公司非工程性采购制度

PAGE公司非工程性采购制度一、总则（一）目的为规范公司非工程性采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构非工程性物资、服务及相关权益的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算及供应商选择等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司指定[采购部门名称]为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.制定采购计划，明确采购需求、采购方式、采购时间等。2.组织供应商选择与评审，建立供应商库。3.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。4.负责采购文件的编制、整理和归档。5.定期统计分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购执行部门进行采购工作。其职责包括：1.根据业务需要，准确填写采购申请，详细说明采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等。2.参与供应商选择、评审等工作，提供技术支持和专业意见。3.负责验收采购物资或服务，反馈使用情况和意见。（四）其他部门财务部门负责审核采购预算、支付款项等；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同等法律文件，提供法律咨询和支持。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，经部门负责人审核签字后提交至采购执行部门。2.《采购申请表》应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购金额、交付时间、用途说明等详细信息。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请后，对其进行初步审核，核实采购需求的合理性、完整性等。2.对于金额较小的采购项目，由采购执行部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，提交采购决策委员会审批。3.审批通过后，采购执行部门根据审批意见开展采购工作。（三）采购方式选择1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购执行部门应按照相关法律法规和公司规定组织招标活动，发布招标公告，邀请合格供应商投标，组建评标委员会进行评标，确定中标供应商。2.竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目等，可采用竞争性谈判方式。采购执行部门应确定谈判供应商名单，组织谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。3.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购执行部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。4.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门应向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等进行综合评估，筛选出合格供应商。2.供应商评审：定期对供应商进行评审，评估其在合同履行、产品质量、交货期、售后服务等方面的表现。根据评审结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于不符合要求的供应商进行淘汰。3.供应商关系维护：采购执行部门与供应商保持密切沟通，及时解决合作过程中出现的问题。建立供应商激励机制，鼓励供应商提高产品质量、降低成本、改进服务。（五）采购合同签订1.采购执行部门根据采购结果，与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交法务部门进行合法性审查；签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（六）采购验收1.需求部门负责组织采购物资或服务的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行检验。2.验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》，经验收人员签字确认后提交至采购执行部门。对于验收不合格的采购物资或服务，需求部门应及时通知采购执行部门与供应商协商解决，如无法解决，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和《采购验收单》等相关文件，审核采购款项的支付申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。2.采购执行部门应跟踪采购款项的支付情况，确保供应商按时足额收到款项。四、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度业务计划和实际需求，编制本部门的采购预算草案，明确采购项目、采购金额、采购时间等。2.采购执行部门对各需求部门的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，编制公司年度采购预算草案，提交财务部门。3.财务部门对采购预算草案进行审核，结合公司年度财务预算，报公司管理层审批后下达各部门执行。（二）预算执行与控制1.各部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申请和审批。2.采购执行部门应定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。（三）预算调整1.当出现下列情况时，可对采购预算进行调整：市场价格波动较大，导致原采购预算无法满足采购需求；因业务发展需要，新增采购项目；因不可抗力因素，影响采购预算执行等。2.采购预算调整申请由需求部门提出，经采购执行部门审核、财务部门复核后，报公司管理层审批。审批通过后，按照调整后的预算执行采购活动。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括供应商风险、合同风险、质量风险、价格风险、交货风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和选择机制，定期对供应商进行评审，降低供应商违约风险。与重要供应商签订长期合作协议，明确双方权利义务，增强合作稳定性。2.合同风险应对：严格合同签订流程，确保合同条款合法合规、明确清晰。加强合同执行过程的监督和管理，及时发现和解决合同履行过程中的问题。建立合同纠纷处理机制，依法维护公司合法权益。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收工作。要求供应商提供质量保证文件，定期对采购物资进行质量抽检。对于质量不合格的采购物资，及时与供应商协商解决，如无法解决，可按照合同约定追究供应商责任。4.价格风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态。采用多种采购方式，如招标采购、竞争性谈判等，引入竞争机制，降低采购价格。与供应商协商签订价格调整条款，根据市场价格波动情况适时调整采购价格。5.交货风险应对：在采购合同中明确交货时间、地点和方式，要求供应商提供交货计划。加强与供应商的沟通协调，及时跟踪交货进度。对于因供应商原因导致的交货延迟，按照合同约定追究供应商违约责任。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，如采购成本超支比例、供应商违约次数、采购物资质量不合格率等。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。六、采购信息管理（一）采购文件管理采购执行部门应妥善保管采购过程中产生的各类文件，包括采购申请表、采购合同、招标文件、投标文件、询价通知书、报价单、验收单等。采购文件应按照类别、时间等进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查询和使用。（二）采购数据统计与分析采购执行部门应定期对采购数据进行统计分析，包括采购金额、采购数量、采购项目、供应商分布、采购方式等。通过数据分析，总结采购规律，发现存在的问题，为采购决策和管理提供支持。（三）采购信息共享建立采购信息共享平台，实现采购执行部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关部门之间的信息共享。各部门可通过平台查询采购项目进展情况、合同执行情况、采购数据等信息，提高工作效率和协同性。七、监督与检查（一）内部审计监督审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。对审计发现的问题，提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）纪检监察监督纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败