的货物、工程和服务项目；采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的货物、工程和服务项目。2.招标程序招标采购管理部门向符合资格条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请书应包括招标项目的名称、内容、要求、投标人资格条件、投标时间、地点、联系方式等。被邀请的供应商报名并购买招标文件，招标采购管理部门对报名供应商进行资格审查。资格审查内容与公开招标相同。后续招标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要但是否的；不能事先计算出价格总额的货物、工程和服务项目。2.谈判程序招标采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。组织谈判，谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序招标采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。供应商报价，供应商应在规定时间内一次性报出不得更改的价格。确定成交供应商，询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《招标采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货期、售后服务等内容，并提交相关证明材料。2.《招标采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报招标采购管理部门。（二）采购计划审核1.招标采购管理部门收到《招标采购申请表》后，对采购项目的必要性、合理性、可行性进行审核。2.审核通过后，招标采购管理部门根据公司年度预算和资金安排，将采购项目纳入公司年度招标采购计划，并报公司领导审批。（三）招标采购实施1.招标采购文件编制：招标采购管理部门根据采购项目的特点和要求，组织编制招标采购文件。招标采购文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、商务条款等内容。2.发布招标公告或邀请书：招标采购管理部门通过公司网站、中国政府采购网等指定媒体发布招标公告，或向符合资格条件的特定供应商发出投标邀请书。3.资格预审：对报名参加投标的供应商进行资格预审，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。4.发售招标文件：向通过资格预审的供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。5.开标评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标评标，开标应公开进行，所有投标人参加。评标应按照招标文件规定的评标办法进行，评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。6.确定中标候选人或成交供应商：评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人名单，招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，也可以授权评标委员会直接确定中标人。采用竞争性谈判或询价方式采购的，谈判小组或询价小组根据谈判或询价结果，确定成交供应商。7.发布中标公告或成交结果公告：招标人应在规定的媒体上发布中标公告或成交结果公告，公告中标人名称、中标金额、中标内容等。（四）合同签订1.中标人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件与招标人签订合同。2.合同签订前，招标采购管理部门应将合同草案提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核，审核通过后，报公司领导审批。3.合同签订后，招标采购管理部门应将合同副本送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（五）合同执行与验收1.合同执行：需求部门负责合同的执行，按照合同约定的时间、地点、方式接收货物或服务，并及时支付货款。2.验收：需求部门应组织相关人员对采购产品或服务进行验收，验收内容包括产品的质量、数量、规格型号、技术要求、交货期、售后服务等。验收合格后，需求部门应出具验收报告。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面的要求。2.供应商应向招标采购管理部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料。3.招标采购管理部门对供应商提交的申请和证明材料进行审核，审核通过后，将供应商纳入公司供应商库。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商淘汰1.对于评价结果为不合格的供应商，招标采购管理部门应及时发出书面通知，要求其限期整改。2.若供应商在规定期限内未能完成整改或整改后仍不符合要求，招标采购管理部门应将其从公司供应商库中淘汰，并停止与其合作。（四）供应商激励1.对于优秀供应商，公司可给予一定的奖励，如优先采购、增加采购份额、颁发荣誉证书等。2.建立供应商激励机制，鼓励供应商提高产品质量、降低成本、提供优质服务。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否公正、采购资金使用是否合理等。2.财务部门对招标采购项目的资金安排和支付进行审核和管理，确保资金使用合规、安全。3.法务部门对招标采购文件、合同等法律文件进行审查，确保其合法合规。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，配合政府有关部门的工作，提供相关资料和信息。2.接受社会公众的监督，对社会公众提出的质疑和投诉，及时进行调查和处理，并将处理结果向社会公开。七、违规处理（一）对违规行为的界定1.参与招标采购活动的各方存在以下行为之一的，视为违规行为：违反国家法律法规及相关政策规定的。违反公司招标采购管理制度、流程和标准的。采取不正当手段干扰、影响招标采购活动正常进行的。与供应商串通投标、围标、串标等谋取不正当利益的。泄露招标采购信息、商业秘密等的。在招标采购过程中存在其他违法违规、违反职业道德行为的。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，招标采购管理部门应及时进行调查核实，并根据违规情节轻重，采取以下处理措施：责令改正。要求违规方立即停止违规行为，并采取有效措施进行