宝武钢铁采购制度

PAGE宝武钢铁采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范宝武钢铁的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效、透明，保障公司生产运营所需物资和服务的及时供应，降低采购成本，提高公司经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于宝武钢铁各部门、子公司及下属单位涉及的所有物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平竞争原则，确保所有供应商享有平等参与机会，公正对待每一个供应商。3.效益原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施各类物资、工程和服务的采购工作。建立和维护供应商管理体系，评估、选择和管理供应商。负责采购合同的签订、执行、变更和终止等管理工作。监控采购进度，协调解决采购过程中的问题。开展采购成本分析与控制，降低采购成本。2.采购人员职责严格遵守采购制度和流程，依法依规开展采购工作。收集、整理采购需求信息，进行市场调研，寻找合适的供应商。参与供应商的评估、选择和谈判工作。负责采购合同的起草、审核和签订工作。跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同履行中的问题。定期向上级汇报采购工作进展情况。（二）需求部门1.需求部门职责提出准确、合理的采购需求，包括物资规格、数量、质量要求、交货时间等。协助采购部门进行供应商的评估和选择。参与采购合同的评审，提出意见和建议。负责采购物资和服务的验收工作。2.需求人员职责及时、准确地向采购部门反馈采购需求的变化情况。配合采购部门开展采购工作，提供必要的技术支持和信息。参与采购物资和服务的验收工作，确保符合需求要求。（三）其他相关部门1.财务部门职责负责采购资金的预算安排和审核。参与采购合同的评审，审核合同付款条款。对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和监督。2.质量部门职责制定采购物资的质量标准和验收规范。参与供应商的评估和选择，对供应商的质量保证能力进行审核。负责采购物资的质量检验和验收工作，出具质量检验报告。3.法务部门职责审核采购合同的合法性和合规性，提供法律意见和建议。处理采购过程中的法律纠纷和风险防范工作。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据公司生产经营计划、项目进度要求等，提前制定采购需求计划，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.采购需求计划应经部门负责人审核后提交至采购部门。3.采购部门结合库存情况、市场供应情况等，对采购需求计划进行综合分析和平衡，制定年度、季度和月度采购计划。4.采购计划应明确采购项目的优先级、采购方式、预算金额等内容，并报公司领导审批。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。对于符合基本要求的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解其实际运营情况。2.供应商评估与选择采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。根据评估结果，对供应商进行分类分级管理，建立供应商档案。在进行具体采购项目时，采购部门应优先选择评估等级高、合作良好的供应商。对于新的采购项目，采购人员应从合格供应商名单中选择不少于三家的供应商进行询价或招标。3.供应商管理采购部门与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括质量标准、交货期、价格调整、付款方式、售后服务等条款。定期对供应商进行绩效评估，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商采取警告、暂停合作、淘汰等措施。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场变化，共同应对可能出现的问题。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小及市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。对于达到国家规定招标规模标准的采购项目，必须采用招标方式进行采购。招标采购应严格按照国家有关法律法规和公司招标管理制度的要求进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。询价采购适用于采购金额较小、市场货源充足、标准化程度高的物资采购项目。采购人员应向不少于三家的供应商发出询价函，比较各供应商的报价和其他条款，选择最优供应商成交。竞争性谈判采购适用于采购项目技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择等情况。采购部门应组织谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情形。单一来源采购应严格履行审批程序，确保采购的合理性和必要性。2.采购文件编制根据采购方式的不同，编制相应的采购文件，如招标文件、询价文件、谈判文件等。采购文件应明确采购项目的详细要求、技术规格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，以及供应商的响应要求和评审标准。3.采购谈判与签约对于需要谈判的采购项目，采购部门组织相关人员与供应商进行谈判。谈判人员应熟悉采购项目的需求和要求，掌握市场价格行情，与供应商就采购价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，并提交相关部门进行评审。评审内容包括合同的合法性、合规性、完整性、合理性等方面。经评审通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、准确、合法有效。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.质量部门按照采购合同约定的质量标准和验收规范对采购物资进行检验和验收。验收内容包括物资的规格、型号、数量、质量、外观等方面。3.需求部门负责对采购物资的技术性能、使用功能等进行验收。对于重要物资和关键设备，需求部门可组织相关技术人员进行联合验收。4.验收合格的采购物资，由需求部门和质量部门在验收报告上签字确认。验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施解决问题。如因供应商原因给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。（五）采购付款1.采购部门在采购合同签订后，应及时将合同副本提交至财务部门。财务部门根据采购合同约定的付款方式和付款时间，审核采购付款申请。2.采购付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款理由等内容，并附采购发票、验收报告等相关凭证。3.财务部门审核通过后，按照公司资金审批流程办理付款手续。对于金额较大的采购付款，应实行集体决策或联签制度。4.采购部门应跟踪采购付款情况，确保供应商按时收到款项，维护公司良好的商业信誉。同时，采购部门应定期与财务部门核对采购付款账目，确保账目清晰、准确。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。3.根据风险评估结果，采购部门制定相应的风险应对策略和措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况和供应动态，合理安排采购计划和采购时机。与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时，双方可协商调整采购价格。建立采购价格预警机制，当市场价格出现异常波动时，及时采取应对措施，如暂停采购、寻找替代供应商等。2.质量风险应对严格审核供应商的质量保证能力，要求供应商提供质量认证文件和检测报告。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购物资的检验和验收工作。定期对供应商进行质量评估，对于质量问题较多的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。3.供应商风险应对建立供应商多元化管理机制，避免过度依赖单一供应商。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的经营状况和信用情况。与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款。4.合同风险应对加强采购合同的评审和管理，确保合同条款合法、合规、完整、明确。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时与供应商沟通协商解决。定期对采购合同进行清理和归档，妥善保管合同文件，以备查阅和追溯。5.法律风险应对加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识和风险防范能力。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和公司规章制度，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，及时咨询公司法务部门，寻求法律支持和建议。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订和履行情况等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。3.公司纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为，维护公司利益。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门开展的各类专项检查和审计工作。2.主动接受社会公众和媒体的监督，及时回应社会关切，维护公司良好的社会形象。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价机制，对采购部门和采购人员的工作业绩、工作质量、工作效率等方面进行考核评价。2