正规定位管理采购制度

PAGE正规定位管理采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范公司采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，满足公司生产经营需求，提高采购质量和效益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及采购活动的部门、人员及相关业务，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策及行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方，保证竞争的公平性。3.公开透明原则采购信息应及时、准确、全面地公开，采购流程应透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益优先原则在确保采购质量的前提下，充分考虑采购成本、交货期等因素，追求采购效益的最大化，为公司创造价值。5.诚实守信原则采购活动各方应诚实守信，履行各自的承诺和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会或类似机构，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责为：1.审议和批准重大采购项目的采购策略、预算、供应商选择等重要事项。2.对采购过程中的重大问题进行决策，协调各部门之间的关系，确保采购活动顺利进行。3.监督采购制度的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购业务的实施，其职责包括：1.根据公司需求，制定采购计划，明确采购物资、服务或工程的规格、数量、质量要求、交货期等。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.组织采购谈判和合同签订，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保按时、按质、按量完成采购任务。5.负责采购文件的整理、归档和保管，做好采购信息的统计和分析工作。（三）其他相关部门1.需求部门提出采购需求，明确采购物资、服务或工程详细要求，参与供应商评估和采购合同审核，配合采购执行部门完成采购验收等工作。2.质量部门负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商评估，提出质量方面的意见和建议，确保采购物资符合质量标准。3.财务部门负责采购预算的审核和控制，办理采购款项的支付结算，对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的支持和监督。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司生产经营计划、项目进度等，填写采购申请表，详细说明采购物资、服务或工程的名称、规格、数量、质量要求、预计交货期等信息，并提交相关证明文件。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交给采购执行部门发起采购流程。（二）采购计划制定1.采购执行部门收到采购申请表后，进行汇总和分析，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排、预算金额等，并报采购决策机构审批。（三）供应商选择与评估1.供应商寻找采购执行部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等，建立供应商信息库。2.供应商筛选根据采购项目要求，对潜在供应商进行初步筛选，排除不符合基本条件的供应商，确定入围供应商名单。3.供应商评估采购执行部门组织相关部门对入围供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可采用实地考察、问卷调查、样品检验、业绩评价等方式进行评估。4.供应商确定根据评估结果，采购执行部门确定最终供应商，并报采购决策机构批准。对于重要采购项目，采购决策机构可组织专门会议进行讨论和决策。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购执行部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资、服务或工程的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，争取最有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购执行部门起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求和公司利益，明确双方权利义务。采购合同经公司法律顾问审核、采购决策机构批准后，由授权代表与供应商签订。（五）采购订单下达采购执行部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资、服务或工程的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并跟踪订单执行情况。（六）采购验收1.采购物资到货前，采购执行部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备。2.物资到货后，质量部门按照合同要求和相关标准对采购物资进行检验，需求部门参与验收工作，对物资的数量、规格、型号等进行核对。验收合格后，填写验收报告，由验收人员签字确认。3.对于验收不合格的物资，采购执行部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格给公司造成损失的，采购执行部门应按照合同约定追究供应商责任。（七）采购付款1.采购执行部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，附上相关凭证，报财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，确认无误后，按照公司财务制度办理付款手续。付款方式应符合合同约定和公司资金管理要求，确保资金安全。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，一般采用招标采购方式。2.招标程序采购执行部门编制招标文件（包括招标公告、投标邀请书、投标文件格式、技术规格、评标标准等），报采购决策机构批准后发布。接受潜在投标人报名，对其进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。采购决策机构根据评标结果确定中标人，并向中标人发出中标通知书。采购执行部门与中标人签订采购合同，并将招标结果通知未中标人。（二）竞争性谈判采购1.适用范围适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序采购执行部门成立谈判小组，成员包括采购代表、技术专家、法律专家等，人数不得少于三人，且为单数。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。邀请符合资格条件的供应商参加谈判，向其提供谈判文件。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商进行报价和承诺，对谈判过程进行记录。根据谈判结果，谈判小组确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购执行部门向多家供应商发出询价通知书，明确采购物资的规格、数量、质量要求、交货期等。供应商根据询价通知书要求进行报价，采购执行部门对供应商报价进行比较和分析。采购执行部门选择报价合理、满足要求的供应商，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序采购执行部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的必要性、唯一性等情况，并提交相关证明材料。采购申请表经采购决策机构批准后，采购执行部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格、交货期等条款。采购执行部门起草采购合同，报公司法律顾问审核、采购决策机构批准后签订。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.供应商风险管理加强供应商管理，建立完善的供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评价，及时淘汰不合格供应商。与重要供应商签订长期合作协议，明确双方权利义务，约定违约责任和赔偿条款，降低供应商违约风险。要求供应商提供履约保证金或采取其他担保措施，增强供应商履约能力。2.质量风险管理在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的检验和监督，确保采购物资符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件，如质量检验报告、质量认证证书等，对供应商的质量管理体系进行审核。建立质量问题反馈和处理机制，对于质量不合格的物资，及时与供应商沟通，要求其采取整改措施，如退货、换货、补货等。3.价格风险管理关注市场价格动态，定期收集和分析市场价格信息，建立价格预警机制，及时发现价格波动风险。在采购谈判中，合理运用价格谈判技巧，争取有利的采购价格。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订框架协议等方式锁定价格。与供应商协商建立价格调整机制，根据市场价格变化情况，适时调整采购价格。4.合同风险管理加强采购合同管理，严格按照合同签订流程操作，确保合同条款合法、合规、完整、明确。合同签订后，对合同执行情况进行跟踪和监控，及时发现合同履行过程中的问题，采取措施加以解决。定期对合同进行审查和评估，总结合同管理经验教训，不断完善合同管理制度。5.法律风险管理：采购活动应严格遵守法律法规要求，采购执行部门应加强对法律法规的学习和研究，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，应咨询公司法律顾问意见，必要时聘请专业律师提供法律服务，防范法律风险。建立法律风险预警机制，及时发现和处理采购过程中的法律纠纷和潜在法律问题。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的合理性等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购决策机构、采购执行部门、需求部门、质量部门、财务部门等应各司其职，相互配合，对采购活动进行全过程监督，确保采购活动规范有序进行。3.建立采购活动投诉举报机制和信息公开制度，接受公司员工和相关利益者的监督，对投诉举报事项及时进行调查处理，并公开处理结果。（二）外部