公安机关采购管理制度

PAGE公安机关采购管理制度一、总则（一）目的为加强公安机关采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障公安机关各项工作顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安机关各部门、各警种在履行职责过程中，使用财政性资金、自有资金及其他合法资金进行的各类物资采购、工程采购和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督，保障采购活动的公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，择优选取供应商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。二、采购管理机构及职责（一）采购管理领导小组1.组成人员：由公安机关主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。2.职责研究制定采购管理制度、政策和发展规划。审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等事项。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购管理部门1.设置及职责：公安机关应设立专门的采购管理部门，负责采购工作的组织实施和日常管理。其职责包括：贯彻执行采购管理制度和相关政策规定。编制采购预算，审核采购需求，制定采购计划。组织采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、开标评标等。签订采购合同，监督合同履行，组织验收工作。建立采购档案，对采购项目进行绩效评价。（三）采购需求部门1.职责：各采购需求部门负责提出采购需求，参与采购文件编制，协助采购管理部门进行供应商资格审查，配合做好采购项目的验收工作。（四）监督部门1.组成人员：由公安机关纪检监察部门、审计部门等组成。2.职责：对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违法违规行为，确保采购活动廉洁、规范。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据工作实际需要，结合资产配置标准和存量情况，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对采购需求部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、预算金额的合理性等。审核通过后，报采购管理领导小组审议。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。采购管理部门应按照预算安排组织采购活动，不得擅自调整预算。2.因特殊情况确需调整预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额等，经采购管理部门审核后，报采购管理领导小组审批。（三）预算监督1.监督部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析评估，并向采购管理领导小组报告。2.对违反采购预算管理规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，必须采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到200万元以上。工程类采购项目，单项合同估算价在400万元以上。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到100万元以上。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购计划制定1.采购需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购管理部门对采购需求部门提交的《采购申请表》进行审核，审核通过后，制定采购计划，明确采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购计划，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平公正。采购文件编制过程中，应充分征求采购需求部门、监督部门等相关部门的意见。（三）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购管理部门应在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告（或投标邀请书），公告（或邀请书）应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、采购方式、供应商资格条件、报名时间、开标时间、开标地点等内容。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件。（四）供应商资格审查1.采购管理部门对报名参加采购活动（或收到采购文件）的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。2.对通过资格审查的供应商，采购管理部门应将其列入供应商名单，并通知其参加采购活动。（五）开标评标（谈判、询价）1.采购管理部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标评标（谈判、询价）过程应严格按照法律法规和采购文件的要求进行，确保公平公正。2.开标时，供应商应按照采购文件的要求提交投标文件（响应文件）。评标委员会（谈判小组、询价小组）应按照评标标准对投标文件（响应文件）进行评审，推荐中标候选人（成交供应商）。（六）中标（成交）供应商确定1.采购管理部门根据评标委员会（谈判小组、询价小组）的推荐意见，确定中标（成交）供应商，并向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书。2.中标（成交）供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。（七）采购合同签订与履行1.采购合同应按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件（响应文件）的内容签订，明确双方的权利和义务。采购合同签订后，应报采购管理部门备案。2.采购合同签订后，采购管理部门应监督合同履行情况，确保合同双方按照合同约定履行各自的义务。（八）验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术要求等是否符合采购合同的约定。2.验收合格后，采购需求部门应填写《采购项目验收报告》，并报采购管理部门备案。对验收不合格的采购项目，采购需求部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门在确定中标（成交）供应商后，应及时组织采购需求部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务、违约责任等。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应监督采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。采购需求部门应按照采购合同约定的付款方式及时支付货款。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.采购合同变更后，采购管理部门应及时调整采购预算，并报采购管理领导小组审批。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或双方协商一致提前终止合同的，采购合同终止。采购合同终止后，双方应按照合同约定办理相关手续。2.因供应商违约导致采购合同终止的，采购人有权要求供应商承担违约责任，并赔偿因此造成的损失。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购计划、采购文件、采购公告（或投标邀请书）、供应商资格审查文件、投标文件（响应文件）、评标报告（谈判记录、询价记录）、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购管理部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行整理、分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案资料的安全。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、涂改、损毁档案资料。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的合法性、采购文件的规范性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.监督部门应建立健全监督检查机制，加强对采购活动全过程的监督，及时发现和纠正采购活动中的违法违规行为。（二）投诉举报处理1.任何单位和个人对采购活动中的违法违规行为有权进行投诉举报。投诉举报应采用书面形式，并提供相关证据材料。2.采购管理部门和监督部门应及时受理投诉举报，并按照规定进行调